Wie Sie PDF-Dateien gratis selbst schreiben

PDF-Dateien herstellen

Open Office:
Benutzer von Open Office haben es besonders gut. Die Funktion zum Erstellen von PDF-Dateien ist in alle Komponenten des kostenlosen Office-Pakets integriert. Über "Datei, Exportieren als PDF" lassen sich Dokumente im PDF-Format in verschiedenen Auflösungen und Qualitätsstufen speichern. Die Hyperlinks können auf Internet-adressen verweisen oder auf andere Bereiche innerhalb der Datei. Außerdem werden beim Export die Notizen und Lesezeichen der Original- in die PDF-Datei übernommen. Auf der Registerkarte "Anfangsdarstellung" legen Sie fest, ob beispielsweise längere PDF-Dateien in einem Anzeigeprogramm als Einzel- oder Doppelseiten geöffnet werden sollen. Auch eine Vergrößerung sowie eine Anpassung an die Fensterbreite des PDF-Anzeigeprogramms stellen Sie hier ein. Weitere Anzeigeoptionen wie "Im Vollbildmodus öffnen" und "Alle Lesezeichenebenen" aktivieren Sie auf der Registerkarte "Benutzeroberfläche". Open Office kann den PDF-Export auch mit einem Passwort vor unbefugtem Öffnen schützen und das Kopieren von Inhalten oder den Ausdruck unterbinden.

MS Office 2007 und 2010:
Erst in das neue Office 2010 hat Microsoft eine PDF-Export-Funktion eingebaut. Über die Menübefehle "Datei, Speichern und Senden" gelangen Sie zu den entsprechenden Funktionen. Wählen Sie hier unter „Dateitypen“ den Eintrag „PDF/XPS-Dokument erstellen“. Die im folgenden Fenster angebotenen Optionen sind weniger umfangreich als bei Open Office. Zumindest ein Passwortschutz lässt sich aber einschalten. Nutzer von Office 2007 können die PDF-Funktion nachrüsten. Das geht über die Erweiterung Speichern unter - PDF oder XPS. Nach der Installation lassen sich in Word, Excel, Powerpoint und weiteren Microsoft-Office-Programmen geöffnete Dateien im PDF-Format speichern. Beim PDF-Export können Sie zwischen zwei Qualitätsstufen wählen: "Standard" und "Minimale Größe".

PDF Creator:
Für Programme ohne direkte PDF-Ausgabe empfiehlt sich der PDF Creator. Er steht nach der Installation als PDF-Drucker bereit, auf Wunsch sogar als zentraler Netzwerkdrucker für mehrere Nutzer. Dadurch können Sie aus jeder beliebigen Software heraus PDF-Dateien erzeugen. Wenn etwa in einer älteren Office-Version, im Windows-Textprogramm Wordpad oder einem Internet-Browser eine PDF-Datei erstellt werden soll, wählen Sie einfach die Menübefehle "Datei, Drucken" und als Drucker den "PDF Creator". Im folgenden Fenster können Sie die PDF-Standardvorgaben mit „Speichern“ übernehmen oder nach einem Klick auf "Einstellungen" beispielsweise Qualität, Komprimierung, Speicherort, Passwort und Rechte individuell festlegen. Einmal getroffene Einstellungen lassen sich als Profil sichern und für weitere Druckaufträge anwenden. Haben Sie die Unterstützung für den Windows-Explorer mitinstalliert, sehen Sie nach einem rechten Mausklick auf PDF-Dateien den Befehl "Erzeuge Bild- und PDF-Dateien mit PDF-Creator". Ohne Umweg über das jeweilige Programm können Sie dann aus vorhandenen Dateien neue PDFs erzeugen.

Scan2PDF:
Mit Scan2PDF lassen sich eingescannte Vorlagen direkt als PDF-Datei speichern. Nach der Installation und dem ersten Start stellen Sie das Programm unter "Options" auf die deutsche Sprache um. Legen Sie dann eine Vorlage in Ihren Scanner ein, und klicken Sie auf das Scanner-Symbol in der Werkzeugleiste von Scan2PDF. Nach der Auswahl des Scanners beginnt das Einlesen der Vorlage. Ist der Vorgang beendet, wird das Scan-Ergebnis im Programmfenster angezeigt. Speichern Sie die neue PDF-Datei mit einem Klick auf das Disketten-Symbol. Die Qualität der PDF-Datei stellen Sie ebenfalls unter "Optionen" ein.