Word, Excel, PDFs oder PowerPoint
Elektronische Dokumente sicher aufbewahren
Die auf vertrauliche Dokumente gestempelte Warnung "Streng geheim", war Jahrzehnte lang etwas für Spionagethriller. Die Sicherung solcher Dokumente war für gewöhnlich relativ einfach: Sie wurden unter Verschluss gehalten, verborgen vor neugierigen Blicken. Doch elektronische Dateien wie Word-Dokumente, PDFs, Tabellenkalkulationen und Präsentationen sind nicht so einfach zu sichern.
Heutzutage sind sie der Lebensnerv der meisten Unternehmen und werden ohne weiteres mit Kollegen, Partnern und Kunden geteilt. Check Points neuestem SecuritySecurity Report zufolge werden im Durchschnitt alle 49 Sekunden sensible Daten aus dem Unternehmen gesendet. Des Weiteren verwenden 85 Prozent der Unternehmen Dropbox für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Fest steht aber: Sobald ein Dokument ein Unternehmensnetzwerk verlässt, gibt es normalerweise keinen Überblick oder keine Kontrolle mehr darüber, wie es geteilt wird oder wer Zugriff darauf hat. Alles zu Security auf CIO.de
- Alfresco
Durch die Automatisierung Dokumenten-intensiver Geschäftsprozesse und die Ermöglichung von effizienter Zusammenarbeit im Team hilft die quelloffene DMS-Lösung "Alfresco", den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten. - DocuWare Online
Bei der DocuWare GmbH handelt es sich um ein spezialisiertes Softwarehaus, das auf über 20 Jahre Erfahrung im Bereich Enterprise-Content-Management zurückblicken kann. Dies spiegelt sich in einem modular aufgebauten, durchdachten System, das für Einsteiger nicht zu komplex sein und gleichzeitig die Qualitätsanforderungen anspruchsvoller Nutzer genügen sollte. - Amagno
"Amagno" bietet sich als eine umfassende Cloud-basierende DMS-Suite an, die mit einem interessanten Ansatz bei der effizienten Dokumentenverwaltung punkten kann. Collaboration-Funktionen, die die Team-Zusammenarbeit fördern, sind nahtlos in das System integriert. - Accantum Hosted
Mit "Accantum Hosted" bietet sich eine einfache Lösung für Mittelständler an, mit der sich Dokumente archivieren, indexieren, bearbeiten und in der Cloud zur Verfügung stellen lassen. Das Tool dürfte vor allem für Firmen attraktiv sein, die an eine automatisierte, effiziente und revisionssichere Archivierung besonders interessiert sind - Dropbox for Business
Streng genommen ist "Dropbox for Business" kein DMS-System im engeren Sinne. Doch leistungsstarke Versionierungs-Tools, plattformübergreifende Verfügbarkeit, zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit Anwendungen von Drittanbietern, die die Verwaltung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen; sowie die Möglichkeit, gemeinsam im Team Arbeitsdokumente teilen zu können, ist eigentlich alles, was sich viele Anwender unter Dokumenten-Management vorstellen. - Box
"Box Business" vereint Online-Speicher, plattformübergreifendes Dokumenten-Management und Collaboration in einer umfassenden Cloud-Suite, die sich im internationalen Markt bereits durchgesetzt hat. Mit einem starken Partner wie der Deutschen Telekom an der Seite will sich der Dienst nun auch in Deutschland etablieren.
Auf diesem Wege werden allerdings die Inhalte der Dokumente, vor allem aber auch die Unternehmen selbst in Gefahr gebracht. Ein Paradebeispiel hierfür ist der jüngste Sony Pictures-Hack, bei dem Hacker eine Fülle an persönlichen Informationen über Angestellte sowie private Korrespondenz über mehrere sehr bekannte Dritte stahlen und veröffentlichten.
Dokumentenschutz
Ob vertrauliche Informationen des Unternehmens, Mitarbeiterdaten oder anderes sensibles Material - Hauptproblem ist, dass die Sicherung der Inhalte von Geschäftsdokumenten für die Mitarbeiter, die sie erstellen, normalerweise keine Priorität hat. Hingegen wird angenommen, dass die Dokumente innerhalb der Sicherheitsinfrastruktur des Unternehmensnetzwerks sicher bleiben, und dass kein unabsichtlicher Versand an unautorisierte Personen erfolgt oder die Dokumente mit diesen geteilt werden.
Jedoch hat sich in den letzten zehn Jahren wiederholt gezeigt, dass ungeschützte Dokumente infolge zufälliger oder böswilliger Aktivitäten in die falschen Hände fallen. Unternehmen können sich somit nicht immer auf ihre Netzwerksicherheit oder auf die auf den Laptops und Mobilgeräten der Mitarbeiter installierte Sicherheitssoftware verlassen, um Dokumente zu sichern.