Shared Services

Eigentlich legt niemand im Management besonderen Wert darauf, diese Standarddienste selbst zu betreiben. Widerstand kommt von den Betreibern selbst. Um sie ins Boot zu holen rät Bernd Schäfer vom Consulting-Haus TPI: „Fragen Sie die IT-ler in den Bereichen, ob sie sich vorstellen können, ihre Leistung auch als Competence Center zur Verfügung zu stellen. Wenn sie dann „ja“ sagen, wissen Sie, dass ihre Arbeit auch nur generisch ist.“ TPI, sonst eher aus der Outsourcing-Beratung bekannt, partizipiert am aufsteigenden Markt des SSCEinrichten mit Analysen, wie sie beim Auslagern von IT-Aufgaben auch gebraucht werden.

Mindestens einen Monat sollte sich ein CIO dafür Zeit nehmen, raten die Experten von TPI. Eine Woche Fragebogen versenden, zwei Wochen Antworten einsammeln, eine Woche analysieren, lautet eine Faustformel. Brunn schätzt, dass er rund ein halbes Jahr in die persönliche Vorbereitung für das SSC gesteckt hat. In dieser Zeit habe sich jedoch noch alles in seinem Kopf und in vertraulichen Diskussionen mit Führungskollegen abgespielt. Erst die Voranalyse in den Bereichen zur Erstellung einer Entscheidungsvorlage sei für Mitarbeiter wahrnehmbar geworden. „Circa drei Monate haben wir uns dafür mit Externen Zeit genommen“, sagt Brunn. Zwei weitere Monate habe der Gang durch die Gremien gedauert. Schmidbaur hat ebenfalls drei Monate lang analysiert und zwei Monate für die Entscheidung im Vorstand gebraucht. „Drei Monate sind die Obergrenze, sonst geht der Spannungsbogen verloren“, meint Schmidbaur.

Die eigentliche Transformation dauert natürlich länger. Schmidbaur hat die 18 Monate des Umbaus von einem außergewöhnlich kleinen Team von drei Beratern begleiten lassen. Die Münchener Management-Beratung Dewey, Plegge, Raff und Partner hat aus ihren Erfahrungen auch gleich ein kleines Kochbuch für SSC geschrieben (siehe www.cio.de). Darin beschreibt sie die drei Phasen des Mobilisierens, Durchhaltens und Verankerns. Besonders auffallend an der mittleren Phase: Die Motivation der Mitarbeiter kippt in den Keller. „Wenn Sie dann nicht gegensteuern, machen Sie mit einem SSC mehr kaputt, als Sie durch Skaleneffekte oder bessere Organisation je wieder reinholen können“, warnt der Berater Jörg Plegge.