Virtuelles Führen - 5 Tipps
Wie der Chef im Homeoffice führt
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1. Einheitliche Kommunikation
In dieser Kommunikation geht es darum, dass alle Beteiligten denselben Kanal benutzen. Dabei ist es unwichtig, für welchen Kanal Sie sich entscheiden. Sie können fortgeschrittene Tools wählen wie Slack, einen Dienst für kollaboratives Arbeitenkollaboratives Arbeiten, den Fernkonferenz-Dienst Zoom, oder auch einfachere wie WhatsApp. Passen Sie sich der vorhandenen Struktur an. Wenn Sie Vorlieben für einen Kanal haben sollten, Ihr Team aber einen anderen bevorzugt, dann ist es in der jetzigen Situation ratsam, den Lieblingskanal Ihres Teams zu wählen. Damit vermeiden Sie zusätzliche Reibungspunkte.
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Meine persönliche Empfehlung ist tatsächlich Slack, da Sie damit kostenlos viele Teammitglieder in einen Kanal hinzufügen können. Es ist übersichtlich, sehr intuitiv und auf allen mobilen Endgeräten verfügbar. Gegen einen geringen Aufpreis können Sie unendliche viele Nachrichten nutzen und, was das Beste daran ist, es ist nach Stichworten durchsuchbar.
- Google Meet
Google Meet ermöglicht web-basierte Video- und Telefonkonferenzen. In der ab Mai verfügbaren Gratisversion erlaubt der Dienst Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern mit einer Dauer von maximal 60 Minuten - diese Einschränkung tritt aber erst ab Oktober 2020 in Kraft. Wie die meisten Google-Dienste ist Meet für Google Chrome und andere Browser auf Chromium-Basis konzipiert und funktioniert hier ohne Plugins. Daneben sind mobile Anwendungen für Android und iOS verfügbar. - Facebook Messenger Rooms
Mit Messenger Rooms können Nutzer direkt von Messenger oder Facebook aus einen Konferenzraum einrichten und bis zu 20 - später 50 - Teilnehmer zu einem Videotelefonat einladen - auch wenn sie kein Facebook-Konto haben. Eine zeitliche Begrenzung gibt es nicht. Die Teilnahme ist via Smartphone oder PC über den Browser möglich und erfordert laut Facebook keine Downloads. Nutzer der Messenger-App haben allerdings Zugriff auf diverse AR-Effekte (z.B. Hasenohren) und neue KI-gestützte Funktionen wie immersive 360-Grad-Hintergründe und stimmungsvolle Beleuchtung. - Skype
Als wohl bekanntester VoIP-Dienst bietet Sype auch eine Reihe von Video-Chat- sowie Videokonferenz-Funktionen. Skype for Business wurde inzwischen von Microsoft durch die Teams-Plattform ersetzt. - Teams
Der Nachfolger von Lync und Skype for Business ist kein alleinstehendes Produkt, sondern ein Teil der Microsoft Office 365 Suite. Allerdings ist Teams kostenlos verfügbar und eignet sich mit bis zu 300 Mitgliedern für kleine Unternehmen. Auch Gastzugang sowie Einzel- und Gruppen-Videotelefonate, Bildschirmfreigabe sind an Bord. - Google Duo
Google Duo ist als kostenloses Videotelefonie-Tool in erster Linie für Privatanwender konzipiert. Die maximale Anzahl der Teilnehmer wurde in der Android- und iOS-App erst vor kurzem von acht auf zwölf Personen erhöht und soll laut Google weiter steigen. Duo steht als Web-Applikation für PC, Mac und Chromebook sowie als Mobile App für Android- und iOS-Geräte zur Verfügung. - Jitsi Meet
Eine einfach nutzbare Lösung für Videokonferenzen, die aber dennoch viele Funktionen anbietet, ist Jitsi Meet. Die kostenlose Lösung basiert auf dem offenen WebRTC-Standard und kann auf dem PC direkt und ohne Registrierung im Browser (Chrome) genutzt werden. Für Smartphones und Tablets stehen Apps (Android, iOS) bereit. - Whereby
