Mit T-Systems, IBM, Post
Alles digital - Zwei Projekte zur E-Akte
Foto: T-Systems International GmbH
Diese Software haben die Bundesregierung und T-Systems gemeinsam für das Dokumenten- und Workflowmanagement in der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Nach erfolgreichem Abschluss der Laborphase erhielt T-Systems den Auftrag, die E-Akte in den Produktivbetrieb zu überführen. Und zwar sowohl für das Amt für Soziale Arbeit als auch für das Kassen-und Steueramt.
Die integrierte Lösung erklärt das Unternehmen an einem Beispiel: Ein Bürger stellt bei der Grundsicherung für Arbeitssuchende einen Antrag. Alle Vorgänge sind automatisiert und individuell für das Fachverfahren hinterlegt, das heißt die aktuellen Daten werden elektronisch bearbeitet, allenfalls ergänzt und in den Antrag eingefügt. Dieser durchläuft dann elektronisch alle relevanten Stellen, die noch Anmerkungen oder Handlungsanweisungen einfügen und ihn dann zur Genehmigung freigeben.
Versprechen: Höhere Arbeitszufriedenheit, mehr Produktivität
Zum Abschluss erhält jede beteiligte Stelle automatisch die Mitteilung „erledigt". Ganz ähnlich - Mitteilungen des Finanzamtes, Bearbeitung durch unterschiedliche Stellen, Freigabe, Freigabemitteilung - läuft es auch im Kassen- und Steueramt.
Als Generalunternehmer und verantwortlich für die Projektumsetzung auf Dienstleisterseite übernahm T-Systems auch den Aufbau einer EAI-Plattform, sowie die Implementierung einer Portallösung auf Basis von Microsoft Sharepoint. Über die EAI-Plattform lassen sich beliebige Fachverfahren auf einfache Weise anbinden. Die Datenhaltung erfolgt dadurch an einer Stelle. Entsprechend ihrer Berechtigungen können die gleichen Daten an verschiedenen Stellen und von unterschiedlichen Fachverfahren genutzt werden. Dazu kamen weitere Dienstleistungen. In diesem Jahr können 600 Mitarbeiter mit dem System produktiv arbeiten, anschließend soll es flächendeckend ausgerollt werden.
Die Prozessverbesserungen erleichterten den Mitarbeitern die Arbeit und unterstützten die schnelle, reibungslose Zusammenarbeit, so T-Systems. Beides führe zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, steigere die Produktivität und reduziere die Kosten. Dank der Windows-Oberfläche müssten sich die Mitarbeiter nicht groß umstellen. Behördliche Vorgänge und das Einhalten von Verantwortlichkeiten seien transparent und damit leicht nachvollziehbar (Revisionssicherheit). Weitere Ämter mit ihren Fachverfahren ließen sich leicht integrieren.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.