"Es ist ja ganz oft so, dass gute Ideen aus der Not heraus entstehen", berichtet Evelyn Loose, Referentin der Geschäftsführung über die Anfangsphase des Projekts. Die Klinikleitung habe großes Interesse gezeigt, den mühsam erfassten Datenbestand zu sichern und effizienter fortzuführen als mit den bisherigen Excel-Tabellen. Damit war der Grundstein für das Projekt "Elektronisches Vertragsmanagement" gelegt. Als Software-Lösung entschied sich das Klinikum für das Vertragsmanagement-Modul von Projektron BCS.

Mit einigen Ausnahmen wurden alle im Unternehmen geschlossenen Verträge erfasst, die nicht bereits in anderen Systemen (z.B. Einkauf oder Patientenverwaltung) abgebildet waren. Neben den Stammdaten (Vertragspartner, Kurzbeschreibung des Inhalts, Laufzeiten, Kündigungsfristen) wurden auch die Vertragswerke selbst eingescannt und als Dateianlage mit eingepflegt. So können Verträge jederzeit von berechtigten Personen abgerufen und eingesehen werden.

Schwierig war vor allem die Übernahme der Altdatenbestände in das neue Programm. Mittels Excel-Listen wurden die Stammdaten angelegt und somit ein großer Teil der Vertragsbeziehungen zu einem festgesetzten Stichtag erfasst. Diese Altdaten mussten in jedem einzelnen Fall von den Vertragsmanagern nachgepflegt und auf den neuesten Stand gebracht werden. "Ohne diese Arbeit wäre der Datenbestand jedoch von Anfang an nicht ausreichend gewesen, um die gesetzten Ziele zu erreichen", so Loose.

Zu Projektbeginn im Sommer 2006 kam es vor allem darauf an, mit dem Vertragsmanagement befasste Mitarbeiter und Führungskräfte vom Nutzen der elektronischen Variante zu überzeugen, so Loose. "Wie oft bei Neuerungen ist die Abwehr gegen neue Arbeitsschritte und eine neue Software erst einmal unterschwellig vorhanden." Dennoch rechnete sich die investierte Zeit in die Datenpflege, da zum Beispiel die aufwändige Suche nach Aktenordnern wegfiele. Verträge ließen sich jetzt problemlos per E-Mail verschicken.