Unzureichend vorbereitet

Knapp zwei Jahre nach Einführung der digitalen Betriebsprüfung kämpfen die Unternehmen immer noch mit der Umsetzung. Erst jedes achte Mittelstands- und Großunternehmen kann seine Daten dem Finanzamt so zur Verfügung stellen, wie dies der Gesetzgeber vorsieht. Das hat eine Umfrage des Archivierungsspezialisten SER unter 688 Unternehmen ergeben. Selbst wenn man dem Lösungsanbieter ein Interesse daran unterstellt, die Situation zu dramatisieren, so bleiben die Zahlen erschreckend: Nur neun Prozent aller Unternehmen können laut SER ihre steuerrelevanten Daten in dem durch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vorgesehenen, einheitlichen technischen Beschreibungsstandard zur Verfügung stellen. "Die Anwender schwanken zwischen Unwissenheit und Angst, ihre Situation darzulegen. Dabei wird übersehen, dass im kommenden Jahr die finanziellen Sanktionen im Umfeld der GDPdU und der Verrechnungspreisdokumentation voll zuschlagen werden. Wer sich heute noch nicht vorbereitet hat, ist bereits im Hintertreffen", erläutert Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult Unternehmensberatung.

Bei den für die digitale Betriebsprüfung benötigten steuerrelevanten Daten sind technische von inhaltlichen Aspekten zu unterscheiden. Inhaltlich geht es darum, welche Informationen die Steuerprüfer im Rahmen der Außenprüfung einsehen dürfen. Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, denn die Daten variieren von Unternehmen zu Unternehmen je nach Geschäftstätigkeit. Da sich durch die GDPdU nichts am Umfang und Inhalt der Prüfung ändert, sondern lediglich die Bereitstellung der Daten, der Zugriff und die Auswertung elektronisch erfolgen, können Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer wie bisher die relevanten Informationen ermitteln.

Drei Viertel der Daten im ERP-System

Technisch gesehen geht es darum, die im Unternehmen entstehenden Rohdaten für den elektronischen Zugriff und die digitale Auswertung durch die Steuerbehörden bereitzustellen. Dazu sind Entstehungsorte, Formate und Speicherplätze der relevanten Daten zu ermitteln. Die meisten Informationen, die für die digitale Prüfung in Frage kommen, sind in ERPProgrammen (Enterprise Resource Planning) enthalten. Etwa 78 Prozent der Unternehmen bewahren dort laut SER-Studie ihre steuerrelevanten Daten auf.

Hersteller wie SAPSAP und MicrosoftMicrosoft Business Solutions haben neuere Versionen ihrer Systeme bereits an die Anforderungen der GDPdU angepasst und bieten Datenextraktions-Tools und Schnittstellen zu IDEA (Interaktive Daten-Extraktion und -Analyse), der offiziellen Prüfsoftware der Finanzverwaltung. Im SAP-System lassen sich steuerrelevante Daten mit Schlüsselbegriffen versehen ablegen und mit Hilfe des Datenextraktions-Tool DART (Data Retention Tool) auswerten. Die gewonnenen Textdateien können als DART-Files zwischengespeichert und auf dem Server archiviert werden. Auch Microsoft Navision stellt in den aktuellen Versionen Tools zum Datenexport zur Verfügung. So kann der Prüfer die relevanten Daten direkt am Produktivsystem prüfen oder sich die Daten nach seinen Anweisungen durch einen Mitarbeiter oder auf einem Datenträger bereitstellen lassen. Alles zu Microsoft auf CIO.de Alles zu SAP auf CIO.de

"Die Umstellung des Systems war für uns mit großem Aufwand verbunden. Beim Auslesen der steuerrelevanten Daten mussten wir zunächst händisch vorgehen und jeden unserer 40 Mandanten einzeln ansprechen, um die entsprechenden Daten auszulesen. Erst die Einführung einer neuen Version unserer Navision-Software hat das Auslesen der Daten aus dem Produktivsystem vereinfacht", beschreibt Heinz Oberhauser, IT-Administrator bei der Landshuter Werkstätten GmbH, seine bisherigen Erfahrungen.