Wie ein PMO bei komplexen Projekten vermittelt

• Umfassende Vorabstudien und -kommunikation: Obwohl etliche Untersuchungen zeigen, dass die Vorteile umfangreicher Transformationsprojekte im Vorfeld sorgfältig zu ermitteln und zu kommunizieren sind, wird dieser Aspekt immer noch häufig vernachlässigt. Nur eine eindeutige Vorabtransparenz, was, wer, wie und warum verändert werden soll, kann von Beginn an die notwendige Unterstützung aller Beteiligten sicherstellen.

• Klare Projektstrukturen und Führung: Auch die Projektorganisation zur Erreichung der Ziele ist vorab eindeutig zu definieren. Dabei sind die Projektziele auf einzelne Workstreams und Personen herunterzubrechen. Allzu häufig werden Projekte dadurch zurückgeworfen, dass nicht alle notwendigen Unternehmensbereiche rechtzeitig eingebunden werden. Deren Ansprechpartner wehren sich dann häufig nicht ganz zu Unrecht, kurz vor der Erreichung wichtiger Meilensteine "ins kalte Wasser geworfen zu werden" und kurzfristig Verantwortung zu übernehmen. Zudem sollte die Projektführung ein klares "Committment" wesentlicher Workstreams und Beteiligter abverlangen - hier kann es sonst böse Überraschungen geben.

• Verständliche Implementierungsplanung: Die aus den Projektzielen resultierenden Aktivitäten müssen in einem zentralen Implementierungsplan zusammengeführt werden, um workstream-übergreifende Abhängigkeiten steuern und die gesamthafte Erreichung von Meilensteinen abschätzen und sicherstellen zu können. Viele Unternehmen verstricken sich hierbei in Details und sind nicht in der Lage, regelmäßig die wesentlichen Informationen zur adäquaten Projektsteuerung herauszuarbeiten.

Alle einbinden, deren Arbeitsumfeld sich ändert

• Einbindung des notwendigen Personals: Große IT-Transformationsprojekte sind nur erfolgreich, wenn gleich zu Beginn das richtige Personal eingebunden wird. Zum einen müssen dabei von vornherein die Personen involviert werden, die mit einer Veränderung ihres persönlichen Arbeitsumfeldes konfrontiert werden. Nur so kann ihre Veränderungsbereitschaft angemessen gesteuert werden. Zum anderen sind die Personen einzubinden, die das notwendige Know-how zur Durchführung des Projektes einbringen können. Zwischen beiden Gruppierungen gibt es meist Überschneidungsmomente, nichtsdestotrotz sollte nicht davor zurückgeschreckt werden, externes Personal mit zusätzlichem Wissen zu integrieren.

• Management der Geschwindigkeit: Einmal verlorene Zeit lässt sich erfahrungsgemäß nie wieder aufholen und ist meist schwierig im Unternehmen zu kommunizieren. Während Nachbesserungen bei der Qualität - abgesehen von signifikanten Verfehlungen - häufig "lautlos" eingeflochten werden können, sind zeitliche Verzögerungen häufig stärker sichtbar und können sich politisch unangenehmer auswirken.