Rossmann führt die elektronische Personalakte ein - vorerst aber nur in Polen. Dort betreibt die niedersächsische Drogeriemarkt-Kette mittlerweile 900 Niederlassungen, in denen 12.000 Mitarbeiter beschäftigt sind. Groß und wichtig genug als Umfeld für ein Pilotprojekt - zumal angesichts von Tausenden an Neueinstellungen im Jahr die Verwaltungsprobleme dringlich waren. "Durch die ständige Weiterentwicklung des Unternehmens und den erheblichen Zuwachs an Niederlassungen und Mitarbeitern war unsere bisher eingesetzte Dokumentenverwaltung zu kompliziert und aufwendig geworden", sagt Ilona Peruzynska-Zych, Leiterin der Personalabteilung bei Rossmann in Polen.

Im vergangenen Jahr entschied sich Rossmann deshalb für die Digitalisierung seiner bestehenden Personalunterlagen. Seit Anfang des Jahres steht das System Comarch ECMECM als wichtigster Baustein im Projekt "E-Personalakte" zur Verfügung. Alles zu ECM auf CIO.de

1,2 Millionen Dokumente verarbeitet

Vordringliches Ziel der Implementierung ist die Bearbeitungsoptimierung unter Garantie der benötigten Sicherheit. Der Anwender berichtet von einer erheblichen Beschleunigung bei der Suche und Bearbeitung von Personaldaten. Rund 1,2 Millionen Dokumente werden bislang mit Hilfe der neuen ECM-Lösung verarbeitet. Langfristig werden bei Rossmann mehr als 200 User mit dem System Comarch ECM arbeiten. Geplant ist die Einbindung von rund 25.000 Personalakten in den kommenden Jahren.

Workflow-Engine unterstützt Archivierung

Papiergebundene Dokumente werden im Rahmen des Projektes eingescannt, sortiert und in gekennzeichneten Archiven aufbewahrt. Dieser Prozess wird von einer Workflow-Engine unterstützt, die die vollständige Kontrolle und die korrekte Ablage der Papierdokumente im Archiv gewährleistet. Es ist möglich, Akten von Mitarbeitern mit endendem Beschäftigungsverhältnis ins Archiv zu verschieben. Das gilt ebenso für die Aktualisierung personenbezogener Daten und Informationen über Ordnungsstrafen.

Dirk Rossmann GmbH | ECM
Branche: Handel
Zeitrahmen: seit Januar 2014
Produkt: Comarch ECM
Dienstleister: Comarch
Einsatzort: Polen
Internet: www.rossmann.de