Alles eine Frage des Klimas
In 10 Schritten zum erfolgreichen Meeting
Wenn Menschen sich zu einer Besprechung treffen, geht es vordergründig immer um die Sache. Die Kommunikation um das Sachthema wird aber stark von der emotionalen Beziehungsebene beeinflusst. Kommunikationsmodelle beruhen auf der Annahme, dass das Verhältnis zwischen Sach- und Beziehungskomponenten einem Eisberg gleicht: während etwa 20 Prozent in der Sachebene unmittelbar sichtbar sind, befinden sich die restlichen 80 Prozent im unsichtbaren Beziehungsbereich. Diesen sollte man aber berücksichtigen, wenn das Meeting erfolgreich verlaufen soll. Dazu zehn Tipps:
1. Themen: Beschränkung auf das Wesentliche.
Ob Routine-Meeting oder Einzelkonferenz: die Versuchung ist groß, eine Vielzahl von Themen abzuhandeln und in die Komplexitätsfalle zu laufen. Dann nimmt die Konzentration der Teilnehmer im Besprechungsverlauf rapide ab, und spätestens bei der Zusammenfassung von Ergebnissen ist der Wald vor lauter Bäumen nicht mehr erkennbar.
- Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs. - 1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen. - 2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an. - 3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss. - 4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt. - 5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten. - 6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang. - 7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung. - 8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können. - 9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt. - 10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.
Besser ist es, die Agenda nach der KISS-Methode (keep ist simple and stupid) zu strukturieren: Auf Begrüßung und Vorstellung folgen Themenblock, Zusammenfassung und weiteres Vorgehen, wobei der Themenblock möglichst wenige Einzelthemen enthalten sollte. Erfordert die Vielschichtigkeit der Thematik tiefe Untergliederungen, können Unterpunkte in Vorbesprechungen abgehandelt werden. Für unproblematische Einzelfragen eignen sich auch Einzelgespräche.
2. Teilnehmer: Alle Akteure an einen Tisch
Gerade schwierige Situationen mit unterschiedlichen Interessenlagen laden dazu ein, sukzessive vorzugehen und zunächst mit einigen der Stakeholder zu konferieren. Die Gefahr: später Beteiligte fühlen sich zurückgesetzt und boykottieren vielleicht Ergebnisse der nachfolgenden gemeinsamen Besprechung. Um dennoch Vorgespräche führen zu können, bietet sich die Vorbereitungsphase an. Im Rahmen der Terminabstimmung, der Empfehlung zur Anreise oder der Unterstützung bei der Hotelbuchung ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zum Gedankenaustausch - sei es direkt oder über die Sekretariate.
3. Medien: Je wichtiger, desto persönlicher
Reisen kosten Zeit und Geld, daher können Besprechungen über moderne Medien wie Konferenztelefone, Videokonferenzen oder Online-Meetings organisiert werden. Für Routine-Meetings zwischen bekannten Akteuren eignen sich diese Medien hervorragend. Für Kick-offs, Krisengespräche oder Entscheidungsfindungen mit großer Tragweite ist der persönliche Kontakt ein Muss.