Town Hall Meetings richtig planen

Ein Town Hall Meeting, auch als All Hands Meeting bezeichnet, ist im Unternehmenskontext eine von der Geschäftsleitung initiierte Versammlung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es ist also ein weit verbreitetes Werkzeug für übergreifende, interne Kommunikation. Je nach Unternehmensgröße und -struktur kann so eine Versammlung jährlich, halbjährlich oder quartalsweise stattfinden.

Zwar steht meist eine Präsentation aus der Führungsriege auf der Agenda. Hauptzweck eines Town Hall Meetings ist es jedoch, dass das Management der Belegschaft Rede und Antwort steht. Daher sind ein Q&A-Teil und die daraus resultierende Diskussion zentrale Bestandteile.

Der Zweck von Town Hall Meetings

Town Hall Meetings sind dazu da, den Teilnehmern sofort Antworten auf ihre Fragen zu liefern. Im Idealfall erhält die Belegschaft direkt Informationen von den Führungskräften zu ihren Anliegen. Umgekehrt erhält das Management ungefiltertes Feedback aus allen Ebenen der Organisation.

Ein Town Hall Meeting soll zudem der Gerüchteküche und Falschinformationen Einhalt gebieten. Die Mitarbeitenden erhalten Antworten zu Themen, die sie akut bewegen, direkt vom Management anstatt über den Flurfunk.

Da sich die Teilnehmer direkt mit der Führungsebene austauschen, fühlen sie sich in die Entwicklung des Unternehmens eingebunden. Im besten Fall stärkt das die Bindung zum Arbeitgeber sowie die Motivation.

Town Hall Meetings organisieren

Am Anfang steht die Einladung der Belegschaft zu der Veranstaltung und hier gilt es das erste Fettnäpfchen zu vermeiden: Die korrekte Schreibweise lautet "Town Hall Meeting" - es wird nicht zusammengeschrieben. Das liegt an der Herkunft des Begriffs. Er leitet sich von Bürgerversammlungen im Rathaus ab und im Englischen heißt dieser Ort "Town Hall" oder "City Hall".

Auch wenn es im Town Hall Meeting hauptsächlich um die Fragen der Kolleginnen und Kollegen geht, braucht es eine Agenda. Diese Tagesordnung für die Versammlung sollte mindestens einen Tag vor der Veranstaltung verschickt werden. So haben die Teilnehmer genügend Zeit, sich Fragen zu überlegen.

Jedes Town Hall Meeting sollte eine präzise Zielsetzung haben. Das können beispielsweise neue gelaunchte Produkte, Quartalszahlen, organisatorische Veränderungen oder Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen sein.

Neben der Begrüßung sollte ein Slot für ein knappes Unternehmens-Update reserviert sein, das sich am Anlass des Town Hall Meetings orientiert. Neben dem CEO können hier auch relevante Führungskräfte aus dem restlichen C-Level zu Wort kommen.

Um den Austausch mit der Belegschaft zielgerichtet anzustoßen ist es zudem ratsam, vor der Q&A-Session das spezifische Ziel des Meetings noch einmal zu wiederholen. Der offene Fragen-Block nimmt anschließend den Löwenanteil der Veranstaltung ein - mindestens zwei Drittel der veranschlagten Zeit.

Um die Begrüßung und den Update-Teil aufzulockern und die Teilnehmer hier bereits einzubeziehen, bieten sich interaktive Elemente an. Im Präsentationsteil können etwa Ad-hoc-Umfragen via App oder Ähnliches eingebunden werden.

Wenn möglich, sollte ein Moderator eingesetzt werden, der durch die Veranstaltung führt. Er oder sie gibt kurze Einleitungen zu den verschiedenen Teilen der Veranstaltung, stellt gegebenenfalls Fragen aus dem Chat und fasst Antworten zusammen.

Im Nachgang sollten die Ergebnisse des Meetings und die beantworteten Fragen zusammengefasst an alle Teilnehmer geschickt werden. Dies bietet dem Management auch Gelegenheit, Fragen zu beantworten, die aus zeitlichen Gründen nicht im Meeting selbst behandelt werden konnten. Um auch Mitarbeiter abzuholen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, sollte es aufgezeichnet und zum späteren Ansehen zur Verfügung gestellt werden.

Sonderregeln für Hybrid- und Online-Veranstaltungen

Vor jedem hybriden oder nur online abgehaltenen Town Hall Meeting sollte ein technischer Testlauf stattfinden. So vermeiden die Organisatoren Pannen, während das ganze Unternehmen zusieht.

Findet das Meeting in hybrider Form oder nur online statt, sollten die gestellten Fragen organisiert werden. Läuft alles nur über den Chat des Meetingprogramms zusammen, verliert man schnell die Übersicht. Fragen sollten gesammelt, vorsortiert und als beantwortet markiert werden können.

Zudem sollte es eine Möglichkeit geben, Fragen anonym zu stellen. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, dass Teilnehmer gestellte Fragen "liken" können, um ein Gefühl zu bekommen, welche Themen die Belegschaft besonders umtreiben.

In der Einladung zu einem digitalen Town Hall Meeting sollte eine knappe FAQ zu technischen Details enthalten sein. Darin sollten grundlegende Fragen beantwortet werden, wie: Wo findet man den Link zum Meeting und wie kann man sich einwählen? Wo bekommen die Teilnehmer technischen Support bei Störungen? Wann und wie können Fragen gestellt werden? Wo sind ergänzende Tools zu finden? Zudem ist ein kurzer Hinweis zur Online-Etikette nützlich, um grundlegende Verhaltensweisen wie Stummschalten und die Teilnahme am Chat aufzufrischen.