Im Zuge seiner Unternehmensmodernisierung hatte sich Philips vor einigen Jahren entschlossen, die eigenen Human Resources (HR) zu transformieren und zu modernisieren. Aus dem alten "Black-Box"-System sollte eine transparente Personalabteilung entstehen, in der Mitarbeiter und Vorgesetzte sowohl Einblicke in die Prozesse und Daten erhalten als auch selbst mit dem HR-System interagieren können - etwa, um selbständig ihre Adresse zu aktualisieren, Namensänderungen einzugeben oder ihren Urlaub einzureichen.

Philips standardisierte zunächst die weltweiten HR-Prozesse und widmete sich dann den zugrunde liegenden IT-Systemen. Einige aktualisierte Philips selbst - doch für das zentrale HR-System suchte das Unternehmen nach einer gänzlich neuen Lösung. Diese sollte vor allem drei Anforderungen erfüllen: Sie musste in das globale System des Konzerns passen, schnell auf Veränderungen reagieren und umfassende Reportings auf Knopfdruck erstellen können.

Standardisiertes Schnittstellenlayout als Pluspunkt

Ende 2012 suchte Philips in einem Auswahlverfahren den passenden Anbieter, der den Ansprüchen an ein modernes HR-System gerecht werden würde. Die Wahl fiel auf Workday. Zu den entscheidenden Vorteilen zählte für Philips dabei unter anderem Workdays standardisiertes Schnittstellenlayout - so lässt sich die Lösung in eine bestehende globale Systemlandschaft integrieren und zum Beispiel an individualisierte Gehaltsabrechnungslösungen andocken.

Der zweite wichtige Vorteil war Workdays Innovationsgeschwindigkeit. Seit seiner Gründung 2005 programmiert Workday auf einer einzigen Codeline, hat dadurch zu jedem Zeitpunkt eine einzige Softwareversion, folglich keine veralteten Vorgängerversionen und ein einheitliches Sicherheitskonzept. Diesen Ansatz nennt Workday "Power of One" - alle Nutzer arbeiten stets mit der gleichen Version der Software. Das war neu für Philips - und gleichzeitig so überzeugend, dass dieser Ansatz für das Unternehmen heute zum Standard geworden ist.

Im ersten Quartal 2013 begann bei Philips die Implementierung in vier Phasen. Im ersten Schritt wurden die Personaldaten (Core HR) und die Organisationsstruktur in allen Ländern auf Workday umgestellt. Das GoLive erfolgte wie geplant im April 2014. Die zweite Phase schloss mit dem Teilsystem Talent & Performance im Dezember 2014 daran an, um die Beurteilungsprozesse am Ende des Jahres zu unterstützen.

Im gleichen Monat begann der Pilotbetrieb für die Entgeltbestandteile (Compensation) in Nordamerika, der Region mit den meisten Mitarbeitern. Die GoLives erfolgten in diesem Bereich in jedem Land separat, um den länderspezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Mitte 2015 starteten die ersten sieben Länder den Einsatz, Anfang 2016 die nächsten sieben.

Onboarding gehört zum neuen Funktionsumfang

Eine weitere Herausforderung war dabei der organisatorische Aufbau von Philips: Nach der Trennung von Philips in zwei Unternehmen (Royal Philips und Philips Lighting) teilte man auch das HR-System auf, zunächst logisch und im September 2016 auch physisch. Im Herbst 2016 folgte der globale Rollout von Workday Recruiting und Annual Compensation (Gehaltsrunde). 2017 fügte Philips Annual Compensation weiteren 15 Ländern hinzu sowie neue Funktionalitäten wie Onboarding.

"Das gesamte Projekt mit Workday lief trotz hoher Anforderungen schneller als geplant. Am Ende konnten wir sogar Kosten einsparen", resümiert Karsten Klein, Director HRIS bei Philips. "Es war unser bisher erfolgreichstes HR-Projekt und lief 'immer auf Grün', wie man im Projektmanagement sagt."

HR-Abteilung am Steuer

Mit der neuen Lösung profitiert die HR-Abteilung von Philips von einer transparenten, einfach zu nutzenden Oberfläche und dem logischen Aufbau à la "If this then that". So kann das zuständige Team von Klein, das die Schnittstelle zwischen HR und IT bildet, die Lösung mitgestalten, ohne etwas programmieren zu müssen. Wenn Workday in einem neuen Release etwa neue Funktionen liefert, kann Kleins Mannschaft in sogenannten Standardtestszenarien entscheiden, welche der Funktionen man tatsächlich benötigt und aktivieren will - die IT-Abteilung schaltet diese dann vom Test- in das Produktivsystem um.

"Mit Workday müssen wir nicht länger entwickeln, nur noch konfigurieren", erläutert Klein. "Für uns war es wichtig, die Lösung schnell inhouse anpassen zu können. In unserem Team sind zum größten Teil Personaler - sie stecken mitten in den Prozessen und verstehen die Anforderungen der HR wie niemand sonst. Dass sie die Software direkt an ihren Bedürfnissen ausrichten können, ist ein enormer Vorteil für uns."

Tiefgreifende Analysen auf Knopfdruck

Für Philips waren neben der Integrationsfähigkeit der Lösung zwei Dinge wichtig: Mitarbeiter und Vorgesetzte sollten mehr Einblick in das HR-System erhalten und die neue Lösung sollte tiefgreifende Analysen auf Knopfdruck liefern - beides ist mit Workday möglich. Vorgesetzte können nun auf ein einziges System zurückgreifen und müssen sich nicht länger mit diversen lokalen Lösungen beschäftigen.

Zudem profitiert das Unternehmen von den neuen Reporting-Funktionalitäten, um für den Jahresbericht schnell und einfach aussagekräftige Analysen zu erstellen. So lassen sich Metriken wie der Altersdurchschnitt automatisch in den Report integrieren. Zusätzlich stehen Philips Technologien wie Predictive und Prescriptive Analytics zur Verfügung. Damit kann die HR-Abteilung zum Beispiel nachvollziehen, wie erfolgreich bestimmte Stellenausschreibungen waren, wie das Recruiting optimiert werden könnte oder in welche Incentives es sich zu investieren lohnt.