Die Übermittlung der ADT-Daten nach OS.5 ASH erfolgt über den Kommunikationsserver e*Gate an die zentrale Schnittstelle OSC (OS Communicator). Innerhalb von OSC werden HL7-Nachrichten in XML-Dateien transformiert, die dann in den OS Server importiert werden. Bei Neuaufnahme eines Patienten wird automatisch eine neue Akte in OS.5 ASH erstellt, in der dann sämtliche Arten an Informationen wie etwa gescannte Dokumente, Arztbriefe, Bilder, Diagnosen, Laborfunde, Rechnungen, Ausgangsbelege und so weiter abgelegt werden können.

Einbindung bildgebender Verfahren

Bildgebende Verfahren wie zum Beispiel Sonografie und Endoskopie wurden über einen Frame Grabber an OS.5 ASH angebunden. Per Fußpedal können während der Untersuchung Bilder vom Monitor des Untersuchungsgerätes „abfotografiert“ und als Bildserie oder Einzelbild patientenbezogen zur Dokumentation abgelegt werden. Die Primärbefundung erfolgt dabei am Untersuchungsgerät, jedoch ist eine Sekundärbefundung in OS.5 ASH möglich.

Bei der Einbindung der EKG-Software Cardiosoft werden nicht die proprietären Dateien archiviert, sondern diese werden mittels des Archivdruckers in ein TIFF-Image umgewandelt. Die Web-basierte Dokumentationslösung KAUZ@Web von GAP wird im Kreiskrankenhaus Demmin als Informationssystem der Radiologie verwendet. Dieses lässt sich direkt über eine Schnittstelle aus OS.5 ASH zu einem entsprechenden Patienten aufrufen und anzeigen.

Alle archivierungswürdigen Dokumente werden nach ihrer Erfassung und Verarbeitung auf optische MedienMedien (DVD) geschrieben und in einer Jukebox von JVC rechtssicher archiviert und über drei Jahre für einen direkten Zugriff vorgehalten. Zusätzlich können die Dokumente ungefähr ein Jahr auf einem Festplattenbereich (Cache) verbleiben. Die Entscheidung ob und wie lange Dokumente im Dokumenten-Cache gespeichert werden sollen, trifft ein intelligentes Cache-Management-System in Abhängigkeit von Alter und Zugriffshäufigkeit. Top-Firmen der Branche Medien

Die Zeitspanne von einem Jahr wurde gewählt, weil in dieser Zeitspanne die Zugriffshäufigkeit auf diese Dokumente am größten ist und das Dokument auch möglichst schnell bei der Anzeige zur Verfügung stehen muss – Dokumente werden dem Anwender nach etwa einer Sekunde nach Anforderung angezeigt. Nach drei Jahren werden die DVD-Medien mit den entsprechenden Dokumenten aus der Jukebox ausgelagert. Ist dann ein Zugriff erforderlich, muss über den System-Administrator eine entsprechende Anforderung gestellt werden.

Patientenstammblatt mit zwei Barcodes

Bereits bei Aufnahme eines neuen Patienten wird über ORBIS ein Patientenstammblatt mit zwei Barcodes – Patienten-ID und Fall-ID – erstellt. Das Stammblatt als Deckblatt und ein definierter Satz Trennblätter mit Barcodes wird der Fallakte hinzugefügt. Aufgrund dieser Barcodes können verschiedene Dokumententypen bei der Massenbelegerfassung getrennt abgelegt werden. Nach Entlassung des Patienten wird die Akte kontrolliert und durch das verantwortliche Personal zur Erfassung freigegeben.

Die Fallakte wird im Archiv zentral eingescannt, wobei Unformate und Farbbilder aussortiert und gesondert eingescannt werden. Die papierne Fallakte wird bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist im Kartonarchiv vorgehalten und ist über die Basisdaten der digitalen Patientenakte recherchierbar. Als nächster Schritt ist geplant, die im Haus verwendeten Dokumente direkt mit Barcodes zu versehen.

Elektronische Dokumente werden direkt am Arbeitsplatz digitalisiert und indexiert. Hierfür steht ein Druckertreiber zur Verfügung, über den unmittelbar an die richtige Stelle in OS.5 ASH gedruckt werden kann.

Ausblick

Als ein weiterer Schritt ist die Anbindung an das Anästhesie-Protokoll-System Medlinq für die Archivierung von Labordaten im HL7-Format geplant.

Andreas Voss, MBmedien GmbH