Meeting-Formen
Das Beste aus Offsite-Meetings herausholen
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Ein Arbeitsmeeting außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung - das bedeutet Offsite-Meeting grob zusammengefasst. Ziel ist es, Teammitglieder in einem Umfeld außerhalb des HomeofficeHomeoffice oder des Büros zusammenzubringen. Alles zu Home Office auf CIO.de
Ziel eines Offsite-Meetings
Aufhänger ist meist eine spezielle Aufgabe, beispielsweise eine neue Strategie zu entwickeln oder einen Produktlaunch vorzubereiten. Diese sollen die Teilnehmer im Meeting gemeinsam bearbeiten. Die ungewohnte Umgebung soll zu neuen Ideen und kreativen Lösungsansätzen anregen, die der bekannte Allzweck-Raum in der Firma oder der zigste Video-Call selten zutage fördern.
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Die außergewöhnliche Location, kombiniert mit Team-Aktivitäten außerhalb der Arbeits-Sessions, sollen dafür sorgen, dass die erarbeiteten Lösungen den Teilnehmern längerfristig präsent bleiben. Zudem fördert das gemeinsam Erlebte den Zusammenhalt im Team sowie die Bindung der Kolleginnen und Kollegen an das Unternehmen.
Die richtige Offsite-Location auswählen
Der Ort des Offsite-Meetings sollte so gewählt sein, dass er den Bedürfnissen des Teams entspricht. Eingespielte Gruppen, die untereinander bereits ein Vertrauensverhältnis haben, sind wahrscheinlich eher gewillt, in kleineren Räumen zu arbeiten und gemeinsame Aktivitäten zu unternehmen. Neue Teams brauchen dagegen eher mehr Freiraum und private Zeit während des Offsite-Meetings.
- Niemand muss erscheinen
Mitarbeitern, die sich sichtbar langweilen, sollte für die Zukunft Abstinenz empfohlen werden. - Kekse auch weg!
Unterernährung ist in deutschen Büros selten. Kekse braucht niemand, die machen nur dick und schläfrig. - Kühl und frisch
Ist der Konferenzraum schlecht geheizt, verkürzt sich die Dauer des Meetings spürbar. - Klare Moderation
Klare Moderation hilft und strafft. Vorne stehen muss dabei aber nicht immer der Chef. Es kann auch eine Praktikantin sein, die sich gerade in das Thema eingearbeitet hat. - Kleine Gruppen
Jedes Meeting mit mehr als sieben Menschen gilt als ineffektiv. - Zwei Themen sind genug
Wer fünf Themen ansetzt, lockt potenziell 30 Leute in den Konferenzraum, von denen die meisten nur ein Thema kennen, aber trotzdem zu allen fünf ihren Senf abgeben. - Bei der Sache bleiben
Von Hölzchen auf Stöckchen zu kommen und wieder zurück, kann amüsant sein, führt aber nirgendwo hin. - Auch mal stehen bleiben
Schnelle Meetings im kleinen Kreis sollten ohne Stühle stattfinden. Das erhöht die Konzentration, außerdem kann dabei niemand mit seinem Smartphone spielen, ohne krass desinteressiert zu wirken. - Smartphones weg!
Der Kollegin mal eben den neuen Hund zeigen? Derartigen Quatsch während des Meetings sollte der Moderator schon im Vorfeld unterbinden. - Pünktlich vorne und hinten
Meetings sollten pünktlich beginnen und enden. Wer immer zu spät kommt, sagt damit: "Mich interessiert Euer Kram nicht."
Die Location sollte Charme und Atmosphäre besitzen. Sie sollte Möglichkeiten für gemeinsame Aktivitäten bieten, wie beispielsweise Wanderungen, Gruppensport oder gemeinsames Kochen. Auch die technische Ausstattung ist wichtig. Im Vorfeld sollte geklärt werden, ob WLAN, Beamer und Co. vorhanden sind.
Zweck und Ablauf klar kommunizieren
Da ein Offsite-Meeting das Team einer ungewohnten Situation aussetzt, ist es wichtig, dass alle verstehen, was auf sie zukommt. Die Idee, den Zweck, die Tagesordnung und die angestrebten Ergebnisse des Meetings sollten die Organisatoren frühzeitig kommunizieren und Feedback einholen. Wer sich bereits in der Planung übergangen fühlt, geht kaum motiviert in das Event.
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Die Aktivitäten jenseits der Arbeit sollten klar umrissen und an den Bedürfnissen des Teams ausgerichtet sein. Geben Sie früh Antworten auf Fragen wie beispielsweise: Braucht es besondere Ausrüstung, etwa Wanderschuhe oder Badebekleidung? Welche Zutaten werden in einem Kochkurs verwendet und wurden Allergien bedacht? Ist jedes Teammitglied körperlich in der Lage, beispielsweise einen Baumwipfelpfad zu absolvieren?
Agenda für das Offsite-Meeting
Offsite-Meetings sind meist zweitägige Events. Die Mischung der geplanten Aktivitäten ist vom Zweck der Veranstaltung abhängig. Es bietet sich an, die Arbeitseinheiten mit kreativen Workshop-Methoden anzureichern wie etwa Lego Serious Play oder World Café.
Typischerweise beginnt der erste Tag des Offsite mit einem gemeinsamen Mittagessen nach der Anreise. Anschließend folgt entweder eine Teambuilding-Maßnahme oder die erste Arbeitseinheit, dann eine Pause. Den Abschluss bildet ein gemeinsames Abendprogramm.
- In Besprechungen beachten
Mimik, Gestik oder Haltung haben großen Einfluss auf die Glaubwürdigkeit und Wirkung einer Person im Meeting. Dessen sind sich die wenigsten jedoch bewusst. Vier Tipps, worauf Sie in Besprechungen achten sollten. - Tipp 1: Offene Körperhaltung
Behalten Sie eine offene Körperhaltung und nutzen Sie ruhige und nicht zu ausladende Gesten. Achten Sie darauf, nicht zu viele hektische Handbewegungen zu machen. - Tipp 2: Blickkontakt
Seien Sie mit Ihrem Körper stets Ihrem Gesprächspartner zugewandt. Bei mehreren Gesprächspartnern wenden Sie sich demjenigen zu, mit dem Sie gerade in dem Moment kommunizieren. - Tipp 3: Aufmerksamkeit
Signalisieren Sie Interesse und Aufmerksamkeit - hören Sie aktiv zu, nicken Sie zustimmend, halten Sie Blickkontakt, lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden. - Tipp 4: Nachfragen
Wenn Sie bewusst oder unbewusst etwas wahrnehmen, was Sie gerade in diesem Moment nicht zuordnen können, was für Sie nicht klar und eindeutig ist, fragen Sie nach, um so Missverständnissen, Vorurteilen und eventuellen Konflikten vorzubeugen.
Am zweiten Tag finden nach dem Frühstück eine gemeinsame Morgenaktivität und die nächste Arbeitseinheit statt. Meist ist das darauffolgende gemeinsame Mittagessen die letzte Aktivität des Events vor der Abreise. Unter Umständen kann aber auch eine weitere Arbeitseinheit folgen.
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Als Faustregel gilt: Weniger ist mehr. Die Agenda sollte nicht zu überfrachtet sein, um Raum für Kreativität und Ideen zu lassen. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer genug Zeit für individuelle Aktivitäten wie Sport oder Spaziergänge haben, um das Erarbeitete mental zu verdauen und zu verinnerlichen.