MPS optimiert Prozesse

Oftmals geht es beim Thema MPS jedoch längst nicht mehr nur ums Thema Drucken, sondern vor allem um die Optimierung der dokumentenintensiven Prozesse. Laut IDC-Studie zählt dieser Aspekt neben der Senkung der Druck- sowie der Betriebskosten zu den drei wichtigsten Zielen, die von 41 Prozent der IT- bzw. von 42 Prozent der Fachabteilungsverantwortlichen genannt werden.

Der Hintergrund: Viele Unternehmen haben tagtäglich Unmengen an Papierdokumenten und Informationen zu bewältigen: Lieferscheine, Rechnungen oder auch Retouren - all diese Dokumente müssen bearbeitet, weitergereicht, abgezeichnet und verwaltet werden.

Dokumente erfassen, klassifizieren, dokumentieren und revisionssicher aufbewahren

Produktionsbetriebe zum Beispiel speichern viele Millionen Seiten an Fracht- und Wareneingangsscheinen. Auch Banken und Behörden verzeichnen täglich unzählige Dokumente, die sie erfassen, klassifizieren, dokumentieren und revisionssicher aufbewahren müssen. So zählt z.B. eine deutsche Gerichtsbarkeit, die für Außenstellen an 90 verschiedenen Standorten verantwortlich ist, bis zu Fünftausend Seiten pro Tag und Standort - insgesamt sind dies ca. 100 Millionen Seiten pro Jahr.

Die Folge: Die Mitarbeiter, Bankangestellten, Beamten, verbringen täglich oft einen Großteil ihrer Zeit damit, wichtige Informationen zu suchen. Darunter leidet nicht nur die Produktivität. Die Informations- und Dokumentenflut stellt auch ein Risiko dar, den Compliance-Anforderungen im Rahmen anstehender Audits nicht zu genügen.

Es gibt bereits Softwarelösungen

Der Markt hält längst Software-basierte Lösungen bereit. Beispielsweise, indem sie die geschäftsrelevanten Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten auslesen, die Dokumente klassifizieren und automatisch an Geschäftsanwendungen übermitteln. Auch komplexere Workflows lassen sich so abbilden wie beispielsweise die Reisekostenabrechnung.

Die Banken-Branche z.B. sah sich vor dem Hintergrund der aktuellen SEPA-Bestimmungen vor die Herausforderung gestellt, neue Ausführungsfristen für den beleghaften Überweisungsscan einzuhalten - hier schafft der elektronische Beleg-Scan im Rahmen eines MPS-Modells Abhilfe.

Die zweite Hemmschwelle: Die Mitarbeiter ins Boot holen

Bei der Umsetzung eines MPS-Konzepts spielt es eine zentrale Rolle, die Mitarbeiter rechtzeitig ins Boot zu holen. Unabhängig von der Größe und der Komplexität des Projekts kann es nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter hinter dem Projekt stehen und es leben. Bei der Optimierung von dokumentennahen Prozessen ist es wichtig, dass Fachbereiche und IT eng zusammenarbeiten sowie gegenseitiges Verständnis aufbringen.

Die fehlende Transparenz von Prozessen kann eine Hemmschwelle sein, um solche Konzepte zu realisieren. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Dienstleister sowie eine ganzheitliche Analyse und Beratung sind daher wichtige Voraussetzungen, um solche Hürden zu überwinden.

Strukturen im Unternehmen reorganisieren

Neben der Schaffung der nötigen technologischen Voraussetzungen ist es speziell bei einem MPS-Projekt, das sich der Optimierung der unternehmensinternen Prozesse annimmt, die zweite - und vielleicht größere - Herausforderung, die Strukturen im Unternehmen zu reorganisieren. Mitarbeiter, die durch frühzeitige und großflächige Aufklärungsarbeit auf die Transformation an ihrem Standort vorbereitet werden, stehen Veränderungen rund um den kontinuierlichen Wandel von der analogen hin zur digitalen Arbeitsweise jedoch meist sehr offen gegenüber.