Kommunikation als Erfolgfaktor

VoIP und Sicherheit

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen jedoch auch, dass die meisten deutschen Unternehmen die notwendigen technischen Voraussetzungen für Unified Communications erst noch schaffen müssen. Mehr als die Hälfte aller deutschen Unternehmen hat bisher weder VoIP-Technologien im Einsatz noch konkrete Pläne zur Einführung. Von den befragten Unternehmen verfügen beispielsweise nur 38 Prozent über gemeinsame IP-Netze für Daten und Sprache. "VoIP ist die Grundvoraussetzung für Unified Communications, da ansonsten eine ITK-Integration unter technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht sinnvoll ist", betont Dufft.

Mit VoIP und UC steigen jedoch auch die Sicherheitsrisiken im Unternehmen. Mitarbeiter können von jedem Ort aus auf das Unternehmenswerk zugreifen und auch die Integration der Systeme externer Partner schafft neue Angriffsflächen. Die Gefahr besteht, dass dadurch vertrauliche Informationen nach außen gelangen und sich Hackern neue Einfallstüren für DoS-Attacken oder andere Angriffe öffnen. Kurzum: Die Sicherung von Sprach- und Datenkommunikation ist unternehmenskritisch und erfordert einen zuverlässigen Lösungsansatz.

Unternehmen sollten daher im Idealfall ein zentrales und ganzheitliches Sicherheitskonzept umsetzen, das Infrastruktur- und Kommunikations-Server einbezieht und Schutzmechanismen wie VPN, SSL, Authentifizierung, Verschlüsselung sowie ein Notfallkonzept berücksichtigt. Die meisten UC-Systeme sind in der Lage, auf zentrale Directory-Server (basierend auf LDAP oder Microsofts Active Directory) zuzugreifen, um Nutzer oder Prozesse, die kommunizieren wollen, zu authentifizieren. Außerdem müssen Firewalls und andere Security-Geräte neu konfiguriert werden, damit sie neue Messaging-Protokolle unterstützen.

Herausforderung an IT und Mitarbeiter

Mit der Einführung von Unified Communications steigen auch die Anforderungen an das Netzwerk. IP-Telefonie und Echtzeitanwendungen wie Audio-, Video- und Web-Konferenzen verlangen hohe Bandbreite und permanente Verfügbarkeit. Lasttests zur Simulation von Anwenderzugriffen helfen, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und so Engstellen zu beseitigen. Zudem sollten in Hochlastzeiten auch Bandbreiten-Upgrades einfach zu realisieren sein. Unternehmen, denen der Eigenbetrieb ihrer Kommunikations-Infrastruktur zu aufwändig ist, können Unified Communications auch komplett an einen externen Provider auslagern. Entsprechende Angebote gibt es bei fast allen Herstellern.

Entscheidend für die Akzeptanz der UC-Lösung bei den Mitarbeitern ist, dass die neuen Funktionen zuverlässig sind. Wird beispielsweise eine wichtige Webkonferenz wegen eines Netzwerkfehlers abrupt unterbrochen, sinkt die Bereitschaft, diese Kommunikationsmöglichkeit auch künftig zu nutzen. Auch die wichtige Präsenzinformation stößt bei den Mitarbeitern nicht auf einhellige Zustimmung. Sie reagieren oft skeptisch, wenn sie erfahren, dass Kollegen bei der Einführung von Unified Communications sehen können, ob und mit welchen Medien sie erreichbar sind.

Sie befürchten, durch die Präsenzanzeige kontrolliert zu werden und rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen. Um diese Bedenken auszuräumen, sollten Unternehmen im Vorfeld den Betriebsrat oder die Mitarbeitervertretung in die Planung einbeziehen. Denn mit der Präsenzinformation hat es jeder Mitarbeiter selbst in der Hand, die eigene Erreichbarkeit zu steuern. Wer gerade konzentriert an einem wichtigen Dokument arbeiten muss, kann seinen Status auf "nicht verfügbar" stellen, so dass der Arbeitsfluss nicht gestört wird.

Gleichzeitig werden auf Grundlage des Verfügbarkeitsstatus eingehende Telefonate direkt auf die Voicebox umgeleitet, so dass kein wichtiger Anruf verloren geht. Die Präsenzfunktion ist insbesondere bei international verteilten virtuellen Teams sehr produktiv. Dass der zu kontaktierende Mitarbeiter den ganzen Tag nicht erreichbar ist, könnte man sonst nur durch wiederholt erfolglose Anrufe feststellen.