Meeting-Formen
So wird der Team Huddle zum Erfolg
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Im Sport kommt das Team in einem "Huddle" (etwa "Haufen") zusammen, um vor dem Spiel oder in der Pause den Teamspirit zu stärken oder die nächsten Spielzüge zu besprechen. Team Huddles sollen diese Praxis auf Unternehmen übertragen.
Team Huddles sind dazu gedacht, knapp und zielgerichtet das Wichtigste fürs Tagesgeschäft zu besprechen. Ziel ist es, den Stand und die Prioritäten laufender oder anstehender Aktivitäten im Team zu diskutieren und Probleme früh zu erkennen.
Aufbau eines Team Huddle
Klartext ist beim Team Huddle oberstes Gebot. Die Meetings sind kurz; sie dauern meist 15 Minuten mit etwa einer Minute Sprechzeit pro Teilnehmer. Es sollte ein Moderator bestimmt werden, der durch die straffe Agenda führt und darauf achtet, dass niemand abschweift (dazu später mehr).
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Aufgrund der Kürze bieten sich Team Huddles als tägliche Meetings am Morgen an - dann spricht man auch vom "Daily Huddle". Sie können aber auch in längeren Abständen stattfinden - etwa alle zwei Tage oder am Anfang und Ende der Woche.
Der Ort für ein Team Huddle ist im Grunde egal. Er sollte genug Raum für alle Teammitglieder bieten. Sitzgelegenheiten sind nicht unbedingt notwendig. Oft wird sogar bewusst auf sie verzichtet, um das Meeting kurz und die Beiträge fokussiert zu halten.
Inhalt eines Team Huddle
Inhaltlich hangelt sich ein Team Huddle in der Regel an drei Fragen entlang:
Wer arbeitet gerade woran?
Was steht an?
Wer braucht Unterstützung?
Zweck dieses Meetings ist es, unmittelbare Ziele und tagesaktuelle Aufgaben zu vergegenwärtigen. Das sollte die moderierende Person zum Auftakt betonen.
- Fuckup Night
Im Jahre 2012 in Mexiko entstanden, sollen Fuckup Nights ("Fuck up", zu Deutsch etwa "Missgeschick") eine konstruktive Fehlerkultur etablieren. Ziel ist es, sich das eigene Scheitern einzugestehen und die Erfahrungen an andere weiterzugeben. - Agile Coffee
Agile Coffee ist ein strukturiertes, meist informelles Meeting ohne vorgegebene Agenda, das auf demokratische Themenfindung baut. Das Format basiert auf dem Konzept "Lean Coffee", das von Jim Benson und Jeremy Lightsmith erarbeitet wurde. Die Idee dahinter: Meetings abhalten, die für alle Teilnehmer Mehrwert bieten und aktive Teilnahme fördern, ohne unnötigen Ballast. - Team Huddle
Im Sport kommt das Team in einem „Huddle“ (etwa „Haufen“) zusammen, um vor dem Spiel oder in der Pause den Teamspirit zu stärken oder die nächsten Spielzüge zu besprechen. Team Huddles sollen diese Praxis auf Unternehmen übertragen. Team Huddles sind dazu gedacht, knapp und zielgerichtet das Wichtigste fürs Tagesgeschäft zu besprechen. Ziel ist es, den Stand und die Prioritäten laufender oder anstehender Aktivitäten im Team zu diskutieren und Probleme früh zu erkennen. - Brown Bag Session
Eine Brown-Bag-Session ist ein Event, bei dem die Teilnehmenden informiert oder geschult werden, während sie essen. Der Rahmen ist meist informell. Da die Meetings oft in (Mittags-)Pausen stattfinden, ist die Teilnahme in der Regel freiwillig. - Offsite
Ein Arbeitsmeeting außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung - das bedeutet Offsite-Meeting grob zusammengefasst. Ziel ist es, Teammitglieder in einem Umfeld außerhalb des Home Office oder des Büros zusammenzubringen. - Town Hall Meeting
Ein Town Hall Meeting, auch als All Hands Meeting bezeichnet, ist im Unternehmenskontext eine von der Geschäftsleitung initiierte Versammlung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Hauptzweck eines Town Hall Meetings ist es, dass das Management der Belegschaft Rede und Antwort steht.
Ausschweifungen oder längerfristige Themen haben keinen Platz im Team Huddle. Bringt eine Person ein Anliegen mit großem Klärungsbedarf hervor, sollte der Moderator dies zur Kenntnis nehmen, aber auf ein längeres Meeting-Format oder ein persönliches Gespräch im Anschluss vertagen.
Vorteile eines Team Huddle
Team Huddles halten das Team fokussiert und die Aufgabenlage transparent. Niemand arbeitet versehentlich doppelt an derselben Sache. Probleme werden schnell erkannt und Lösungen in die Wege geleitet.
Der häufige Austausch gibt einen guten Überblick zum Fortschritt von Projekten. Teamleiter können Ressourcen dynamisch verteilen, um priorisierte Aufgaben rechtzeitig mit genügend Personal zu besetzen.
Lesetipp: "Meetings sind Zeitverschwendung!"
Darüber hinaus kann das Team Huddle den Teamgeist stärken. Jedes Mitglied berichtet regelmäßig mit allen anderen über geleistete Arbeit und Erfolge. Zudem sehen sich die Kolleginnen und Kollegen regelmäßig, was für mehr Zusammenhalt sorgen kann.