So lange müssen Sie digitale Dokumente archivieren

Auch wenn zunehmend mehr Dokumente und Belege in digitaler Form erstellt werden, so ist immer noch viel Papier unterwegs. Und da beginnt schon der erste Schritt einer ordentlichen und gewissenhaften Archivierung.

Auch wenn die meisten Rechnungen mittlerweile auf lichtechtem Papier in verlässlicher Qualität gedruckt werden: So mancher Tankbeleg wird dem Kunden noch auf Thermopapier ausgehändigt, auf dem die Schrift schnell verblasst und nach einer gewissen Zeit nicht mehr lesbar ist. Da vor allem Selbstständige und Unternehmen dafür sorgen müssen, dass Rechnungen zehn Jahre lang lesbar sind, hilft hier nur scannen und digital ablegen. Wer hier ordentlich und gewissenhaft arbeitet, spart sich später Scherereien oder zusätzliche Kosten.

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen bzw. Steuerbescheide über einen bestimmten Zeitraum zu archivieren. Die Aufbewahrungsfristen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen: nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute.

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen größten Teils überein. Für die betriebliche Praxis sind jedoch vor allem die steuerrechtlichen Vorschriften relevant. Aber auch Privatpersonen müssen bestimmte Unterlagen, wie rechtskräftige Steuerbescheide oder Gerichtsurteile archivieren.

Die meisten Aufbewahrungsfristen liegen zwischen sechs und zehn Jahren. Dabei gilt es zu beachten, dass die Ablauffrist in jedem Fall erst nach dem Ende des Kalenderjahres startet, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor also Unterlagen gelöscht werden oder in den Reißwolf wandern, sollte zunächst der Zeitpunkt der letzten Handlung geklärt werden. Beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr wird dann die Ablauffrist addiert. Wichtig jedoch: die Frist verlängert sich immer dann, wenn es zu einer Außenprüfung kommt und der Vorgang noch nicht steuerlich abgeschlossen ist. Erst dann beginnt die Ablauffrist aufs Neue.

Ablauffristen für Kontoauszüge

Bankunterlagen sind wichtige Dokumente, mit denen auch nach Jahren noch nachgewiesen werden kann, was verdient wurde und welche Ausgaben getätigt wurden. Hier gelten deshalb strenge Aufbewahrungsfristen, deren Missachtung auch mit Geldstrafen geahndet werden kann.

Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und Selbständige - auch jene, die nicht im Handelsregister eingetragen sind - müssen Kontoauszüge zehn Jahre lang aufbewahren. Das gleiche gilt im Übrigen für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen, Jahresabschlüsse und Ähnliches. Lohnkonten hingegen müssen nur sechs Jahre lang archiviert werden.

Für Privatleute gibt es dazu keine streng geregelte Aufbewahrungspflicht, Experten raten jedoch zu einem Archivierungszeitraum von mindestens vier Jahren.

Ablauffrist für Rechnungen

Jedes Unternehmen - auch Freiberufler und Kleinunternehmer - sind per Gesetz dazu verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren; eine Befreiung ist nicht möglich. Diese müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, da sie steuerlich relevant sind. Das gilt sowohl für eigene, erstellte Rechnungen, als auch für Rechnungen, die von Lieferanten und Dienstleistern eingehen. Schließlich können damit Einnahmen und Ausgaben nachgewiesen werden, was sich wiederum auf die steuerliche Bewertung auswirkt.

Zudem muss nach §14 UStG jeweils eine Kopie der Rechnungen aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass selbst dann, wenn eigene Rechnungen mit einer Buchführungssoftware erstellt werden, eine Kopie davon nochmals an anderer Stelle gespeichert werden muss. Das Gleiche gilt für elektronisch eingegangene Rechnungen, denn im Falle eines Datenverlustes würde sonst die Aufbewahrungspflicht verletzt werden.

Wesentlich lockerer gestalten sich die Aufbewahrungsfristen für Privathaushalte. Handwerkerrechnungen müssen ebenfalls archiviert werden: In der Regel sind das zwei Jahre, die Frist wird auch auf den Rechnungen vermerkt. Sinnvoll ist die Aufbewahrung der Rechnungen auch bei privaten Anschaffungen, vor allem wegen der Gewährleistungspflicht. Denn Ansprüche können nur mit einer Rechnung geltend gemacht werden, sie enden meist nach zwei, spätestens drei Jahren.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine

Lieferscheine belegen die Auslieferung von Waren und geben Auskunft über Datum und Stückzahl. Auch hier gelten für Unternehmen strenge Vorschriften, jedoch ist die Situation oftmals nicht eindeutig einzuordnen: In manchen Fällen werden Lieferscheine nicht mehr separat ausgestellt und die Rechnung fungiert gleichzeitig als Lieferschein. Deshalb muss hier differenziert werden: Liegt zum jeweiligen Geschäftsvorgang ein Lieferschein vor, so gilt dieser als Handelsbrief und muss nach §147 der Abgabenordnung sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Ist der Lieferschein hingegen gleichzeitig die Rechnung, dann tritt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Kraft und das Dokument muss zehn Jahre lang archiviert werden.

Lieferscheine sollten zudem mit einem Eingangsstempel versehen werden. Das bedeutet, dass elektronisch übermittelte Lieferscheine erst ausgedruckt, mit einem Eingangsstempel versehen und anschließend wieder eingescannt werden müssen. Erst dann können sie vorschriftsgemäß digital archiviert werden.

Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, stellt sich die Frage, was mit seiner Personalakte geschieht. Da diese Mappen häufig zahlreiche unterschiedliche Unterlagen enthalten, gilt es zunächst zu sortieren und nur jene Dokumente zu behalten, für die es klar geregelte Aufbewahrungsfristen gibt. Bewerbungsunterlagen z.B. müssen nicht archiviert werden und können in den Reißwolf.

Da Arbeitnehmer gemäß §195 BGB bis zu drei Jahre nach ihrem Austritt aus dem Unternehmen eventuelle Ansprüche wie z.B. Schadensersatz wegen nicht gewährten Urlaubs geltend machen können, beträgt die Aufbewahrungsfrist für die Personalakte drei Jahre. Diese Frist verlängert sich auf 30 Jahre, wenn der Angestellte einen Versorgungsanspruch geltend machen kann, dafür ist oftmals der Rentenversicherungsträger ausschlaggebend.

Enthält die Personalakte für das Unternehmen zusätzlich steuerlich relevante Unterlagen, so müssen diese sechs Jahre lang aufbewahrt werden, bei Buchungsbelegen erhöht sich die Frist auf zehn Jahre. Gut beraten sind also Unternehmen, wenn sie Personalakten über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren archivieren.

Für Arbeitnehmer ist es ratsam, wichtige Unterlagen, die das jeweilige Beschäftigungsverhältnis dokumentieren, ein Leben lang aufzubewahren.