Aus IT-Sicht bleibt die Entwicklungslinie nah am SAP-Standard. So lassen sich neue Erweiterungen laut dem CIO einfach in das Template integrieren. Das System sei zudem schneller geworden, wenn es große Transaktionen verarbeitet.

Die Maschine übernimmt laut Henkel die Auftragsabwicklung unter der Kontrolle des Contract Managers nahezu automatisch. Manuelle Eingriffe würden minimiert, wodurch sich Fehlerquellen verringern ließen.

"Damit sind wir auch bereit, unser System in den RISE-Vertrag mit SAP zu heben," sagt Henkel. So könne das Unternehmen noch besser Geschäftsprozesse mit neuen Technologien wie KI abbilden und automatisieren. (Lesen Sie dazu auch "Siemens Healthineers migriert in die Cloud")

Nähe ist wichtig

"Aus technischer Sicht war bei der Transformation der Geschäftsprozesse die größte Herausforderung, dass nicht nur die SAP- sondern auch die Satellitensysteme betrachtet werden mussten," berichtet Henkel. Das betraf fast 75 vor- und nachgelagerte Systeme mit knapp 300 Schnittstellen und über 750 Level-3-Prozessen. Diese bildete das IT-Team mit Enterprise-Architektur-Tools ab.

Beim Rollout arbeitete das zentrale, funktionsübergreifende Projektteam immer mit einem lokalen Deployment-Team an den Standorten zusammen. Die Außendienstler haben zu allen SAP-Funktionen Ansprechpartner im zentralen Team. "Für Service, Sales, Order-to-cash und andere Einheiten gibt es immer ein Tandem aus lokalen und zentralen Spezialisten. Das zentrale Team bauen wir mit zunehmenden Standorten und Nutzern kontinuierlich weiter aus," so Henkel.

Mittlerweile laufe Vieles in den Wellen-Rollouts effizient und könne remote gemanagt werden. Bei den sieben gesonderten Einzelprojekten braucht es laut dem CIO jedoch mehr Engagement: "Dort wollen wir den schnelleren Austausch mit den Prozessexperten vor Ort."

Auf der Business-Seite war das Change-Management vor Ort entscheidend. "Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der gesamten Organisation mussten verstehen, warum der Wechsel wichtig ist," sagt Henkel. Daher sei IT immer "People Business". Es brauche Menschen, die die Themen in die Abteilungen tragen und den Mehrwert erklären. "Es ist unsere Aufgabe als IT und Business, diesen Wandel permanent herbeizuführen," resümiert der Manager.

Die Nutzer an den Standorten müssten zum Training motiviert werden. Dabei kann künftig laut Henkel Generative KI helfen: "Wir planen unsere gesamte Anwenderdokumentation und die Trainingsdokumente in unsere eigene Enterprise-OpenAI zu schieben. Stellen Anwender eine spezifische Frage zu einer Applikation, erhalten sie genau die richtigen Trainingsunterlagen." So könnten Fragen schnell und effizient beantwortet werden.