Realisierung in klaren Schnitten

Als die IT-Berater von Freudenberg Anfang 2001 bei Berner anrückten, hatte man sich dort gerade vom ersten Schock erholt. Etwa 20 IT-Berater aus Weinheim kreisen seitdem in der Berner-Holding. Mit den Debis-Erfahrungen im Kopf ist nun Ordnung das Wichtigste. "Die Realisierungsphasen müssen mit klaren Schnitten versehen sein, damit nicht wieder Unklarheiten bei den Mitarbeitern entstehen", erläutert Freudenberg-Berater Erwin Schollenberger. "Aus Gesprächen habe ich erfahren, dass es oft unklar war, in welcher Phase man sich damals bewegte." Das Einmaleins des Projektmanagements folgte - eine klare Struktur für den Rollout: Erstellung eine Fachkonzepts, Machbarkeitsstudie, Realisierungsvorschlag. Nachdem der Auftrag für die Inbetriebnahme von SAP schließlich im Dezember 2001 an die Freundenberg-Berater ging, folgte das Feinkonzept, die technische Realisierung mit der Entwicklung der Templates. In Ungarn, Österreich und Tschechien ist der Rollout von SAP R/3 inzwischen abgeschlossen. In diesem Jahr sollen Deutschland, die Schweiz und Polen hinzukommen. 2006 soll der Rollout abgeschlossen sein. So sieht es der Plan vor.

Eine wichtige Voraussetzung für das laufende Projekt sieht Schollenberger im Mix der Mitarbeiter, die großteils aus dem Debis-Jahr SAP-Wissen mitbrachten. Die Detailkenntnis für Prozesse holen sich die Berater von langjährigen Mitarbeitern: "Berner stellte Mitarbeiter aus den Fachbereichen in der Konzeptionsphase zu hundert Prozent für das SAP-Projekt ab", so Schollenberger - ebenfalls ein Novum. "So bekamen wir erst das Verständnis für die eigentlichen Probleme."

Cross-Company - die globale IT-Strategie

Erstmals herrschen "Process Owner" über Prozesse. Sie sind für Bereiche wie FinanzenFinanzen und Controlling, das Business Warehouse, die Materialwirtschaft und die Beschaffung, den Rollout oder die SAP-Basis verantwortlich. In der Praxis wird vieles einfacher: "Wir haben das Sortiment durch den zentralen Dateneingang nun viel besser im Griff, und die Stammdaten erhalten eine neue Qualität", so Berg. Produkt- und Lieferantenleichen lassen sich leichter entfernen und Materialstammdaten besser vereinheitlichen. Zudem ist das System nun geschlossen. Vom Eingang einer Bestellung bis zur Buchhaltung ist der Datenfluss durchgängig. Besonders wichtig ist den beiden IT-Managern die internationale Zusammenarbeit, etwa der Cross-Company-Ansatz. "Auch Daten unserer internationalen Gesellschaften liegen bald in Künzelsau vor", so Leiter Drexel. Das war bei den bisherigen dezentral organisierten EDV-Einheiten undenkbar. Top-Firmen der Branche Finanzen

Die wichtigste Hürde für neue Prozesse ist ein Nicht-IT-ler: Hans-Peter Artmann, Berners Controlling- und Finanzchef: "Er ist ins SAP-Projekt stark eingebunden und sitzt jede Woche zwei Stunden im Jour fixe", so Schollenberger. "Da muss man plausible Gründe vorbringen, wenn ein neuer Prozess definiert werden soll." Bisher findet sich Raum für Prozesschirurgie. Soll etwa die Rechnung im Paket gleich mitgeliefert werden, bedeutet das einen Eingriff in den Prozess. "So sparen wir 70 bis 80 Prozent der Portokosten, bei drei Millionen Rechnungen im Jahr", so Drexel. Das war dem Finanzchef die Zustimmung zu einem neuen Prozess Wert. Auch er möchte schließlich kein zweites SAP-Waterloo erleben.