In 10 Schritten zum erfolgreichen Meeting

7. Warm Up: Wertschätzung schafft eine angenehme Atmosphäre

Es ist unwahrscheinlich, dass alle Teilnehmer gleichzeitig und exakt zum Besprechungsbeginn eintreffen. Hieraus ergeben sich gute Gelegenheiten, weitere Wertschätzung zu signalisieren:

• der kleine Imbiss aus der Teeküche wird besonders die weiter angereisten Teilnehmer erfreuen;

• die fünf Minuten Karrenzzeit erspart verspäteten Teilnehmern die Peinlichkeit, mit einer Entschuldigung in die Begrüßungsphase zu platzen;

• eine ausgedruckte Agenda mit Teilnehmerliste sowie Namensschildern und Schreibzeug auf dem Tisch schafft für alle Beteiligten gleiche Augenhöhe.

Idealerweise lässt sich damit eine Aufmerksamkeit verbinden, welche mit dem Unternehmenslogo für den Wiedererkennungswert geschmückt, als "kleines Geschenk dir Freundschaft erhält". Entscheidend ist dafür nicht der materielle Wert, sondern allein die freundliche Geste.

8. Verlauf: Struktur erleichtert die Ergebnisfindung

Mit der Begrüßung und Vorstellung des geplanten Besprechungsverlaufs kann eine Vorstellungsrunde unmittelbar mit einem so genannten Blitzlicht verknüpft werden: welche Erwartungen haben die Teilnehmer mitgebracht, ist die Reihenfolge des geplanten Verlaufs akzeptabel, gibt es unberücksichtigte Aspekte? Diese Vorgehensweise erfordert zwar den Mut, unvorhergesehenen Situationen Raum zu eröffnen. Sie schafft aber ein offenes Gesprächsklima, das sich noch auszahlen kann.

Visualisierungen können Besprechungsablauf sinnvoll unterstützen. Der Folieneinsatz wird jedoch dann Distanz schaffen, falls er den Eindruck erweckt, vorgefertigte Besprechungsergebnisse zu platzieren. Eine gemeinschaftlich entwickelte Skizze - etwa am Flipchart - fördert dagegen das offene Gesprächsklima und kann zu den besseren Ergebnissen führen, weil sich alle Beteiligten aktiv in das Geschehen einbringen und wiederfinden können.

Das ist vor allem bei der Diskussion technologisch komplexer Fragen unter verschiedenen Personengruppen, wie Fachabteilung und IT-Abteilung oder IT-Manager im Führungs-Meeting des Unternehmens - entscheidend. Die Flipchart-Skizzen kann man leicht fotografieren und so dokumentieren sowie bei Bedarf auch später in eine professionelle Grafik umwandeln.

9. Reflexion: Verdeckte Missverständnisse vermeiden

Erfahrene Gesprächsmoderatoren fassen das Diskussionsergebnis am Ende jedes Besprechungspunktes in eigenen Worten zusammen und sorgen durch aktives Nachfragen dafür, dass spätestens hier letztmals Widerspruch angemeldet werden kann. Ist dies nicht der Fall, wird das Ergebnis im Protokoll festgehalten. Dabei ist das Herbeiführen einer einvernehmlichen Entscheidung natürlich wünschenswert, steht jedoch nicht alleine im Mittelpunkt.

Entscheidend ist die Formulierung des kollektiv getragenen Ergebnisses, welches Mindermeinungen angemessen berücksichtigt. Moderne Medien lassen es gerade in schwierigen Besprechungssituationen zu, dass die Ergebnisse direkt formuliert und mittels Beamer für alle Beteiligten sichtbar dargestellt werden. Im Idealfall liegt so am Ende der Besprechung das Protokoll vor.

10. Nachbereitung: Ergebnisse verfolgen

Die besten Gesprächsergebnisse sind wertlos, wenn sie nach der Besprechung nicht unmittelbar weiter verfolgt werden. Grundlage dafür ist die zügige Bereitstellung Dokumentation der Ergebnisse, möglicherweise mit zeitlichem Versatz zur Durchsicht der Teilnehmer gegenüber Dritten - falls eine formale Genehmigung des Protokolls nötig ist. Dann gilt es, die Ergebnisse beziehungsweise Ziele aktiv zu verfolgen, ob im Einzelgespräch oder in der Folgebesprechung. Hier schließt sich der Kreislauf: je positiver die Teilnehmer das Meeting in Erinnerung haben, desto erfolgreicher wird der Folgekontakt verlaufen.