Die Arbeit an digitalen Daten und Dokumenten mit unterschiedlichen Endgeräten gehört für immer mehr Anwender zum Büroalltag. Dabei spielen vor allem mobile Endgeräte wie Laptops, Tablet-PCs und SmartphonesSmartphones eine wichtige Rolle. Für viele FreiberuflerFreiberufler kommt hinzu, dass sie oft an unterschiedlichen stationären Arbeitsplätzen bei verschiedenen Auftraggebern arbeiten. Eine zentrale Herausforderung dabei lautet: „Wie schaffe ich es, immer auf alle jeweils benötigten Daten sofortigen Zugriff zu haben?“ Alles zu Freiberufler auf CIO.de Alles zu Smartphones auf CIO.de

Die Antwort liefern Cloud-Speicher

Cloud-basierte Speicherdienste liefern einfache Antworten auf diese zentrale Fragestellung. Was vor wenigen Jahren mit Dropbox als „exotischem“ Angebot begann, hat sich heute als einer der verbreitetsten Cloud-Services etabliert. Daran ändern auch die berechtigten Diskussionen über die Sicherheit der Daten im Internet wenig. Denn wer sich an die rechtlichen Vorschriften hält, ist zumindest juristisch auf der sicheren Seite – selbst wenn es insbesondere für die staatlichen Geheimdienste immer Möglichkeiten gibt, auch die besten Schutzmechanismen zu umgehen. Zudem darf man natürlich in Zusammenhang mit Cloud-Speichern das Thema Wirtschafts-Spionage nicht vergessen. Dagegen hilft aber die sorgsame Verschlüsselung der auf dem Cloud-Speicher abgelegten Daten.

Abgesehen davon arbeiten die Anbieter laufend an der Verbesserung von Sicherheit und Verfügbarkeit der Systeme, um ihrer Wettbewerbsposition langfristig zu sichern. Dass dazu auch die Bereitstellung von Rechenzentrumskapazität auf deutschem oder zumindest europäischem Boden gehört, um die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes zum Umgang mit personenbezogenen Daten zu erfüllen, haben viele Anbieter inzwischen erkannt.

Vertragliche Details genau regeln

Allerdings ist es Sache des Anwenders, Transparenz der Angebote zu fordern und sich nicht mit unverbindlichen Zusagen zufrieden zu geben, sondern auf schriftlichen Vereinbarungen zu bestehen. Darin sollten sowohl der Speicherstandort als auch die eingesetzten Verschlüsselungstechnologien, aktuelle Sicherheitszertifikate sowie das vereinbarte Service-Level inklusive der Reaktionszeiten im Falle eines Ausfalls dokumentiert sein.

Komfort und Leistungsfähigkeit

Sicherheit ist ein wichtiges, aber bei weitem nicht das einzige Auswahlkriterium für Speicherdienste. Hinzu kommen Aspekte wie eine möglichst komfortable Synchronisation der Daten und ihre Offline-Verfügbarkeit auf unterschiedlichen Endgeräten. Auch die Unterstützung der Online-Zusammenarbeit spielt für immer mehr Benutzer eine Rolle. Dabei geht es unter anderem um die Möglichkeit, Dateien und Dokumente von mehreren räumlich getrennten Benutzern bearbeiten zu lassen, so dass alle Änderungen nachvollziehbar und gegebenenfalls auch wieder rückgängig zu machen sind. Die Skalierbarkeit des verfügbaren Speichers und der anfallenden Kosten entsprechend dem eigenen Datenaufkommen schließlich ist ein weiteres Auswahlkriterium. Hier unterscheiden sich die Angebote teilweise beträchtlich. Was zum eigenen Unternehmen am besten passt, lässt sich letztlich immer im praktischen Test am einfachsten und zuverlässigsten herausfinden.