Vorlagen für Excel-Tabellen nutzen

Art und Inhalt der Excel-Vorlagen

3. Welche fertigen Excel-Vorlagen gibt es?
Standardmäßig erscheint nach „Datei, Neu“ (Excel 2007: Office-Knopf, „Neu“) eine Auswahl an Vorlagen. Sie sind entweder bereits auf der Festplatte gespeichert oder liegen auf den Microsoft-Servern im Internet. Unter „Office Online“ finden Sie brauchbare Muster zu verschiedenen Kategorien, zum Beispiel Abrechnungen, Formulare, Listen, Kalender oder Zeitplaner. Die Mehrzahl der Vorlagen lässt sich auch mit älteren Programmversionen nutzen, oft schon ab Excel 97. Der kleinere Teil der Vorlagen besitzt das neuere XLTX-Format und setzt damit Excel 2007, das MS Office Compatibility Pack oder auch Open Office voraus.

Bei der Auswahl einer solchen Online-Vorlage arbeitet Excel 2007 direkt als Internet-Zugriffsprogramm, lädt und öffnet die gewählte Vorlage also automatisch. In älteren Versionen müssen Sie die Datei erst mit dem Internet-Browser bei Microsoft herunterladen und danach in Excel öffnen. Wenn Ihnen die Vorlage nützlich erscheint, können Sie sie mit „Speichern unter“ an der richtigen Stelle (siehe Tipp 1) ablegen. Kleiner Trick: Wählen Sie im „Speichern unter“-Fenster zunächst einen anderen Dateityp, und korrigieren Sie dann wieder zurück auf „Mustervorlage“. Dadurch wechselt Excel automatisch in den richtigen Ordner. Anspruchsvolle Vorlagen mit intelligenten Formeln und Makrofunktionen sind meist kostenpflichtig (siehe etwa www.vorlagen.de). Bei relativ preiswerten oder kostenlosen Sammlungen handelt es sich oft nur um Textmuster oder einfache Beispielrechnungen, die als Excel-Datei (XLS) vorliegen.

4. Was kann eine Vorlage alles speichern?
Eine Excel-Vorlage kann alles enthalten – von allgemeinen Programmoptionen (Symbolleisten, Gitternetzlinien, Spaltenüberschriften, Laufleisten, Zoomfaktor ...) über voreingestellten Text, Farben, Hintergrundbild und Formatierungen bis hin zu Formeln, Befehlsschaltflächen und Makros. Hier eine Reihe einfacher Beispiele:

Sicherungskopie und weitere Standardvorgaben: Standardmäßig legt Excel keine Sicherungskopie der Arbeitsmappen an. Bei Bedarf müssen Sie das für jede Datei einzeln einstellen: „Speichern unter, Extras, Allgemeine Optionen“. Speichern Sie hingegen eine „Mappe.xlt“ im XLStart-Ordner (siehe Tipp 1) mit der Option „Sicherungsdatei erstellen“, gilt dies fortan für alle neuen Standarddateien. Weitere Vorgaben, die Sie der „Mappe.xlt“ mitgeben können, sind Standardschrift, Zoomfaktor, ein farbiges Blattregister oder eine Standardfixierung der ersten Zeile und Spalte (dazu Zelle „B2“ markieren und in älterem Excel „Fenster, Fenster fixieren“ wählen, unter Excel 2007 „Ansicht, Fenster fixieren“).