4. Auf korrekte Lizenzierung achten: Dieser Punkt sei "wohl einer der schwierigsten im gesamten Lizenzmanagement-Prozess", schreiben die Berater von Aagon. Die hohe Kunst bestehe darin, die "für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen". Das sei nicht immer die Billigste. Dazu zwei Beispiele: Für MicrosoftMicrosoft Exchange gibt es Lizenzen auf Benutzer-Basis oder Gerätebasis. Wählt ein Unternehmen die Gerätebasis und will dann zusätzlich auch per Smartphone auf Exchange zugreifen, werden weitere Gerätelizenzen fällig. Alles zu Microsoft auf CIO.de

Beispiel zwei: Bei Microsoft Office liebäugelt mancher CIO mit der günstigen Home&Business-Lizenz. Problem laut Aagon: hierbei gibt es einen Lizenzschlüssel pro Installation und die Software muss zudem von dem jeweiligen Datenträger installiert werden. Eine automatische Verteilung von Software mit einem Unternehmensschlüssel ist bei dieser Lizenz explizit untersagt. Außerdem muss die IT-Administration alle Lizenzschlüssel dokumentieren und gemeinsam mit den Datenträgern archivieren.

Aagons Fazit: Der enorme Mehraufwand für die Einzelinstallationen sowie für die Administration der Datenträger und Lizenzschlüssel kann den im Vergleich zur Volumenlizenz günstigeren Einkaufspreis schnell mehr als zunichtemachen. Da jeder Hersteller bei den Lizenzbedingungen sein eigenes Süppchen kocht, sollten Unternehmen an Lizenzschulungen der großen Hersteller teilzunehmen.

Auch an Notebooks und Heimarbeitsplätze denken

5. Lizenz-Management in Client-Management integrieren: Zur einheitlichen Beschaffung von Software gehört auch ein einheitlicher und zentral gesteuerter Prozess für deren Installation. Dabei unterstützt ein professionelles Client-Management-System (CMS). Die Inventarisierungsfunktion des CMS soll regelmäßig aktuelle Daten über alle im Unternehmen installierte Software liefern. Das Lizenz-Management stellt diese dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks den im CMS hinterlegten Lizenzpaketen gegenüber und weist Über- und Unterlizenzierungen aus.

Getrennte Systeme für Inventarisierung, Software-Verteilung und Lizenz-Management führen zwangsläufig zu Reibungsverlusten, redundanten oder fehlenden Daten sowie einem Mehraufwand in der Administration, schreibt Aagon. CIOs müssen darauf achten, dass das Client-Management-System alle PCs abdeckt, also auch mobile und externe Geräte wie Notebooks oder Heimarbeitsplätze.