Kommunikation als Erfolgfaktor

Unternehmen sind ihrer Konkurrenz nur dann einen Schritt voraus, wenn ihre gesamte interne und externe Kommunikation einfach und effizient abläuft. Den Schlüssel dazu liefert Unified Communications (UC). UC-Lösungen vereinen bislang getrennte Kommunikationsformen auf einer Plattform, sei es Telefon, Fax, E-Mail, Web-, Audio- und Videokonferenzen oder Instant Messaging.

Ein typisches Szenario aus dem Büroalltag: Sie müssen eine Präsentation schnell fertig stellen, benötigen dazu aber dringend Informationen von einem Kollegen in Madrid. Der ist per Festnetz nicht erreichbar, also versuchen Sie es unter seiner Mobilfunknummer, hinterlassen ihm eine Voice-Mail auf dem Handy und schicken vorsichtshalber auch eine E-Mail. Der Kollege ruft Sie drei Stunden später zurück. Jetzt sind Sie nicht erreichbar, weil Sie gerade in einer wichtigen Besprechung sitzen. Ist diese beendet, versuchen Sie, ihren Kollegen in Madrid zu erreichen. Das Problem: Er hat schon Feierabend gemacht. Effiziente Kommunikation sieht anders aus.

Erster Schritt: Präsenzinformationen

Mit der Präsenzfunktion wäre das nicht passiert. Sie ist eine elementare Komponente von Unified-Communications-Lösungen und hätte automatisch angezeigt, ob und über welches Medium der Kollege aus Madrid gerade erreichbar ist. Ist es das Telefon, ist er im Netzwerk eingeloggt oder befindet er sich in einem Meeting? Zugleich zeigt die Präsenzfunktion an, ab wann Sie den Kollegen wieder anrufen können.

Selbst bei der Arbeit in virtuellen Team-Räumen, in denen die Mitarbeiter Dokumente gemeinsam bearbeiten, hilft die Präsenzfunktion. Bei jedem Dokument wird dabei ersichtlich, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Mitarbeiter sehen bei Nachfragen sofort, ob der entsprechende Kollege gerade erreichbar ist und können ihn bei Bedarf ansprechen, sei es per Instant Messaging, Telefon oder Web-Konferenz. Einfacher und effizienter geht es kaum.

Alle Kanäle auf einer Plattform

Unified Communications vereint Kommunikationsmittel wie Telefon (VoIP, beziehungsweise Internet-Telefonie), Fax, E-Mail, Web-, Audio- und Videokonferenzen sowie Instant Messaging (Sofortnachrichten in Echtzeit) unter einer Benutzeroberfläche. Mitarbeiter können dadurch über einen einzigen Zugang alle Kommunikationsformen nutzen - unternehmensweit und unabhängig von Ort und Zeit.

Dass Unternehmen optimierte Kommunikation benötigen, zeigt eine Umfrage der Marktforscher von Berlecon Research unter deutschen ITK-Entscheidern. 80 Prozent der Befragten halten demnach eine Integration verschiedener Kommunikationskanäle unter einer Nutzeroberfläche für sinnvoll. Etwa zwei Drittel sind davon überzeugt, dass die Einbindung von Kommunikationsfunktionen in Office-Anwendungen dazu beitragen kann, effizienter zu kommunizieren. Darüber hinaus wünschen sich die Unternehmen eine bessere Unterstützung mobiler Mitarbeiter durch Unified Communications. Hier spielen vor allem Funktionen eine wichtige Rolle, die eine automatische Weiterleitung von Anrufen zum aktuell genutzten Endgerät gewährleisten.

Nicole Dufft, Geschäftsführerin der Berlecon Research GmbH, erklärt den Wunsch nach besser integrierten Kommunikationskanälen: "Das Kommunikationsvolumen nimmt zu, Kunden erwarten schnelle Reaktion. Hinzu kommt, dass die Anforderungen an die Produktivität der Mitarbeiter - auch unterwegs - immer höher werden." Zudem werde die Vernetzung mit externen Partnern wie Dienstleistern und Lieferanten immer dichter - mit entsprechend höheren Anforderungen an eine reibungslose Kommunikation.