Konzepte und Hindernisse
Checkliste für Managed Print Services
Schließlich können sie davon selbst erheblich profitieren: Siewerden von administrativen Aufgaben entlastet und haben mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Durch die verstärkte Automatisierung von Prozessen - zum Beispiel indem Informationen automatisch statt manuell erfasst und weitergeleitet werden - sinkt auch die Fehlerquote.
Selbst der Wechsel vom bisherigen "eigenen" Arbeitsplatzdrucker hin zum Abteilungsdrucker kann durchaus positiv aufgenommen werden. Speziell dann, wenn die damit verbundene Einführung weiterer neuer Komfort- bzw. Sicherheits-Features wie personalisierte elektronische Postfächer am besagten Abteilungsdrucker flankierend mit kommuniziert werden.
Interne IT muss sich weiterentwickeln
Auch die unternehmensinterne IT muss sich weiterentwickeln, um mit den Neuerungen, die eine grundlegende Neustrukturierung im Rahmen eines MPS-Projekts mit sich bringt, mithalten zu können. Dazu zählt etwa die Schaffung der Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT, zwischen intern und extern. Da speziell Fachbereich und IT oft unterschiedliche Dinge meinen, wenn sie die gleichen Begriffe verwenden, ist es sinnvoll, sich hier auf Definitionen zu einigen, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden.
Nicht zu vergessen, sollten auch die Aufgaben- und Rechteverteilung zwischen Dienstleister und Unternehmen im Vorfeld genau austariert werden.
Ein fundiertes MPS-Angebot besteht nicht nur aus der Bereitstellung von Daten, sondern vielmehr aus der Analyse dieser Daten durch Spezialisten mit dem Ziel, dem Kunden Information statt Daten zu liefern. Erfahrene Service-Provider vereinbaren in der Regel ein klar umrissenes Governance-Modell mit ihren Kunden, in dessen Rahmen die gemeinsam definierten taktischen und strategischen Maßnahmen festgehalten werden. Dies geschieht durch eine fortlaufende Analyse der Output-Umgebung. Dabei wird kontinuierlich geprüft, ob die Output-Umgebung noch den sich verändernden Anforderungen des Unternehmens entspricht oder gegebenenfalls angepasst werden muss, sowie einem regelmäßigen Managementdialog im Rahmen dessen die strategischen unternehmerischen Weichenstellungen beider Partner miteinander ausgetauscht und abgestimmt werden. |
Ausblick: Wo hört MPS auf, wo fängt Enterprise Content Management an?
Viele Unternehmen, die MPS bereits seit Jahren implementiert haben, können auf eine optimierte Outputinfrastruktur verweisen, die dokumentenintensiven Prozesse laufen rund. Diese Unternehmen wollen ihre Prozesse im Rahmen ganzheitlicher End-to-End-Strategien effizienter gestalten und das Potenzial, das in ihren strukturierten und unstrukturierten Daten steckt, besser nutzen.
In diesem Zusammenhang ist das strategisch untermauerte Zusammenspiel aller Geräte, Lösungen und Services bedeutsam. Damit wird die intelligente Kombination aus Hardware, Software und Service-Leistungen immer wichtiger.
Spätestens an diesem Punkt empfiehlt es sich selbst für Unternehmen, die bislang mit den MPS-Leistungen ihres Dienstleister zufrieden waren, die Zusammenarbeit auf den Prüfstand zu stellen. Es dürfte sinnvoll sein, regelmäßig zu hinterfragen, inwieweit der Partner für die weiteren, tiefgreifenden Herausforderungen im Rahmen einer Annäherung an ECMECM bzw. die Integration der unstrukturierten Daten in die Geschäftsprozesse, gerüstet ist. Alles zu ECM auf CIO.de
Parameter für die Auswahl des richtigen Dienstleisters: Branchenkompetenz- Erfahrung- Ganzheitliches Lösungsangebot aus einer Hand- Die Zusammenarbeit wird als kontinuierlicher Prozess aufgesetzt, der Dienstleister versteht sich als Berater, der kontinuierlich und proaktiv Verbesserungsvorschläge macht. Die ersten Schritte in Richtung MPS: Analyse der bestehenden Druckerlandschaft sowie der Anforderungen in den Fachbereichen- Festsetzung des MPS-Projekts und Vertragsgestaltung- Vorbereitung, gegebenenfalls Schulung der Mitarbeiter (Change Management)- Schaffung von Schnittstellen zwischen IT und Fachbereich sowie zwischen Unternehmen und Dienstleister. Kontrolle un Prüfung: Regelmäßige Erfolgskontrollen und Überprüfung, ob die bestehende MPS-Lösung mit den sich verändernden Anforderungen standhält bzw. ob der bestehende Dienstleister bei steigenden Anforderungen (Stichwort ECM) weiterhin der passende Partner ist. |