SAP-Lizenzen korrekt gezählt

Null Fehlertoleranz

Auch das brachte noch immer nicht den erhofften Erfolg: Das Ergebnis der Konsolidierung ergab eine höhere User-Zahl als sich aus der bloßen Summierung der Einzelsysteme ergeben musste. Die Ursache war schnell gefunden: Vor- und Nachnamen waren über den Gesamtkonzern hinweg nicht einheitlich gepflegt. Westendorf ist hier Realist. "Viele Administratoren legen neue User an, ohne sich exakt an eine einheitliche Schreibweise zu halten“, erklärt er. Und das SAP-Tool ist nicht fehlertolerant bezüglich der Schreibweisen. Nicht einmal eine Abweichung bei der Groß- und Kleinschreibung wird toleriert. Anton Kaiser und anton kaiser sind für die LAW zwei Nutzer; wird hier nicht sorgfältig manuell nachbearbeitet, dann wird halt doppelt gezahlt.

Daneben bereitete ein weiterer Nachteil der Zentralisierung den Verantwortlichen Kopfzerbrechen: Die Lizenzkosten ließen sich innerhalb des Konzerns nicht mehr zuweisen. „Wir standen also vor zwei Herausforderungen“, fasst Westendorf zusammen, "Wir mussten die innerbetriebliche Verrechnung ermöglichen und gleichzeitig analysieren, warum die Konsolidierung nicht das erwünschte Ergebnis zeigt." Die Suche nach einer anderen Lösung begann.

Fehlendes Problembewusstsein

Westendorf fand sie, indem er mit der Honico Group eine dritte Partei ins Boot nahm. Das Hamburger Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, Firmen bei der Analyse ihrer Systemlandschaft zu unterstützen. Zu diesem Zweck wurden mehrere Tools entwickelt, die unter anderem die Nutzung von Anwendungen messen. Das Tool wird zentral auf einem System aufgespielt und holt sich die nötigen Daten der anderen Systeme aus dem Netz. Dank einer Vorabmessung lassen sich Fehler lokalisieren und korrigieren.

Damit schließt die Lösung eine Lücke, die nur wenigen Anwendern überhaupt bewusst ist. "Viele glauben, wenn sie die Tools von SAP nutzen, haben sie ihre Lizenzen im Griff", sagt Andrea Greuel, Produktmanagerin bei Honico. Zwar wurde die LAW etabliert, da die meisten Unternehmen nicht mehr nur mit einem, sondern mit einer Reihe von zentralen Anwendungen arbeiten. Nicht nur ERPERP, auch Systeme wie CRMCRM, SCM oder Business Warehouses gehören zum Standard- Equipment. Und dennoch ist es schwierig, zu einem klaren Ergebnis zu kommen. Im Gegensatz zum Honico-Tool, das nicht nur eine zentrale Übersicht, sondern auch eine Bearbeitung der User-Listen ermöglicht, ist dies mit Hilfe der LAW nicht möglich. "Für Änderungen in unterschiedlichen Systemen muss man sich in jedem einzelnen separat anmelden“, erklärt Greuel. Das kostet nochmal Zeit. Alles zu CRM auf CIO.de Alles zu ERP auf CIO.de

Routine statt offener Fragen

Die Software des Anbieters war schnell installiert. "Die Einrichtung und das Kennenlernen des Systems haben uns eine Handvoll Manntage gekostet“, sagt Westendorf. 2005 fand schließlich die erste Vermessung mit Unterstützung der neuen Lösung statt, und endlich war das Resultat glaubhaft. Auch für SAP. „Das Ergebnis ist eins zu eins akzeptiert worden“, sagt Westendorf. Durch den Einsatz des Tools war auch die Zuordnung der Kosten innerhalb des Konzerns kein Problem mehr. Denn auch hier bietet LAW noch keine zufrieden stellende Lösung. Die Kosten der Nutzer lassen sich zwar ermitteln, doch leider nicht eindeutig zuordnen. Greift jemand auf verschiedene Systeme zu, beispielsweise in unterschiedlichen Regionen, so lässt sich im Nachhinein nicht mehr feststellen, ob die Kosten nun aus der Nutzung des Europa-Systems oder doch aus der für die Region Amerika ermittelt wurden.