10 Tipps fürs Zeitmanagement

Wer regelmäßig die Mittagspause ausfallen lassen muss und vor Meetings und Deadlines häufig ins Schwitzen gerät, sollte an seinem Zeitmanagement arbeiten. Je intensiver man sich mit dem Thema beschäftigt, umso mehr kann man für sich herausholen, findet Rich Hein von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com. Aus Quellen wie der Washington Post, der Huffington Post sowie der Chicago Tribune hat er zehn Zeitmanagement-Empfehlungen für IT-Experten ausgewählt.

1. Listen zur Planung verwenden: Heins erster Ratschlag besteht darin, Aufgaben in einer To-Do-Liste zu dokumentieren. Das bringt auch den Vorteil mit sich, dass man nicht länger über eine Sache nachdenkt und sich auf andere Themen konzentrieren kann. In der Liste sollte man Aufgaben so gut wie möglich dokumentieren, um sich schnell wieder einfinden zu können, wenn man zu diesem Punkt zurückkehrt.

Aus der Fülle von verfügbaren Tools zur Dokumentation hat Hein keine eindeutige Empfehlung. Jeder sollte das nutzen, was zu seinen Gewohnheiten passt. Das kann das klassische Notizbuch sein, die Aufgaben-Funktion bei Outlook oder eine der zahlreichen To-Do-Apps, die es für Smartphones und Tablets gibt.

Wichtig ist, dass man wirklich nur eine Funktion nutzt und seine To-Dos nicht auf mehrere Apps verteilt. Hilfreich kann es zum Beispiel sein, wenn man nach jedem Arbeitstag die Liste durchgeht und organisiert. Damit die Aufgaben übersichtlich bleiben, sollte man sie kategorisieren, zum Beispiel in Berufliches und Privates.

2. Multitasking vermeiden: Hartnäckig hält sich bei einigen die Annahme, dass Multitasking sie produktiver macht. Ein Mythos! Menschen sind immer dann am produktivsten, wenn sie sich nur auf eine Aufgabe konzentrieren, stellt Hein klar.

3. Aufgaben priorisieren: Wer seine To-Do-Liste erstellt hat, sollte sie sich genau ansehen und Punkte mit hoher Priorität markieren. Diese Aufgaben erledigt man dann, wenn man sich am besten auf eine Sache konzentrieren kann. Zu welcher Tageszeit das so ist, ist Typsache. Die einen erledigen die wichtigen Aufgaben bevorzugt zu Beginn ihres Arbeitstages, andere kurz vor Feierabend, wenn die Kollegen bereits das Büro verlassen.

Ziele und Deadlines - das SMART-Modell

4. Ziele und Deadlines definieren: Damit man Aufgaben und ProjekteProjekte erfolgreich abschließt und auch Fortschritte erkennen kann, sollte man sich immer Fristen setzen und Ziele formulieren. Bei den Abgabefristen sollte man wenn möglich immer einen Puffer einplanen, sonst setzt man sich und sein Team nur unnötigem Stress aus, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

Zu den Zielen empfiehlt Hein, sich an das SMART-Modell zu halten, nach dem ein Ziel die folgenden Kriterien erfüllen sollte: Specific, Measurable, Action-focused, Realistic und Time-Specific. Damit man sich nicht in der Kleinteiligkeit der Tagesaufgaben verliert, sollte man auch langfristige To-Dos in die Liste mit aufnehmen. So gibt man sich selbst eine Richtung vor und kann sich besser auf wichtige Dinge konzentrieren.

5. Zeit optimal nutzen: Jeder findet in seinem Tagesablauf sicherlich Zeiträume, die er effektiver nutzen könnte, zum Beispiel auf dem Weg zur Arbeit, beim Sport oder unter der Dusche. Hein rät, sich währenddessen Gedanken über den anstehenden Tag zu machen, zum Beispiel zu bevorstehenden Projekten oder Zielen. Oder man überlegt sich, welche der anliegenden Aufgaben eine hohe Priorität haben.