Smartes Arbeiten im Office der Zukunft

Mobiles Arbeiten – immer und überall

Nach der Devise "Bring Your Own Devices" werden Laptops, Smartphones und Tablets zunehmend über den privaten Gebrauch hinaus genutzt. Auf beruflicher Ebene bringt diese Mobilität eine praktische Vernetzung bei gleichzeitiger Unabhängigkeit des Einzelnen mit sich. Zukunftsorientiertes Arbeiten ist eine Frage der Einstellung, kein Ort: Tätigkeiten sind immer seltener lokal fest definiert; sie verteilen sich auf verschiedene Orte und Zeiten und verlagern sich eventuell sogar direkt hin zum Kunden, Partner oder Lieferanten. Somit stößt das klassische "Nine to five"-Arbeitsmodell genauso an seine Grenzen wie die traditionelle Büroarchitektur.

Stattdessen können Dokumente über die Cloud jederzeit und von überall abgerufen, bearbeitet und weitergeleitet werden. Werden stationäre PC-Systeme durch private Endgeräte ersetzt, ist es wichtig, diese sinnvoll in die IT des Unternehmens zu integrieren. Schließlich muss stets gewährleistet sein, dass Informationen an einem zentralen Ort gesichert sind. Eine Möglichkeit bieten Apps: Eine Umfrage des Bitkom ergab 2012 bereits, dass jeder Smartphone-Besitzer durchschnittlich 23 Apps installiert hat – Tendenz steigend. Es gibt Applikationen für Spiele, Musik und inzwischen auch für das mobile Büro.

Dazu zählen die klassischen Programme zur Texterstellung, Tabellenkalkulation und Gestaltung von Präsentationen. Einen Schritt weiter gehen die Apps der Zukunft: Sie müssen zum einen auf das grundsätzliche Arbeiten mit mobilen Endgeräten ausgerichtet und zum anderen auf den einzelnen Sachbearbeiter bzw. seine Funktion und Arbeitsweise zugeschnitten sein. Die so stärker fokussierten Workflows im Besonderen führen zu einer beachtlichen Zeitersparnis im Allgemeinen.

In diesem Zusammenhang spielt auch die Usability eine wichtige Rolle: Mit IT-Bürolösungen als personen- beziehungsweise funktionsspezifische App werden Mitarbeitern neue Werkzeuge an die Hand gegeben, mit denen sie ihre täglichen Tätigkeiten geradezu intuitiv erledigen können. Schließlich unterscheidet sich die Benutzeroberfläche nicht wesentlich von jenen Apps, die sie privat aufrufen. Das Ergebnis: zufriedene Mitarbeiter und eine merkliche Effizienzsteigerung innerhalb des gesamten Unternehmens.

Neue Kommunikationsmittel für effizienten Wissenstransfer

Mehr Zeitersparnis und Effizienz ergeben sich auch durch neue interne Kommunikationsmittel: Collaboration-Tools wie Intranet oder Blogs erweisen sich – ebenso wie auf den jeweiligen Bedarf zugeschnittene Social-Media-Kanäle – zunehmend als sinnvolle Ergänzung zum klassischen E-Mail-Verkehr. Die asynchrone Kommunikation zwischen den Mitarbeitern bleibt hier weiterhin bestehen.

Doch ist die Einbindung von mehreren Akteuren samt Diskussion über eine einfache Chat-Funktion deutlich erfolgsversprechender als das Bearbeiten so genannter Ping-Pong-E-Mails. Derartige Plattformen und virtuelle Projekträume bietet etwa Microsoft gegenwärtig bereits mit SharePoint, Yammer und Lync an. Hier sind die Gesprächshistorie und die hinterlegten Dokumente für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar und müssen nicht aufwendig im Posteingang gesucht werden.