In 10 Schritten zum erfolgreichen Meeting

4. Termin: Die Dauer des Meetings eingrenzen

Ist im Routine-Meeting mit ausschweifenden Erläuterungen zu rechnen? Lässt die Strategie-Konferenz eine schmerzhafte Entscheidung erwarten? Dann bietet sich ein Zeit-Management an, das die alltäglichen Lebensgewohnheiten nutzt: zur Mittagszeit geht es zum Essen, der Berufsverkehr läutet den Feierabend ein und sorgt damit für Unruhe im Besprechungsraum. Situationsgerecht eingeplant, können diese Leitplanken die Besprechungsdauer sinnvoll begrenzen oder eine passende Zäsur erlauben.

5. Vorbereitung: Situation der Teilnehmer berücksichtigen

Die Besprechungsvorbereitung beginnt mit den Einladungen. Innerhalb des Unternehmens können Online-Kalender vielleicht zur effizienten Terminfindung dienen, ansonsten ist die Einladung die erste Möglichkeit, mit den geplanten Teilnehmern in Kontakt zu treten. Der erste Eindruck zählt, selbst wenn sich die Akteure schon aus anderem Zusammenhang kennen. Dabei zeigen schon kleine Gesten große Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten, ist der Sitzungszeitraum für alle Teilnehmer akzeptabel und mit der Anreise "kompatibel"?

6. Begrüßung beginnt am Empfang

Die Begrüßung beginnt nicht im Sitzungsraum, sondern bereits auf dem Weg dorthin. Sprechen sie die Teilnehmer bereits am Empfang mit deren Namen an und weisen Sie Ihnen den Weg zum Besprechungsraum.