Analysten-Kolumne
Outsourcing muss selektiver und versierter angegangen werden
Aus diesen Erfahrungen lassen sich eindeutige Faktoren für erfolgreiches Outsourcing ableiten. Deutsche Unternehmen, die über Outsourcing nachdenken, können deshalb in hohem Maße von den Erfahrungen anderer internationaler Unternehmen profitieren.
Faktoren für erfolgreiches Outsourcing
Booz Allen Hamilton hat die Outsourcing-Erfahrungen von Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Asien analysiert. Dabei wurde deutlich, dass sich die betrachteten Firmen mittlerweile konsequent auf die Interaktion mit zahlreichen internen und externen Zulieferern einstellen. Mit großem Vorlauf bauen sie entsprechende Organisationsstrukturen und Kompetenzen auf, um die Beziehungen mit Outsourcing-Partnern zu steuern. Dazu gehört eine professionelle und detaillierte Prüfung externer Faktoren, wie z.B. die Behandlung von Mehrwertsteuern, des Arbeitsrechts oder regulatorischer Rahmenbedingungen.
Von zentraler Bedeutung ist darüber hinaus eine weitere Erkenntnis: Internes Wissen reicht in den seltensten Fällen aus, um Outsourcing-Deals und entsprechende Vertragverhandlungen erfolgreich zu gestalten. Erfolglose Auslagerungen wurden fast immer von den Verantwortlichen für den auszulagernden Prozess verhandelt. Heute setzt man den professionellen Teams des Outsourcers erfahrene Fachleute mit Finanz-, Rechts- und Verhandlungs-Skills gegenüber. Eine Investition, die sich angesichts des Vertragsvolumens immer auszahlt.
Vorarbeit ist erfolgsentscheidend
In einem zweiten Schritt muss die Zielerreichung durch detaillierte Service-Parameter sichergestellt werden, wie zum Beispiel durch Leistungsdefinitionen, Service Level Agreements oder Kosten-Baselines. Später nicht erreichte Einsparziele lassen sich zu großen Teilen auf Versäumnisse bei dieser Vorarbeit zurückführen. Das heißt auch: Die Dauer bis zur Unterzeichnung eines Outsourcing-Deals darf nicht zu kurz angesetzt werden. Nur wer hier genau arbeitet und alle internen Stakeholder einbindet, kann später die Früchte des Outsourcing ernten.
Aus der Begleitung zahlreicher Outsourcing-Projekte durch Booz Allen Hamilton ist zudem deutlich geworden, wie wichtig eine transparente und belastbare Berechnung des Business Cases ist. "Financial Engineering“ durch den Outsourcer, etwa zur kurzfristigen Variabilisierung fixer Kosten, führt häufig dazu, dass ursprüngliche Einsparziele nicht mehr nachvollziehbar sind oder nur noch schwer gemessen werden können. Ein verständlicher, abgestimmter und in seinen langfristigen Auswirkungen transparenter Business Case ist vor diesem Hintergrund eine zentrale Säule für ein erfolgreiches Outsourcing-Vorhaben.
Fazit
Deutsche Unternehmen beginnen vielfach erst damit, Outsourcing- und Offshoring Potenziale zu erschließen. Wenn sie dabei nicht gängigen Outsourcing-Mythen aufsitzen und darüber hinaus die Erfahrungen aus dem anglo-amerikanischen Bereich berücksichtigen, kann schrittweise auch die nächste Outsourcing-Generation - mit der Auslagerung von Kernaktivitäten - erfolgreich umgesetzt werden.
Dr. Alexander Köppen ist Senior Projektleiter, Michael Heinzel ist Mitglied der Geschäftsleitung von Booz Allen Hamilton.
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