Inkompetenzkompensationskompetenz
Wie Ihre IT kompetenter wird
Jeder IT-Entscheider will eine Abteilung leiten, die sich durch ihre Performanz, Präzision und Schnelligkeit auszeichnet. Unglücklicherweise werden die noblen Ziele jedoch regelmäßig von Underperformern untergraben. Mangelnde Kompetenz lässt sich allerdings oftmals gut und über längeren Zeitraum verbergen. Tritt sie dann unverblümt zu Tage, ist es dennoch ein schwieriges Unterfangen, sie zu beseitigen, ohne sich dabei zum neuen Erzfeind des gesamten Teams zu machen.
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Dabei ist es völlig egal, ob es sich nun um einen Mitarbeiter handelt, den Sie übernommen haben oder einen, der sich nach dem Vorstellungsgespräch als weit weniger fähig als zunächst angenommen erweist. Solche Mitarbeiter kämpfen in der IT-Abteilung nicht nur mit ihrer Rolle, sondern sind sich ihrer eigenen Limitierungen oft auch nicht bewusst beziehungsweise unfähig, diese überhaupt zu erkennen.
In einem solchen Fall ist, wie man in Bayern sagen würde, "Hopfen und Malz verloren". Das weiß auch Leon Adato, Chef-Geek beim Softwarehaus SolarWinds: "In einem solchen Fall können Sie nur eines tun: den betreffenden Mitarbeiter so schnell wie möglich aus seiner Rolle herausnehmen."
Mit Mitarbeitern umzugehen, die die Performance des Teams behindern, kann eine zeit- und energieraubende Aufgabe darstellen. Vorsichtiges Beobachten und taktische Beratung können Sie dennoch zu klugen Lösungen führen: Die folgenden sieben Schritte helfen Ihnen dabei, Performance-Einbrüche zu verhindern und ein IT-Team mit maximaler Kompetenz aufzustellen.
1. Problem identifizieren
Wenn ein Teammitglied sich wiederholt als unfähig erweist, eine ihm zugewiesene Aufgabe im vorgegebenen Zeitrahmen zu erfüllen, ist es wichtig, diesen Umstand ohne Umschweife direkt anzusprechen. Das setzt voraus, dass Sie sich als Entscheider in einer Position befinden, in der Sie schnell erkennen können, ob Probleme, Engstellen und Unsicherheiten durch bestimmte Mitarbeiter oder durch äußere Einflüsse entstehen.
Plötzlich auftretende Schwächen bei ansonsten gut geschulten und zuverlässigen Mitarbeitern könnten etwa darauf hindeuten, dass sich deren Rolle negativ verändert hat - beispielsweise, wenn der Mitarbeiter mit neuen Tools, einer anderen Programmiersprache oder einem neuen System arbeiten muss. Um schnell herauszufinden, ob ein Teammitglied zu wenig Kompetenz aufweist, hat Shayne Sherman, CEO bei TechLoris, seine eigene Verfahrensweise: "Weisen sie dem betreffenden Mitarbeiter eine Aufgabe zu, die er normalerweise leicht erfüllen können müsste. Zusätzlich holen Sie einen weiteren Kollegen zu Evaluierungszwecken ins Boot, von dessen Kompetenz Sie überzeugt sind. So finden Sie schnell heraus, wie es um die Skills des Betroffenen bestellt ist."
2. Problemursache finden
Als IT-Entscheider sollten Sie davon ausgehen können, dass Ihre Mitarbeiter mit einer positiven Grundeinstellung ans Werk gehen. Schließlich geht kaum ein IT-Spezialist zur Arbeit und denkt sich: "Mal sehen, wie ich den Laden heute gesprengt bekomme" - Fehler zu machen liegt eben in der menschlichen Natur.
Dabei ist es allerdings nicht immer so einfach, zwischen Menschen zu unterscheiden, die schlicht inkompetent sind und solchen, denen einfach nur eine Fähigkeit fehlt, um eine bestimmte Aufgabe lösen zu können. Sie sollten sich deshalb vor allem die Frage stellen, ob sich das betreffende Teammitglied überhaupt Mühe gibt, den Anforderungen gerecht zu werden. Inkompetenz manifestiert sich meist darin, dass Mitarbeiter für eine Position weder die richtige Arbeitseinstellung noch die richtige Verhaltensweise oder die nötigen Skills mitbringen.
Kommt es zu abrupten Negativveränderungen, ist es wahrscheinlich, dass diese durch externe Faktoren verursacht wurden. Etwa ein unzureichendes Arbeitsumfeld, beziehungsweise Arbeitsbedingungen: Mitarbeiter, die regelmäßig 12-Stunden-Schichten schieben, unterliegen naturgemäß einem höheren Risiko, Flüchtigkeitsfehler zu begehen.
