Aus dem Einzelhandel von Rauffer Herrenmode im oberbayerischen Dachau hervorgegangen, ist das Markenportal Herrenkontor.de seit August 2006 im Web zu finden. Um neue Kundengruppen auch über das Internet zu erschließen, profitiert Herrenkontor von einer langjähriger Erfahrung in der Beschaffung hochwertiger Herrenbekleidung für den Vertrieb. Damit sich die 10 Mitarbeiter auch weiterhin auf Kunden und Lieferanten konzentrieren konnten, benötigten die Dachauer einen IT-Dienstleister, der eine maßgeschneiderte Warenwirtschafts- (WWS-) Lösung zur schnellen Abwicklung des Geschäfts über das Netz gewährleisten konnte.

„Wir suchten einen Dienstleister, der uns bei der zentralen Bestellabwicklung den Rücken freihält, alle Vorgänge rund um die aktuellen Kundeninformationen und Warenlogistik komplett übernimmt und auswertbar für uns gestaltet“, erinnert sich Hans-Peter Ackermann, Geschäftsführer beim Herrenkontor. Über Empfehlungen fiel die Wahl auf die Lorenz Software GmbH aus Freising. Der mittelständische Software-Dienstleister war im Gegensatz zu größeren Integratoren in der Lage, statt einer „Lösung von der Stange“ die Warenwirtschaftslösung „LorenzoWWS“ speziell an Herrenkontor.de anzupassen.

„Das zentrale Kriterium zum erfolgreichen Online-Shopping war die schnelle und sichere Bestellabwicklung, die zudem aktuell verfügbare Aussagen zu den Kunden und Interessenten liefert“, beschreibt Antonella Lorenz, Geschäftsführerin des 20 Mitarbeiter großen Systemhauses, das Projekt. "Die Informationen mussten in Beziehung zueinander auf einer Oberfläche abbildbar sein, damit die Anwender schnell auf Umsatzrückgänge oder andere Änderungen reagieren können.“

Maßgeschneidert angepasst

Über LorenzoWWS lassen sich alle Geschäftsprozesse, die für den Shop notwendig sind, tagesaktuell priorisieren, strukturieren und schließlich abwickeln. Dazu bildet die Software alle Bestellungen, Kundendaten und Kommunikationsmaßnahmen strukturiert und transparent ab. Geht eine Bestellung ein, wird sie vom System automatisch auf Plausibilität geprüft und die Ware im Lagerbestand reserviert bzw. beim Lieferanten bestellt.

Durch den Zugriff auf die Bestelldaten lassen sich die Profile der Besteller ableiten, um Rückschlüsse auf Sortiment und Bestellverhalten zu ziehen. Ein integrierter Mailing-Manager sorgt dafür, dass registrierte Shop-Kunden den Online-Newsletter des Unternehmens beziehen können. Die Rechnungsstellung wird ebenfalls zentral über LorenzoWWS abgewickelt. Sobald ein Paket vom Packbeauftragten fertiggestellt und im System markiert ist, wird automatisch eine Rechnung, Lieferschein oder Retourenschein gedruckt und der Kunde zeitgleich über das Verlassen der Ware aus dem Lager informiert.

Durch eine Track&Trace Funktion kann Herrenkontor den Status des Versandes jederzeit nachverfolgen. Eine dezentrale Schnittstelle ermöglicht den Kontakt zu DHL, der die Sendungen direkt zum Kunden liefert. Über das sogenannte „easylog“ kann man zeitnah ins DHL-eigene System zu gelangen, die Bestelldaten einspeisen und die logistische Verwaltung steuern.

Fazit

Als Betreiber eines Online-Shops erhält Herrenkontor.de eine zentrale Steuerung seiner Geschäftsprozesse sowie einen individuellen IT-Full-Service ohne eigenen Aufwand in Support und Pflege. Für die nahe Zukunft ist ein Ausbau der Warenwirtschaft geplant, indem die großen Markenlieferanten des Shops über eine Online-Schnittstelle in die Bestellabwicklung integriert werden. Damit wäre Herrenkontor.de in der Lage, Bestellungen direkt beim Lieferanten durchzuführen oder Lagerbestände online abzugleichen.

Bernhard Schoon, Fachjournalist in München.