5 geniale Kniffe: So organisieren Sie Outlook

2. Erstellen Sie Kategorien und weisen diese zu

Kategorien helfen E-Mails in Ihrem aktiven Postfach zu organisieren, so dass Sie schnell den Status einer E-Mail herausfinden können; zum Beispiel: ausstehend, fällig, erledigt, usw. Sie können Ihre E-Mails auch nach diesen Kategorien sortieren, schnell die "erledigten" E-Mails ausmachen und diese in die dafür bereitgestellten Ordner verschieben.

1. Um eine neue Kategorie zu erstellen, rechtsklicken Sie auf die transparente, quadratische Box in der Kategorie-Spalte und wählen im Dropdown-Menü Alle Kategorien aus. In der Dialogbox klicken Sie auf den Neu -Button. Geben Sie einen Namen für Ihre Kategorie im "Neue Kategorie hinzufügen"-Dialogfenster ein.

2. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Farbfeld und wählen eine Farbe für die Kategorie aus. Als nächstes klicken Sie auf den Pfeil neben dem Shortcut-Feld und wählen eine Shortcut-Kombination (Strg+F2 bis Strg+F12) für die Kategorie aus. Diese Kombinationen sind bei Outlook nicht durch andere Funktionen belegt und somit verfügbar als Kategorie-Shortcuts.

3. Klicken Sie in diesem Dialog auf OK und ebenso im Folgenden und die neue Kategorie wird Ihrer Liste hinzugefügt. Anmerkung: es gibt 25 Farben, aber nur 11 Tastaturkürzel, also wählen Sie die wichtigsten Kategorien für die Shortcuts aus.

4. Um eine E-Mail einer Kategorie zuzuweisen, wählen Sie die E-Mail aus, rechtsklicken irgendwo in die Kategorie -Spalte und wählen aus dem Dropdown-Menü eine Kategorie aus. Anmerkung: E-Mails können mehr als eine Kategorie haben. Um eine Kategorie zu entfernen, rechtsklicken Sie in der Kategorie-Spalte auf die ausgewählte E-Mail und klicken auf Alle Kategorien entfernen im Dropdown-Menü. Das entfernt nur alle Kategorien dieser E-Mail und betrifft nicht Ihre anderen E-Mails.