Ein spezielles IT-Problem sieht an dieser Stelle David Johnson, CTO beim IT-Dienstleister Mulytic Labs: "Im IT-Umfeld erarbeitet man sich sein Standing durch den Umgang und das Wissen über Technologien. Wenn diese Technologien oder der Umgang mit ihnen sich wesentlich verändern, haben IT-Spezialisten niemanden, an den sie sich wenden können - dann bleibt oft nur die Fügung in die Inkompetenz."
- Klar definieren, wer jetzt was zu tun hat
Mit dem Change geraten Zuständigkeiten und Rollen ins Fließen. Von Tag Eins an muss jeder Mitarbeiter wissen, was er jetzt im Moment zu tun hat. Bis sich das ändert und eine neue Ansage kommt. - Die Aufgaben nur skizzieren
Wer seine Mitarbeiter mitgestalten lässt, erreicht mehr. Deshalb ist es ratsam, eine grobe Skizze des Veränderungsprojektes zu zeichnen und das Team Vorschläge zur Ausarbeitung machen zu lassen, als einen schon komplett ausgereiften Plan zu präsentieren. - Die Team-Perspektive einnehmen
Wie betrifft der Change die Team-Mitglieder, was bedeutet die Initiative aus ihrer Sicht – wer diese Perspektive einnimmt, hat die Mitarbeiter auf seiner Seite. - Erfahrungen teilen
Erfahrungen teilen: Soweit möglich, sollten Mitarbeiter an konkreten Aktivitäten wie etwa Besuchen beim Kunden teilnehmen. Je näher sie den Change miterleben, umso besser. - Fragen zulassen
Fragen, die aus dem Team kommen, dürfen nie als Widerstand gelten. Ganz im Gegenteil. Ein Chef, der Fragen zulässt und sie beantwortet, kann schneller Teilverantwortungen an die Mitarbeiter übertragen. - Die Wirtschaftlichkeit darstellen
Neben viel Kommunikation mit dem Team geht es auch darum, Metriken und Kennzahlen für das Veränderungsprojekt zu entwickeln und diese deutlich zu machen. - Wissen, wo der Fokus ist
Innerhalb eines Changes ist viel Kleinteiliges zu klären und zu organisieren. Der Fokus darf darüber nicht vergessen werden. Regelmäßige Treffen müssen sich immer wieder auf diesen Fokus beziehen, eindeutige Metriken müssen deutlich machen, wo das Team gerade steht. - Teilziele updaten
Nicht jeder Meilenstein wird so zu erreichen sein wie ursprünglich geplant. Es ist daher wichtig, gemeinsam mit dem Team Teilziele regelmäßig auf den aktuellen Stand zu bringen. - Sich abstimmen
Gemeinsame Kalender für das Veränderungsprojekt und gemeinsam entwickelte Guidelines, die die Prioritäten festlegen: Das sind gute Wege, um die Arbeit der einzelnen Team-Mitglieder immer wieder aufeinander abzustimmen. - Commitment organisieren
Wer übernimmt die Verantwortung wofür und wie regelt das Team, dass diese Verantwortlichkeiten auch konkret ausgeführt werden? Solche Fragen sind gemeinsam zu klären. Die einzelnen Mitarbeiter müssen wissen, welchen Teil sie übernehmen, und sie müssen konkret formulieren können, was sie dafür von ihrem Chef brauchen. - Den Change in seine Geschichte einbinden
Das Team muss wissen, an welche früheren Punkte im Unternehmen der jetzige Change anknüpft und welche zukünftige Richtung sich damit abzeichnet.
3. Evaluieren und korrigieren
Mitarbeiter, die zum ersten Mal einen Fehler begehen, sollten mit Nachsicht behandelt werden - ebenso wie Mitarbeiter, die zugeben, sich nicht genau auszukennen und Hilfe suchen. Ein Umfeld, dass es Ihren Mitarbeitern erlaubt, Probleme anzusprechen, ohne mit negativen Folgen rechnen zu müssen, ist die beste Verteidigung gegen die teaminterne Ausbreitung von Inkompetenz.
Daneben empfiehlt es sich, IT-Mitarbeiter mit Aufgaben zu betreuen, für die sie sich entweder bereits als kompetent erweisen haben oder für die sie ausreichend geschult wurden. Ist das nicht möglich, sollte ein entsprechender Coach unter den Kollegen zugewiesen werden, der bei Fragen und Problemen unterstützen kann.
Der Schlüssel zu guter Mitarbeiter-Performance liegt ganz generell in der Zielerreichung - diese Ziele sollten also so konkret wie möglich ausformuliert werden. Dabei kann es hilfreich sein, die Teammitglieder mit einzubeziehen, wie Mikhail Papovsky, CEO bei Massaro Consulting weiß: "Wenn Teammitglieder ihre eigenen Ziele definieren, fühlt es eher wie 'commitment' und nicht wie Zwang an."
