Risiko-Management
Wie man Risiken in Projekten verwaltet
Das richtige Team auswählen
Bereits bei der Zusammenstellung des Projektteams lasen sich Risiken minimieren. Das geschieht dadurch, dass unterschiedliche Persönlichkeitsprofile im Team sind. Im Idealfall enthält ein Team die folgenden:
Der Genaue achtet auf Details, arbeitet gewissenhaft, analytisch und ausdauernd.
Der Survivor hat das Ziel immer im Blick. Auch durch Rückschläge wird er nicht davon abgebracht. In schwierigen Situationen weiß er das Team zu motivieren und schnelle Entscheidungen zu treffen.
Der Kreative vermittelt andere Sichtweisen auf Probleme und neuen Lösungen.
Der Vernetzer kennt die Ansprechpartner im Unternehmen und ist geübt in der projektentscheidenden Kommunikation.
Der Objektive kann das Kernteam ergänzen und zur Qualitätssicherung beitragen. Er sollte aber nicht behindernd wirken, wie es den Projektauditoren nachgesagt wird. Vielmehr übernimmt er die Rolle eines Coaches, der Sachverhalte hinterfragt und zugleich motivierend wirkt. Dazu braucht er sowohl großes Fach-Knowhow als auch Methodenwissen.
Laufend Tansparenz verschaffen
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Während des Projekts ist die Transparenz im Controlling wichtig. Sie wird durch realistisches Reporting geschaffen. Das Steering Board muss mitbekommen, wenn mit dem Projekt etwas im Argen liegt. Die Darstellung des Status durch eine grüne Ampel oder Gantt-Diagramme hat sich vielfach als nicht ausreichend herausgestellt.
Der Projektleiter sollte sich genau überlegen, welche Informationen er benötigt, um klar zu sehen, wie es um kritische Projektlieferungen steht und welche Information an den Auftraggeber kommuniziert wird. Aufgabenpakete sollten dabei funktional abgegrenzt werden und in einem überschaubaren Zeithorizont zu bearbeiten sein. Dieses Vorgehen reduziert die Komplexität und führt zu einem transparenten Reporting über den Fortschritt.
Agile Methoden einführen
Um Risiken im Bereich der Produktqualität zu verringern, ist es in diesem Zusammenhang vor allem nötig, die Nutzer oder deren Vertreter rechtzeitig einzubinden. Dabei sollte das Anwender-Okay Teil des Reporting sein. Dadurch können eventuelle Fehlentwicklungen rechtzeitig erkannt und Änderungen zeitnah eingeleitet werden.
Den Projektbeteiligten sollte ein regelmäßiges Kommunikationsforum gegeben werden, über das sie kritische Informationen austauschen können. Die Wahrnehmung von Fortschritt und Hindernissen sind dabei auch ein wichtiger Faktor.
Wir konnten in unseren Projekten gute Erfahrungen mit der Nutzung agiler Methoden sammeln. Es lassen sich aber durchaus auch nur Teile davon verwenden, beispielsweise eine regelmäßige kurze, morgendliche Abstimmung, die sich am Vorbild des "Daily ScrumScrum" orientiert. Alles zu Scrum auf CIO.de