Meetings müssen nicht immer scheitern

Außerdem wollen sie sich einen besseren Überblick über alle Aspekte vom Meetings-Management verschaffen (52 Prozent) und alle Tätigkeiten rund um Meetings und Konferenzen zusammenfassen (38 Prozent). Als weiterer Treiber für Meetings-Management gilt der Mangel an durchgängigen Prozessen über geografisch verteilte Standorte.

Stellt sich die Frage, warum die Befragten so unterschiedliche Ergebnisse erzielen. Hier spielt die Unterstützung durch Software eine entscheidende Rolle. So arbeiten 82 Prozent der Bics mit End-to-End-Meetinglösungen (Laggards: 31 Prozent). Mehr als jede zweite Musterfirma (52 Prozent) hat mobile Anwendungen dafür eingeführt (Trödler: neun Prozent). 41 Prozent der Klassenbesten nutzen Meeting Cards (Laggards: 15 Prozent). 40 Prozent der Vorzeige-Firmen geben an, Realtime-Einsicht in alle Daten rund um Meetings (Ausgaben, Teilnehmer, Partner, Termine u.a.) zu haben (Laggards: 14 Prozent).

Unterschiede gibt es auch bei virtuellen Treffen. Mehr als drei von vier Bics (76 Prozent) arbeiten mit Lösungen für virtuelle Konferenzen, aber nur 35 Prozent der Nachzügler.

Vor- und Nachbetreuung einer Veranstaltung

Aberdeen hat eine Art Modell dafür entwickelt, wie Meetings und Konferenzen in Zukunft organisiert werden sollten. Dieses beinhaltet Vor- und Nachbetreuungsmaßnahmen, die von den Bics wiederum teilweise schon umgesetzt werden.

Entscheider sollten nach dem Termin auf jeden Fall die Zufriedenheit der Teilnehmer abfragen, und zwar sowohl bei internen wie externen Meetings. Wo es sich anbietet, rät Aberdeen zu Webinars nach dem Event. Für die Adressen und andere Informationen über alle Teilnehmer kann eine zentrale Datenbank angelegt werden. Diese muss dann aber auch gepflegt werden, das heißt, alle neuen wichtigen Informationen über Teilnehmer, Veranstalter und Partner sollen dort einfließen.