E-Mails in den Griff bekommen
5 geniale Kniffe: So organisieren Sie Outlook
3. QuickSteps
QuickSteps ist ein Feature, welches Ihnen erlaubt mehrere Aufgaben in einem einzigen Schritt (oder Klick), wie zum Beispiel E-Mails in einen bestimmten Ordner verschieben, kopieren, löschen, versenden, usw. zu erledigen. Es ist eine praktische Hilfe, die Ihnen viel Zeit spart, wenn Sie häufig von immer dem gleichen Absender E-Mails erhalten.
Sobald Sie QuickStep für eine Aufgabe voreinstellen, können Sie jede E-Mail anklicken, dann die automatisierte Aufgabe im QuickStep-Menü und Outlook führt all diese Schritte durch. Sie können die Aufgabe auch einem Tastaturkürzel zuweisen. (Vergessen Sie nicht: es gibt nur neun davon, also wählen Sie mit Bedacht).
1. Um ein automatisierte Aufgabe per QuickStep zu erstellen: Klicken Sie im Outlook Start-Tab, auf den Pfeil nach unten im "QuickStep" Bereich und wählen Neu erstellen aus der Liste aus; oder wählen Sie Neuer QuickStep aus der ersten Liste und Benutzerdefiniert aus der zweiten Liste. Im QuickStep-Bearbeiten-Dialogfenster, geben Sie einen Namen für die Aufgabe ein.
Foto: Julie Sartain
2. Als nächstes klicken Sie auf Aktion auswählen und wählen In Ordner verschieben im Dropdown Menü aus. Ein neues Feld erscheint unterhalb der "In Ordner verschieben" Aktion - "Ordner auswählen." Wählen Sie einen Zielordner aus der Liste.
3. Sie können jetzt aufhören und auf Fertig stellen klicken oder auf Aktion hinzufügen und wieder Aktion auswählen für die zweite automatisierte Aufgabe, wie zum Beispiel "Als gelesen markieren." Im optionalen Feld können Sie einen Shortcut festlegen. Geben Sie dann einen Tooltip in die Tooltip-Box ein. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen .
Foto: Julie Sartain
4. Um diese automatisierte Aufgabe anzuwenden - klicken Sie auf eine E-Mail die für einen bestimmten Ordner bestimmt ist und klicken auf der Liste auf die entsprechende Kategorie. Die E-Mail wird als gelesen markiert und in den dafür bestimmten Ordner verschoben und das alles in einem einfachen Schritt. Alternativ dazu können Sie auch den Shortcut verwenden, den Sie angegeben haben.