BPM-Systeme richtig einsetzen

Integration

Der Nutzer greift über moderne, einfach zu bedienende Web-Frontends auf Quellen unterschiedlichsten Ursprungs zu - ob Web Services, E-Mail, Fax, Bildverarbeitung oder Call Center. EAI-Werkzeuge, enthalten in BPM-Systemen, oder im Zugriff durch ein solches, integrieren dazu alle beteiligten Unternehmensanwendungen und sorgen für eine effiziente Schnittstellendefinition und -pflege.

Prozessdefinition

Grafische Prozessdesigner unterstützen die Prozessmodellierung. Benutzerfreundliche Modellierungs-Tools werden der Tatsache gerecht, dass sich die Gestaltung von Prozessen zunehmend von den IT-Experten hin zu Fachanwendern und Managern verlagert. Die Integration von wieder verwendbaren Transaktionslogiken und Best Practices sorgen für konsistente und effiziente Abläufe.

Überwachung und Analyse

Ständige Überwachung und Qualitätsmessungen der Prozessdaten gehören zum BPM. Datenbanken und Reporting-Module sind die Plattform für das "Business Activity Monitoring" (BAM), das Prozesse kontrolliert und Prozessdaten auswertet. Berichte mit aktuellen Daten geben Auskunft über den Prozessstatus und unterstützten so eine schnelle Abwicklung. Historische Daten werden gemäß gesetzlicher Anforderungen, die für immer mehr Branchen gelten, dokumentiert. Sie lassen sich zudem detailliert auswerten, um Engpässe und Fehlerquellen aufzuspüren.

Ein BPM-System unterstützt entlang der gesamten Geschäftsprozess-Wertschöpfungskette: Die Geschäftsprozesse werden durchgängig geplant, modelliert, integriert und analysiert. Um die Prozesse beständig zu optimieren, fließen die Ergebnisse der Prozessdatenanalysen als Rückkopplung in die Modellierung ein. Durch integrierte Simulationsfunktionen lassen sich Prozessdefinitionen zwar vor ihrer Umsetzung testen, eine kontinuierliche Verbesserung unter Einbeziehung aller realen Bedingungen kann sich jedoch nur durch eine Regelkreis-Systematik beim dauerhaften Praxisbetrieb ergeben.

Messbare Optimierung der Geschäftsprozesse

Bei der Definition der Geschäftsprozesse sind klare Ziele festzuhalten, an denen der Erfolg des BPM gemessen wird. Wichtige Kriterien hierfür sind die Verkürzung von Arbeitszyklen bei erhöhter Produktivität und Durchlaufgeschwindigkeit. In den heutigen kundenorientierten Geschäftsmodellen spielen aber auch Faktoren wie die Steigerung der Qualität und Kundenzufriedenheit eine große Rolle. Die Modellierung der Prozesse sollte eindeutigen Prozessdefinitionen folgen; eine klare Beschreibung "Top-Down", ist dabei wichtiger als der Detaillierungsgrad. Ein wesentliches Erfolgskriterium, das schon aus früheren Workflow-Projekten bekannt ist, ist außerdem die eindeutige Zuweisung von Verantwortlichkeiten an sogenannte "Process Owner", die für die Entwicklung und Modifizierung bestimmter Abläufe zuständig sind.