E-Mail effizienter nutzen und verwalten
Die besten Tools für Outlook & Co.
15.03.2012
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.
Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
Egal ob Sie Outlook, Thunderbird oder ein anderes E-Mail-Programm verwenden - es gibt immer Verbesserungspotenzial. Wir stellen die besten Tools für Ihre "Poststelle" vor.
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Auch wenn die Apologeten der sozialen MedienMedien immer wieder behaupten, dass die E-Mail tot sei und "kein Mensch" und schon überhaupt kein professionelle Anwender sie noch brauchen würde, sieht die Wirklichkeit doch ganz anders aus: E-Mail-Programme gehören zu den Anwendungen, die auf fast allen PC-Systemen am häufigsten eingesetzt werden. Entsprechend ausgereift sind die entsprechenden Programme wie Outlook und Thunderbird, die auf den unterschiedlichen Plattformen zum Einsatz kommen. Doch auch Gutes, Bewährtes kann noch besser werden, wie unser Überblick über die besten und praktischsten ToolsTools für die E-Mail zeigt. Alles zu Tools auf CIO.de Top-Firmen der Branche Medien
- Nicht einfach zu finden
Zwar liefert Microsoft das Werkzeug „ScanPST“ bei allen Outlook-Versionen seit Office 2000 mit, versteckt es aber immer wieder an anderer Stelle auf dem System. - Einfache, sehr stringente Bedienung
Das Werkzeug "ScanPST" findet in der Regel automatisch den Pfad zur richtigen PST-Datei und startet dann nach dem „OK“ die Überprüfung/Reparatur ebenso automatisch. - Das Programm „OutlookAttachView“ beim Start
Die Freeware ist flexibel genug, um auch mit mehreren Outlook-Profilen zusammenzuarbeiten. Zudem kann der Anwender gleich beim Start den Zeitraum der Suche einschränken. - Der richtige Anhang wurde gefunden
Danach kann der Nutzer nun mit Hilfe von „OutlookAttachView“ entscheiden, ob er das Attachment kopieren, weiterverarbeiten oder nur anschauen möchte. - Welche Dubletten „verstopfen“ den Posteingang?
Das Programm MODupRemover durchsucht die verschiedenen Outlook-Ordner nach doppelten Dateien und bietet sie dann zum Löschen an. - Die Auswahl entscheidet darüber, wie lange der Suchlauf dauert
Wenn ein Anwender hier alle Ordner von Outlook durchsuchen lässt, kann das schon etwas Zeit in Anspruch nehmen. - Zunächst etwas verwirrend
Die Anzeige von MODupRemover erschließt sich dem Anwender nicht auf den ersten Blick – da die Lösung aber alle gelöschten Dateien nur in den Outlook-Papierkorb schiebt, hat der Anwender immer noch das „letzte Wort“. - Nach der Installation des SPAMfighters
Der Anwender wird deutlich darauf hingewiesen, dass er diese Pro-Version nur eine gewisse Zeit nutzen kann – allerdings sind die Funktionen der Standardversion für die meisten Privatanwender durchaus ausreichend. - Enge Integration
Einer der großen Vorteile der SPAMfighter-Software besteht darin, dass sie sich nahtlos in die E-Mail-Anwendungen wie hier den Mozilla Thunderbird einfügt und damit dem Anwender die Arbeit erleichtert. - Eine sehr gute Möglichkeit, das Spam-Aufkommen in der eigenen Mail einzuschränken
Der SPAMfighter erlaubt es, die eingehenden Nachrichten nach der jeweiligen Sprache zu selektieren und entsprechend zu sperren. - Fehlt ansonsten beim Mozilla Thunderbird
Mit dem Add-on Lightning steht auch für dieses Mail-Programm eine Möglichkeit zur Verfügung, die eine Verwaltung von Terminen erlaubt. - Gute gelungene Integration
Obwohl sich das Lighting-Add-on noch in der ersten Version befindet, bietet es dem Anwender schon die meisten Funktionen, die er von einer Terminverwaltung (hier das Einladen zu Terminen) erwartet. - Die MailStore-Anwendung zeigt sich bereits während der Installation flexibel
Sie kann als portable Version auch in einem beliebigen Ordner auf dem System installiert werden. - Archivierung mit sehr vielen Möglichkeiten
Mit Hilfe des MailStore-Programm können Anwender Sicherungen von ganz unterschiedlichen Mail-Programmen und –Profilen anlegen – sie sind dabei nicht auf ein Mail-Konto beschränkt. - Ein weiterer Vorteil einer ordentlichen Archivierung
Mit Hilfe der im Programm integrierten Suchmöglichkeiten lassen sich so auch bestimmte Nachrichten und Anhänge schnell innerhalb der Archive wiederfinden. - MailCheck2 macht bei der Installation zunächst einen sehr unspektakulären Eindruck
Hier muss der Anwender zunächst die Daten seiner Mail-Provider eintragen – das Programm kennt aber POP3- und IMAP-Server der gängigen Provider automatisch. - Zusätzlicher Tool-Tipp
Die Anwendung MailCheck2 kann so konfiguriert werden, dass sie dem Nutzer in der Tool-Leiste einen Überblick über die auf den verschiedenen Konten eingegangenen Mail-Nachrichten bietet. - Die Nachrichten werden im Programm MailCheck2 lediglich im Textformat angezeigt
Da so keine aktiven Inhalte übertragen werden, ist eine große Gefahr von Angriffen über E-Mail-Nachrichten gebannt.