9 Ratschläge für Outsourcing-Verträge

Zehn bis zwanzig Aktenordner füllt ein gut ausgearbeiteter Outsourcing-Vertrag, wenn man ihn ausdruckt. Weil er bis in die hinterste Ecke erklärt, was wer wann zu tun hat. So sieht für den IT-Rechtsexperten Thomas Jansen der Idealfall aus - doch der ist ihm in seinen 16 Berufsjahren zu selten begegnet.

"Es ist oft einfacher, einen Pudding an die Wand zu nageln als aus den Beschreibungen der Anbieter herauszulesen, wer wann was schuldet und zu welchem Preis", sagt der promovierte Jurist, der das Münchner Büro der internationalen Wirtschaftssozietät DLA Piper leitet. Das kann teuer enden, vor allem für den Anwender. Jansen rät deswegen sowohl Anbietern als auch Anwendern dringend, alle wesentlichen Aspekte eines Outsourcing-Vertrages, insbesondere den Leistungsumfang, das Monitoring und Szenarien für den Ernstfall vertraglich genau festzulegen.

"Zu häufig eine Bauchentscheidung"

1. Die Ausschreibung: So konkret wie möglich muss die Ausschreibung die Anforderungen und Ziele eines IT-Projektes beschreiben, und glasklar verständlich. Das zwinge die Anbieter, ein ebenfalls schon sehr detailliertes Angebot zu schreiben. Voraussetzung ist: Die Projektverantwortlichen müssen sich darüber klar werden, "welche Leistungen aus technischer, prozessökonomischer und wirtschaftlicher Sicht bezogen werden sollen, um betriebliche Prozesse zu beschleunigen, deren Qualität zu verbessern oder ökonomischer zu gestalten".

2. Den richtigen Partner finden: Die Wahl des Anbieters ist für den Juristen Jansen zu "häufig eine Bauchentscheidung". Ist er überhaupt der richtige, kann er die Leistungen tatsächlich stemmen? Die eigenen Anforderungen mit den Möglichkeiten und Angeboten verschiedener Anbieters zu matchen, etwa mithilfe eines entsprechenden Software-Tools, dafür sollte der Projektplan genügend Zeit einräumen - bei großen Projekten auch Monate. Wichtig ist, dass der Anwender weiß, was er will und dies auch in einem entsprechenden Lastenheft definiert hat. Die vom Anbieter erstellte Leistungsbeschreibung sollte die Anforderungen des Lastenheftes widerspiegeln.

Von der IT über die Finanzleute bis zu den Hausjuristen sollten alle Projektbeteiligten in die Entscheidungsfindung eingebunden sein. Wichtig ist es, in dieser Zeit offen mit dem Anbieter zu kommunizieren - und genau hinzuhören. Beantwortet er alle Fragen? Bessert er bei Unklarheiten nach und versteht er wirklich, was gewünscht ist?