4. Kommunikation forcieren
Um ein teaminternes Kompetenzproblem aus der Welt zu schaffen, ist ein Vier-Augen-Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter unumgänglich. Im Rahmen dieses Gesprächs sollten Sie als IT-Entscheider mit dem Mitarbeiter darüber sprechen, in welchen Bereichen er sich verbessern muss und mit ihm eine Einigung in Bezug auf bestimmte Ziele und Meilensteine erzielen. Dabei sollten Sie daran denken, dass der perfekte Mitarbeiter nicht existiert.
Wenn das Knowhow eines Mitarbeiters nicht zu seinem Verhalten passt, sollten Sie außerdem etwas gezielter nachfragen, ob eventuell andere Probleme ursächlich sind, weiß Alan Zucker von Project Management Essentials aus Erfahrung: "Verminderte Arbeitsqualität kann auch mit einer Erkrankung von Familienangehörigen, finanziellen Problemen oder anderen Schwierigkeiten im familiären beziehungsweise privaten Umfeld zusammenhängen. Bieten Sie in einem solchen Fall ihre Hilfe an."
- Zwischendurch Luft schnappen
Da kann es schon für mehr Energie sorgen, zwischendurch kurz an die frische Luft zu gehen. Vielleicht lässt sich ein Meeting nach draußen verlegen. - Ein Kaffee zwischendurch
Wer keinen Kicker oder Sportangebote im Büro vorfindet, dem hilft vielleicht eine kurze Kaffeepause mit Kollegen, um anschließend motiviert und mit neuen Ideen an die Arbeit zu gehen. - Verabredungen am Feierabend
Wer tagsüber im Büro vom Biergartenbesuch träumt, sollte ihn für abends fest einplanen und sich mit Kollegen oder im Freundeskreis verabreden. Die Aussicht auf eine schöne Verabredung motiviert für den Tag. - Ablenkung mit Kollegen
Wer sich kurz mit Kollegen ablenkt - zum Beispiel am Tischkicker - ist danach oft motivierter. - Weg vom Schreibtisch
Besonders bei größeren Arbeitgebern gehören Sport- und Entspannugsangebote genauso dazu wie die Kantine. Sie helfen, danach ausgeglichener und motivierter an den Schreibtisch zurückzukehren. - Entspannung am Schreibtisch
Manchmal muss man für mehr Entspannung den Schreibtisch auch gar nicht verlassen: zum Beispiel für eine kurze Meditation oder wenn der Arbeitgeber einen Massagedienst anbietet. - Entspannung im Sitzen
Mancher entspannt auch lieber allein für einige Minuten und findet in einer Sitzsack- oder Sofaecke Erholung und Motivation für neue Aufgaben. - Eiskalte Motivation
Auch die Aussicht auf ein Eis in der Mittagspause oder nach Feierabend kann die Motivation steigern. - Motivation am Nullpunkt
Gerade wenn es draußen wärmer wird, leidet häufig die Motivation der Mitarbeiter, die gedanklich schon die Füße im Badesee baumeln lassen.
5. Dominoeffekt verhindern
Inkompetenz kann sich ähnlich wie ein Virus ausbreiten - es ist die Aufgabe des (IT-)Managements, entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. Schließlich kann die Moral des gesamten Teams erheblich unter der Inkompetenz eines einzelnen Mitglieds leiden. Bekommen die anderen Teammitglieder nämlich mit, dass es vollkommen in Ordnung ist, nicht zu performen, könnten sie ihre Motivation verlieren. Es empfiehlt sich also, den Underperformer aus dem Team zu nehmen.
Nicht zuletzt kann sich Inkompetenz auch verbreiten, wenn sie unwissentlich auftritt und deshalb weitergegeben wird. Schließlich verbreitet sich Desinformation am schnellsten, wenn Sie glaubhaft transportiert wird. Sie sind deshalb gut damit beraten, solche Vorgänge bereits möglichst im Keim zu ersticken.
6. Kompetenzkultur schaffen
IT-Entscheider sollten ein Umfeld gewährleisten, das von vertrauensvoller Zusammenarbeit geprägt ist. Nur so können fähige Mitarbeiter gemeinsam Lösungen für komplexe Problemstellungen erarbeiten. Agile Methoden zur Softwareentwicklung sind unter anderem genau deswegen so erfolgreich, weil sie eine Umgebung schaffen, die die kreative Energie aller Teammitglieder fördert.
Eine Kompetenzkultur sorgt dafür, dass jedes Teammitglied stolz auf seine Arbeit ist und offen und ehrlich über negative Effekte und Probleme kommuniziert. Eine transparente, selbstreflektierte Herangehensweise ist auf lange Sicht auch für jedes Unternehmen der Garant für Erfolg.
7. Bitte weitermachen
Rufen Sie sich immer wieder in Erinnerung, dass jeder Mensch ab und an zum Opfer von Inkompetenz wird - auch Führungskräfte. Eine regelmäßige und systematische Analyse der Arbeit Ihrer Mitarbeiter ist der beste Weg, um verbesserungswürdige Verhaltensmuster zu identifizieren - je früher solche Muster auffallen, desto besser. (fm)
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.