Kostenlos für Videokonferenzen mit bis zu vier Teilnehmern ist der norwegische Dienst Whereby (früher appear.in). . Die Lösung ist WebRTC-basiert, das heißt, die Gäste können sich einfach und ohne Registrierung über den Browser zuschalten. Optional stehen Apps für Android und iOS zur Verfügung. - Tinychat
Nach erfolgter Registrierung bietet das kostenlose Tinychat die Möglichkeit schnell und bequem eine neue Video-Konfernez zu eröffnen. Hierzu muss lediglich einen neuer "Room" erstellt und die generierte URL an die Konferenzteilnehmer verschickt werden. - Lifesize
Lifesize bietet Unternehmen, die von der Coronavirus-Epidemie betroffen sind über einen Zeitraum von sechs Monaten kostenlose Lizenzen an. Meetings und Anrufdauer sind unbegrenzt - dabei steht die Lifesize-Lösung sowohl für Desktops, als auch für Mobilgeräte zur Verfügung. - Zoom
Zoom positioniert sich als einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen. Das Tool zeichnet sich in erster Linie durch die einfache Nutzung und ein attraktives Freemium-Angebot aus: Bereits mit der kostenlosen Version sind Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern möglich. - GoToMeeting
LogMeIn hat seine Videokonferenzsoftware GoToMeeting Ende 2019 komplett überarbeitet und neue Funktionen implementiert. Unter anderem funktioniert die Lösung nun im Browser via WebRTC sowie über Desktop- und Mobile-Apps. Die Abopläne beginnen bei 10,75 Euro pro Monat und Host für die Professional-Version. - WebEx
Cisco bietet WebEx im Zuge der Coronavirus-Pandemie bis auf weiteres kostenlos an. Zeitlich unbegrenzte Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern, HD-Video, Audio-Einwahl, persönlicher Konferenzraum, Bildschirmfreigabe auf Desktop- und Mobilgeräten, sowie 1GB Cloud-Speicher und Aufzeichnungen sind inklusive.
Beim Videokonferenz-Werkzeug Zoom haben Sie die Möglichkeit, dass Sie viele Menschen gleichzeitig in eine Videoschaltung bekommen. Das funktioniert auch auf Smartphones und bedarf keiner großen Installation im Vorwege. Wenn diese Möglichkeiten nicht funktionieren, können Sie immer noch auf WhatsApp oder die gute alte klassische Telefonkonferenz zurückgreifen. Die Hauptsache ist, dass Sie weiterhin regelmäßig in Kontakt stehen.
2. Feste Ergebnisse vereinbaren
Momentan muss fast jeder seine Kinder zu Hause betreuen. Ich zum Beispiel teile derzeit die Kinderbetreuung mit meiner Frau, die als Sonderpädagogin schulfrei hat und komplett zu Hause sein kann. Was können Sie von Ihren Mitarbeitern vor dem Hintergrund erwarten? Ihre Mitarbeiter können gar nicht volle acht Stunden ableisten. Feste Arbeitsergebnisse mit jedem einzelnen Mitarbeiter sind beim FührenFühren vom HomeofficeHomeoffice aus sinnvoller, als sie ihre Arbeitszeit absitzen zu lassen. Dabei rate ich von harten Ansagen mit festen Abgabeterminen und Uhrzeiten ab. Fragen Sie lieber, wann Sie mit dem Ergebnis rechnen können. Denn es kann sein, dass Ihre Mitarbeiter eher am Abend die Ruhe und Zeit für die Erfüllung der Arbeit finden - wenn die Kinder im Bett sind. Alles zu Führung auf CIO.de Alles zu Home Office auf CIO.de
3. Engpässe aus dem Weg räumen
Ihre wichtigste Aufgabe liegt jetzt darin, Engpässe aus dem Weg zu räumen. Ihre Mitarbeiter wissen besser als Sie, was sie zu tun haben. Wichtig ist, dass Sie Freiräume schaffen. Wenn beispielsweise die Technologie der Kommunikation im Wege steht, dann ist es Ihre Aufgabe, diese aus dem Weg zu räumen. Wenn es jetzt Hürden gibt, der Prozess nicht stimmt, die Infrastruktur gestört ist oder andere Mitarbeiter gerade im Weg stehen, dann ist es Ihre Aufgabe, diese Engpässe aufzulösen.
