Das papierlose Mitglied

"Endlich mal eine Anwendung mit elektronischer Signatur." Diesen Satz hat Detlef Prinz, IT-Leiter beim Bundesverband der Betriebskrankenkassen, in den vergangenen Wochen häufig gehört. Der Verband bietet den angeschlossenen BKKs an, neue Mitgliedsanträge per E-Signatur und anschließendem Workflow ohne Papier durchzuführen. "Per Post dauerte es bislang drei Tage, bis ein Antrag vollständig bearbeitet wurde; jetzt ist dies in rund elf Minuten möglich", resümiert Prinz.

Für die Lösung haben sich fünf Anbieter zusammengetan: Adobe liefert das PDF-Dokument und den Document Server, ELO das Dokumenten-Management-System (DMS), Signcube zeichnet für E-Signatur und Verschlüsselung verantwortlich, T-Systems agiert als Trust-Center zur Hinterlegung der Sicherheitsschlüssel, und Cherry steuert die Tastaturen mit eingebautem Kartenlesegerät bei. Die Implementierung beim Bundesverband klappte zügig, weil Standardkomponenten verwendet wurden. "Es hat nur zwei Tage gedauert, bis wir die Schnittstellen zum DMS/Workflow-System fertig gestellt hatten", sagt Prinz.

Anträge rund um die Uhr

Das Verfahren: Kunden laden sich den Mitgliedsantrag als PDF-Dokument (Version 5.1) auf den Rechner, füllen ihn am Bildschirm aus, unterschreiben per E-Signatur und verschicken ihn über eine gesicherte Leitung als E-Mail-Anhang. Alternativ kann der Antrag auch im Internet-Browser ausgefüllt werden. Für die Signaturkarte ist entweder ein externes Lesegerät (zirka 25 Euro) oder eine Tastatur mit eingebautem Lesegerät notwendig. Für die E-Signatur muss sich der Kunde einmalig eine Software kostenfrei von der BKK-Homepage herunterladen.

Der ausgefüllte Antrag fließt bei der BKK in das DMS ein. Das prüft die Signatur, verschlagwortet den Antrag, liest die Daten aus dem PDF-Dokument und speichert sie; so lassen sie sich etwa im XML-Format weiterverarbeiten. Antragsteller erhalten wenige Minuten nach dem Versand des Dokuments eine Empfangsbestätigung oder eine Fehlermeldung. "Mitglieder können künftig rund um die Uhr den Schriftverkehr mit ihrer BKK erledigen", so Prinz.

Bislang läuft ein Pilotprojekt in der Einkaufsabteilung des Bundesverbands der BKK. Dort werden interne Bestellungen mit elektronischen Dokumenten und E-Signatur bearbeitet. Neben geringeren Archivierungskosten sieht Prinz den Nutzen vor allem in der enormen Zeitersparnis: "BKKs können mit demselben Personalbestand die permanent steigende Zahl von Mitgliedern bewältigen und so die Verwaltungskosten gering halten."