6. Open-Source- und Gebraucht-Software gesondert ausweisen: Der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware kann in Unternehmen kostenpflichtig sein. Für die Datenbank MySQL etwa besteht bei kommerzieller Nutzung eine Lizenzpflicht. Lizenz-Manager müssen deshalb auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und diesen Software-Typ separat ausweisen.

Ähnliches gilt für gebrauchte Software. Hier ist die Rechtslage nach wie vor nicht geklärt, daher sollten die Lizenzen im Lizenz-Management gesondert ausgewiesen werden.

Mitarbeiter müssen den Sinn von Lizenz-Management verstehen

7. Lizenznachweise und Datenträger zentral und sicher aufbewahren: Im Büro des Anwenders oder gar in dessen Homeoffice haben Lizenznachweise und Datenträger von Software nichts verloren. CIOs müssen sicherstellen, dass alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen zentral und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

Auch Nachweise über die Beschaffung von Software wie etwa Rechnungskopien auf Papierform gehören an diesen Platz. Die Berater empfehlen, diese Dokumente außerdem zu digitalisieren und im Client-Management-System bei den jeweiligen Lizenzpaketen zu hinterlegen.

8. Mitarbeiter sensibilisieren: Die Belegschaft muss verstehen, warum Lizenz-Management wichtig ist. Sensibilisierungsmaßnahmen sollen verhindern, dass Mitarbeiter selbst Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren - und das Unternehmen gegebenenfalls dafür haftet.