Collaboration Tools
Virtuelle Teamarbeit besser als Meetings
- Auch virtuelle Zusammenarbeit muss strukturiert werden
- Die Nutzung solcher Collaboration-Tools gewöhnt Mitarbeiter an die Nutzung von Self-Services
- Längerfristig lässt sich auch Kunden-Feedback einbinden
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Wie können Unternehmen das Potenzial ihrer Wissensarbeiter ausschöpfen - das ist für den US-Marktforscher Forrester auch eine Frage an CIOs. In dem Papier "Use thinktank to overcome group problem-solving limits" führt Analyst Marc Cecere aus, welchen Beitrag IT-Tools hier leisten können. Das Papier versteht sich als explorative Studie ohne größere quantitative Befragung. Cecere verarbeitet Gedanken aus Gesprächen mit 30 Entscheidern.
Nachteile klassischer Meetings
Dabei ist die Technologie nur ein Aspekt, Cecere stellt das Thema in einen großen Zusammenhang. Ihn interessiert zunächst, was Mitarbeiter an der Entfaltung hindert. Konkret geht es um CollaborationCollaboration. Der Forrester-Analyst beruft sich auf Erkenntnisse der Verhaltensforschung. Diese zeigen Nachteile klassischer Meetings auf: Mancher Mitarbeiter, obwohl fachlich kompetenter als der Rest der Gruppe, scheut sich grundsätzlich, vor anderen zu sprechen. Mancher ist zwar extrovertiert genug, kann sich aber mit seiner Fachterminologie nicht verständlich machen - und keiner will sich "die Blöße geben", nachzufragen. Andere mutmaßen, ihre Ansichten seien falsch, weil sie der - scheinbaren oder echten - Gruppenmeinung widersprechen. Alles zu Collaboration auf CIO.de
Von Schwarmintelligenz kann in solchen Fällen keine Rede sein. Unternehmen, die solche Mechanismen aufbrechen wollen, können sich Unterstützung aus der IT holen. Cecere spricht sich klar für virtuelle Teamarbeit aus.
Flipcharts, Whiteboards und Word-Dokumente schlecht brauchbar
Als Vorteile nennt er nicht nur das Vermeiden von Reisekosten und den üblichen Zeitverlust durch sinnfreies Geplänkel in Meetings. Ihm geht es vor allem auch darum, dass Inhalte, die auf Flipcharts und Whiteboards festgehalten oder per Word-Datei versendet werden, schwer nutzbar sind. Cecere sagt, viele Unternehmen arbeiteten noch mit Standard-Werkzeugen aus den 1980-er Jahren.
- Virtuelle Teams
In ihrer "Spotlight-Analyse: Virtuelle Teams benötigen eine starke Führung!" geben die Analysten von PAC 5 Tipps für das Führen virtueller Teams. Die Studie entstand mit Unterstützung mehrerer Unternemen, darunter Citrix. - 1. Strategiefrage
1. Setzen Sie die Verbesserung der Zusammenarbeit auf die strategische Agenda. Wer im Unternehmen optimale Rahmenbedingungen für die virtuelle Teamarbeit schaffen will, braucht das Commitment der Führungsriege. - 2. Vorbildfunktion
Leben Sie die Nutzung neuer Technologien vor. Der Einsatz neuer Technologien und der damit verbundene Change können Ängste und Bedenken bei den Mitarbeitern auslösen. Umso dringender sind Chefs in ihrer Vorbildfunktion gefragt. - 3. Vertrauen
Etablieren Sie eine Vertrauenskultur. Virtuelle Zusammenarbeit erfordert Vertrauen in die Mitarbeiter. Umgekehrt ausgedrückt: Führungskräfte müssen „ein gewisses Maß an Kontrolle abgeben“, wie die Studienautoren schreiben. - 4. Fingerspitzengefühl
Entwickeln Sie Fingerspitzengefühl: Die Analysten verhehlen nicht, dass die Führung virtueller Teams „enorme Herausforderungen“ mit sich bringt. Chefs sollen einerseits loslassen, dürfen auf der anderen Seite aber auch nicht den Faden zu den Mitarbeitern verlieren. Sie müssen Fingerspitzengefühl dafür entwickeln, welchen Bedarf an Führung welcher Mitarbeiter je nach Situation hat. - 5. Persönlicher Kontakt
Sehen Sie den Mitarbeitern in die Augen. „Zusammenarbeit funktioniert auch in virtuellen Teams nur, wenn sich die Mitarbeiter persönlich kennen und verstehen sowie sich innerhalb der Gruppe und von den Führungskräften respektiert und anerkannt fühlen“, mahnen die Analysten. Virtuelle Teams sollten sich also von Zeit zu Zeit persönlich treffen.
Besser geht es mit ToolsTools, die quasi als virtueller Teamraum fungieren. Allerdings müssen sie folgende Voraussetzungen erfüllen: Alles zu Tools auf CIO.de
Eine große Zahl an Mitarbeitern kann gleichzeitig oder zeitversetzt an Dokumenten oder Projekten arbeiten
Jeder Mitarbeiter kann von jedem Standort aus auf die Tools zugreifen
Jeder Kollege kann, aber keiner muss namentlich mitarbeiten, anonyme Anmerkungen sind erlaubt
Das Tool dokumentiert alle Arbeitssitzungen
Es enthält Funktionalitäten wie Grafiken und Tabellen sowie Votings
Solche Tools ermöglichen etwa introvertierten Mitarbeitern, ihr Wissen einzubringen. Leute, die sich für nicht sprachgewandt halten, haben genug Zeit, an ihren Äußerungen zu arbeiten. Das gilt beispielsweise auch für Kollegen, die nicht in ihrer Muttersprache arbeiten. Cecere ist davon überzeugt, dass virtuelle Zusammenarbeit daher bessere Ergebnisse hervorbringt.
Virtuelle Team-Sitzungen brauchen Disziplin und einen Moderator
Der Forrester-Analyst betont, dass auch virtuelle Team-Sitzungen strukturiert werden müssen. Sie brauchen mindestens einen Moderatoren. Dessen Aufgabe ist es beispielsweise, aus dem gesammelten Input konkrete Handlungsempfehlungen oder Vorschläge abzuleiten.
Soviel zu den Vorteilen. Cecere weiß auch um die Nachteile virtueller Teamarbeit. So erfordert diese geschulten Moderatoren. Die Software muss korrekt implementiert werden - möglicherweise an vielen verschiedenen Standorten mit ihren jeweiligen regionalen Besonderheiten - und die Anwender müssen bereit sein, damit zu arbeiten.
Berater erziehen ihre Kunden um
Hinter diesen Gedanken steht außerdem die Kulturfrage, so Cecere weiter. Hier könnten CIOs und andere Entscheider von Consultants lernen. Salopp gesagt, ist die Berater-Szene Ceceres Beobachtung nach gerade dabei, ihre Kunden umzuerziehen. Bisher gelte: Wer einen Berater bezahlt, will ihn auch täglich in der Firma sehen. Aus Sicht der Consultants sind es wohl vor allem die Reisekosten, die den Versuch eines Paradigmenwechsels treiben.
Der Forrester-Analyst will das Augenmerk auf zwei längerfristige Vorteile für die Unternehmen lenken. Erstens gewöhnt die Arbeit mit solchen Tools die Belegschaft an die Nutzung von Self-Services. Zweitens lassen sich über virtuelle Teamarbeit auch Äußerungen von Kunden des Unternehmens einbinden.