Tipps rund um die Tabellenkalkulation
Profi-Tipps zu Microsoft Excel 2010
Will man mit Daten strukturiert umgehen, kann Excel 2010 hilfreiche Dienste leisten. Oft liegen die Rohdaten aber gar nicht so geordnet vor, wie es eine Weiterverarbeitung erfordern würde. Da bietet Excel weitreichende Funktionen, um derlei Unbill beizukommen. Diesen und anderen Problemen widmen sich die folgenden Excel-Tipps.
Das Gros der nachfolgenden Tipps richtet sich an Anwender von MicrosoftMicrosoft Excel 2010. Einige der Lösungen funktionieren aber auch vorzüglich mit den Vorgängerversionen, manchmal haben sich lediglich die Menüpunkte ein wenig geändert. Klappt der Tipp mit älteren Excel-Versionen, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt. Alles zu Microsoft auf CIO.de
Daten aus einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen
Das gehört zu den Standardsituationen bei der Datenübernahme: Man bekommt Daten nicht so organisiert übergeben, wie man sie für die Weiterverarbeitung benötigen würde. Einzelne Daten sind in einer Zelle zusammengefasst, die für eine vernünftige Verarbeitung getrennt sein sollten. Die ganz großen Klassiker dabei sind Vorname und Name sowie Postleitzahl und Ort. Natürlich kann man sich für entsprechende Trennungsaufgaben komplexe Formeln mithilfe der Funktionen LINKS, RECHTS, FINDEN et cetera bauen. Für das Gros der Vorkommnisse, wie die oben erwähnten Beispiele, dürften ein paar Mausklicks und der Textkonvertierungsassistent jedoch allemal genügen.
Markieren Sie hierfür die betroffenen Zellen. Wechseln Sie auf den Menüpunkt Daten und starten dort den Textkonvertierungsassistent über den Punkt Text in Spalten. Bestätigen Sie das erste Fenster mit der gewählten Option Getrennt und klicken Sie auf Weiter. Achten Sie im nächsten Fenster darauf, dass als Trennzeichen unbedingt Leerzeichen ausgewählt ist. Nachfolgend erhalten Sie eine Vorschau der künftigen Zellenaufteilung.
- Textkonvertierungsassistent nutzen
Ein bekanntes Dilemma, da werden Daten einfach in einer Zelle eingegeben/eingelesen. - Textkonvertierungsassistent nutzen
Markieren Sie die Zellen und starten Sie den Textkonvertierungsassistent, belassen Sie es bei der voreingestellten Option "Getrennt" hinsichtlich Dateityp. - Textkonvertierungsassistent nutzen
Wählen Sie Leerzeichen als Trennzeichen und legen Sie fest, das aufeinanderfolgende Trennzeichen als eines behandelt werden. - Textkonvertierungsassistent nutzen
Und schon sind die Inhalte sauber in Zellen getrennt und können weiterverarbeitet werden. - Textkonvertierungsassistent nutzen
Das klappt natürlich auch bei anderen Kombinationen etwa PLZ und Ort. - Textkonvertierungsassistent nutzen
Markieren Sie die Zellen und starten Sie den Textkonvertierungsassistent, belassen Sie es bei der voreingestellten Option "Getrennt" hinsichtlich Dateityp. - Textkonvertierungsassistent nutzen
Die Option mit den aufeinanderfolgenden Trennzeichen sorgt jetzt dafür, dass überflüssige Leerzeichen entfallen.
Aktivieren Sie zudem noch die Option Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln. Damit können Sie gegebenenfalls auch gleich Nachlässigkeiten bei der Eingabe wie doppelte Leerzeichen ausbügeln. Das Ganze klappt wie im gezeigten Beispiel auch dann, wenn mehr als zwei Daten in einer Zelle zusammengefasst sind.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2010. In vorhergehenden Excel-Versionen ist die Herangehensweise ähnlich.