- Thomas Zimmerer, Interim Manager CIO/CDO
Für Zimmerer (derzeit für einen Konzern im Nahen Osten tätig) und sein Team ist insbesondere Microsoft Teams aktuell das Tool, das vor allem für Chat, Videokonferenzen, Shared Sessions am PC, Notebook, iPad und iPhone den ganzen Tag im Einsatz ist. - Thomas Zimmerer, Interim Manager CIO/CDO
Sein Tipp für geplante Tages-Workshops: Spaltet man diese in mehrere kleinere Videokonferenzen von 1-2 Stunden auf, ist dies sogar effektiver, da die Teilnehmer nicht so sehr ermüden und man zwischen den Terminen die Ergebnisse bereits einbauen kann. - Thomas Siekmann, VP IT & Digitalization Senvion Deutschland GmbH
Siekmann bietet den Senvion-Mitarbeitern im Homeoffice einen „doppelten“ Zugang zu den Ressourcen: Genutzt werden VPN-Zugänge und - parallel für viele Nutzer - VDIs auf Basis von VMWare. - Thomas Siekmann im Home Office
Er selbst setzt im Home-Office ebenfalls auf redundante Zugänge: Alle Geräte sind neben dem Wifi-Zugang auch LTE-fähig. - Dirk Altgassen, CIO bei der Etex Group
Neben der Office-365-basierten Arbeitsumgebung und diversen IT-Tools unterstützen Altgassen und sein Team das Business auch bei einem neuen „way of working“, wie zum Beispiel dem Aufsetzen „virtueller Kaffeeküchen“, in denen man sich zwischendurch trifft. - Dirk Altgassen im Home Office
Das Lieblings-Gadget des Etex-CIOs im Home Office ist sein „Jabra“. - Christian Ammer, CIO und Head of Digital Transformation bei der Kanzlei Noerr
Für Ammer hat sich im Homeoffice die Arbeit an zwei Rechnern am besten bewährt: Cloud-Tools und Remote-Apps wie Office 365 (vor allem Microsoft Teams), Dokumentenbearbeitung- und -Sharing (via Nextcloud) und den Großteil der Kommunikation (Audio und Video-Konferenzen) kann er über den eigenen Heim-PC durchführen. Über das Firmen-Notebook (per VPN oder mit Virtual Desktop) läuft nur noch ein Teil der Kommunikation via E-Mail/Outlook. - Christian Ammer im Home-Office
Sein Top-Tipp (neben einer 2-Geräte-Strategie): Audio möglichst nur per Freisprechung. Das macht die Dinge schneller, einfacher und unkomplizierter als mit Headsets und Kopfhörern zu hantieren.
Schaffen Sie Möglichkeiten für die Kommunikation und den Austausch und stellen Sie Ressourcen zur Verfügung. Wenn Sie eine Maus oder ein Laptop bestellen oder eine Softwarelizenz erwerben müssen, dann ist es jetzt gerade Ihr wichtigstes To-Do. Denn nur, wenn Ihr Team den Satz: "Ich kann nicht, weil..." komplett streichen kann, dann wissen Sie, dass Sie auf Linie sind.
4. Gemeinsam Spaß haben
Sie sind ein gutes Team, sie haben eine vorbildliche Teamkultur. Die müssen Sie auch weiterhin leben. Dass es auch online funktioniert, kann ich Ihnen versprechen. Ich habe seit Beginn der Corona-Krise mit verschiedenen Experten gesprochen und dabei eine Sache gelernt: Besonders die Unternehmen, die vorher schon viel digital gearbeitet haben, haben die kreativsten Ideen.
