Unzureichend vorbereitet

Einige ältere Produktivsysteme, darunter auch Versionen von Navision und SAP, verfügen nicht über die notwendigen Schnittstellen und Tools zu Datenauswertung und Export. Auch bei vorgelagerten Systemen wie Kassen- oder Zeiterfassungsanwendungen und Nebensystemen wie Personalwirtschaftsanwendungen besteht häufig noch erheblicher Handlungsbedarf seitens der Hersteller. So kostete ein mittelständisches Unternehmen der Baubranche mit etwa 500 Mitarbeitern die Einführung entsprechender Schnittstellen und die Umrüstung des Produktivsystems nach GDPdU-Kriterien insgesamt etwa 40 000 Euro. Weitere Details über das Projekt waren nicht in Erfahrung zu bringen. Aus Angst, die verspätete Einführung entsprechender Technologien könnte ein schlechtes Bild auf das Unternehmen werfen, erteilte die Geschäftsleitung ihren Mitarbeitern Redeverbot.

Eine kostengünstigere Möglichkeit zur Extraktion der relevanten Daten liegt im Einsatz herstellerunabhängiger Datenkonverter und Extraktionswerkzeuge. TransData beispielsweise, ein Datenkonverter der AvenData Softwaresysteme, extrahiert Steuerrelevantes aus beliebigen Datenbeständen und überführt sie in die vom Finanzamt vorgesehenen maschinell auswertbaren Formate. Speziell für kleine und mittlere Unternehmen bietet DocuPortal eine kombinierte Collaboration-, Dokumentenmanagement- und Wissensmanagement-Software, mit deren Hilfe sich Inhalte zusammenführen und revisionssicher ablegen lassen.

Entstehen in Produktiv- und Nebensystemen große Datenmengen, sind Archivsysteme und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sinnvolle Ergänzungen. Die digital erfassten Belege im DMS und die Datenbestände aus dem Archivsystem lassen sich mit einem gemeinsamen Index versehen. So kann bei der Prüfung der Buchungsdaten eine direkte Verbindung zu den entsprechenden Belegen hergestellt und über eine einheitliche Benutzeroberfläche direkt auf diese zugegriffen werden.

Das bedeutet allerdings nicht, dass alle bislang in Papierform vorliegenden Daten nun elektronisch aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungspflicht gilt nur für originär elektronische Daten, also Informationen, die durch Verarbeitungsschritte im kaufmännischen System entstanden sind oder aus elektronischen Quellen, etwa anderen Datenverarbeitungssystemen, EDI oder E-Mail, stammen. Da sie bereits elektronisch zur Verfügung stehen, müssen sie auch im Originalformat und mit den zugehörigen Entstehungs- und Eingangsdaten vor Veränderung geschützt sowie maschinell auswertbar bereitgestellt werden.

Archivsysteme besser als CDs im Tresor

Für die revisionssichere Aufbewahrung der Datenbestände ist der Einsatz von Archivsystemen sinnvoll. Sie kommen dann zum Einsatz, wenn die steuerrelevanten Daten aus den operativen Haupt- und Nebensystemen extrahiert und im Zuge der Reorganisation ausgelagert werden. Die Ausgestaltung der Archivsysteme lässt ein breites Spektrum an technischen Möglichkeiten zu. Im einfachsten Fall werden die indizierten Daten mit den zugehörigen Strukturinformationen auf CD oder DVD gebrannt und im Tresor gelagert. Diese Möglichkeit eignet sich besonders für Kleinanwender, die alle Daten einer Periode auf einem Medium unterbringen. Je nach Betriebsgröße und Datenaufkommen lassen sich durch die Einführung einzelner Archivierungskomponenten oder komplexer elektronischer Archive auch Kosten für Aktenauslagerung und Archivräume einsparen. Entsprechend der eingesetzten Systeme werden die Daten dann auf speziell abgesicherten Festplattensubsystemen, WORM-Medien oder Tape-Libraries gespeichert. Für alle Speichermedien gilt jedoch der Grundsatz, dass die steuerrelevanten Daten unveränderbar und vollständig auch nach Jahren noch anzeigbar, auswertbar, auslesbar und verarbeitungsfähig zur Verfügung stehen müssen.