Output-Infrastruktur verbessern

Managed Print Services, kurz MPS, setzen genau an diesem Punkt an und ermöglichen ein maßgeschneidertes Print- bzw. Output-Management. Allerdings geht es bei der Umsetzung eines professionellen MPS-Konzepts um weit mehr als um die Senkung des Papierverbrauchs bzw. die damit verbundenen Kosten. Vielmehr steht die Optimierung der kompletten Output-Infrastruktur des Unternehmens im Mittelpunkt.

Essenzielle Bestandteile eines entsprechenden Konzepts beinhalten im Standardfall die Neuorganisation sowie die kontinuierliche Betreuung und Optimierung der Output-Infrastruktur durch einen externen Service Provider. Darüber hinaus gehören meist auch die regelmäßige und präventive Wartung der Geräte sowie ein automatisiertes Verbrauchsmaterial-Management zum Gesamtpaket MPS.

Die erste Hemmschwelle: Die Wahl des Dienstleisters

Laut der IDC-Studie planten im Jahr 2014 31 Prozent aller deutschen Unternehmen die Realisierung ihres ganz persönlichen MPS-Konzepts, und immerhin 25 Prozent beschäftigten sich zum damaligen Zeitpunkt mit dem Thema, hatten sich aber noch nicht konkret entschieden. Ein riesiges Marktpotenzial, das derzeit in der Wartschleife hängt.

Eine erste Einstiegshürde stellt für viele Unternehmen die Suche nach dem passsenden Dienstleister dar. Neben den Rankings führender IT-Analystenhäuser, die regelmäßig Beurteilungen der großen MPS-Anbieter am Markt veröffentlichen, ist es für Unternehmen, die erstmals auf der Suche nach einem MPS-Anbieter sind, empfehlenswert, die folgenden Parameter abzufragen:

• Der Anbieter sollte über ausreichend Know-how und Erfahrung verfügen, um ein entsprechendes Projekt erfolgreich umsetzen zu können.

• Beratungskompetenz sowie Branchenerfahrungen spielen ebenfalls eine maßgebliche Rolle.

• Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Dienstleister alle gewünschten Lösungen aus einer Hand anbieten kann, da nur so ein ganzheitliches Konzept und ein optimales Zusammenspiel aller Aspekte sichergestellt werden können.

Nicht zu vergessen, richtet sich die Festlegung der Vertragsinhalte natürlich auch nach der Größe des jeweiligen Unternehmens. Kleine Unternehmen nutzen eher Basisdienstleistungen, sogenannte Basic Print Services. Von dem Einsparpotenzial durch MPS profitieren insbesondere mittlere und große Unternehmen aufgrund ihrer erhöhten Mitarbeiterzahl und ihres in der Regel höheren Druckvolumens.

Kein einmaliges Projekt

Die Kompetenz des MPS-Partners lässt sich letztlich auch daran erkennen, dass unter MPS kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierliches Konzept verstanden wird. Dies bedeutet, dass der Dienstleister sich proaktiv um die fortlaufende Optimierung der Output-Umgebung sowie sämtlicher papierbasierter Prozesse kümmert.

Ein kompetenter Service-Provider wird im Übrigen die vorhandene Druckerlandschaft niemals unbesehen übernehmen, sondern stets die grundlegende Bestandsaufnahme an den Anfang der Zusammenarbeit stellen. Hierbei gilt es, das Optimierungspotenzial auf Basis der tatsächlichen Anforderungen heraus zu arbeiten:

• Welcher Unternehmensbereich druckt am Meisten, wo genügen Schwarz-weiß-Ausdrucke, wo sind Farbdrucke nötig?

• In welchem DIN-Format werden die Dokumente erstellt?

• Müssen teurere Geräte, die das oft nur selten benötigte DIN-A-3-Format vorhalten, eingesetzt werden, oder sind DINA-4-Geräte ausreichend?

• Wird nur gedruckt, oder auch gescannt, kopiert…?

Nach dieser Analyse erfolgt die kostenoptimierte Anordnung der Geräte. Oftmals werden dabei die bisherigen Arbeitsplatzdrucker durch Abteilungsdrucker ersetzt, die mit günstigeren Seitenpreisen bei höherer Energieeffizienz punkten können. Die Einsparmöglichkeiten, die sich auf Basis einer entsprechenden Analyse erzielen lassen, sind wie eingangs beschrieben, teils erheblich.