Einfaches Beispiel: eine virtuelle Küche, die die Gespräche unter Kollegen an der Kaffeemaschine ersetzt. Über den Tag verteilt können sich die Homeoffice-Mitarbeiter per Google Hangout oder Zoom-Call einwählen und Kollegen antreffen, die Kommunikationsbedarf haben. Ich gebe zu, ein online geführtes Gespräch kann nicht mit dem Kaffeeplausch in der realen Küche mithalten. Dennoch schaffen Online-Gespräche ein gewisses Gefühl der Zusammengehörigkeit.
Weitere Möglichkeiten sind kleine Wettbewerbe wie etwa eine Fitness-Challenge. Da erstellen Sie Videos und Beiträge, wozu jedes Mitglied seine Ergebnisse postet. Wenn Sie als Chef mit Beispiel vorangehen und 30 bis 50 oder gar 100 Liegestützen abreißen, dann hat das seinen Effekt. Solche Wettbewerbe stärken den Teamgeist und zeigen auf einfache Art, dass wir alle in einem Boot über den selben Teich schippern.
Von Unternehmerkollegen aus Berlin weiß ich, dass ihre Teams jetzt an Online-Konzerten teilnehmen. Gehen Sie doch mal mit dem gesamten Team auf ein Online Live-Konzert. Es gibt zudem Unternehmen, die ihre Mitarbeiter an digitalen Konferenzen oder Kursen teilhaben lassen. Warum nehmen Sie nicht an einer Online-Yogastunde mit der Kollegin teil oder lernen gemeinsam eine Fremdsprache? Alles Möglichkeiten, die bisher nicht genutzt wurden, aber ein enormes Potenzial haben, den Teamgeist zu stärken.
5. Neue Chance entdecken
Es gibt zurzeit viele negative Neuigkeiten und Veränderungen. Aus jeder Krise ergeben sich jedoch Möglichkeiten, wenn Sie offen für Neues sind. Beobachten Sie genau, und stellen Sie sich folgende Fragen: Welche Chancen haben Sie mit Ihrem Team oder Ihrer Abteilung? Welche MitarbeiterMitarbeiter haben gute Ideen und Anregungen und wie können Sie diese gemeinsam umsetzen? Wenn diese Maßnahmen mit Freude gepaart sind, dann haben sie einen Nährboden für innovative Veränderungen, die ohne diese Herausforderungen nie entstanden wären. Alles zu Personalführung auf CIO.de
Welche Mitarbeiter tun sich jetzt besonders hervor und übertreffen sogar Ihre Erwartungen? Welche Expertisen haben Sie im Team, die Sie vorher nicht genutzt oder nicht auf dem Radar hatten? Jetzt ist auch die Chance für Sie als Führungskraft da, um auszumisten und eingefahrene Prozesse in Frage zu stellen. Fokussieren Sie sich auch darauf, neue Geschäftsmöglichkeiten zu entdecken.
Beispielhaft finde ich die Flexibilität von Unternehmen, die die DigitalisierungDigitalisierung in der Krise schnell umgesetzt haben. Wie eine Musikschule, die ihre Schüler nun über den Fernkonferenz-Dienst Zoom unterrichtet. Der Unterricht ist damit zu einem Erlebnis für die ganze Familie zuhause geworden. Das erstaunliche ist, dass sich die Zahl der Kunden erhöht hat. Oder wie ein Friseursalon, der in der Krise einen Online-Kurs zum Thema "Haare färben - do it yourself" anbietet und nun neben seinen bestehenden Kunden eine zusätzliche Klientel anspricht. Aus meiner Sicht bestehen derzeit für jeden mehr Möglichkeiten als Einschränkungen, die Sie aktuell mit der Krise haben - sowohl intern als auch extern. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de