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Die besten Tipps und Tricks zu Microsoft Office 2013
Excel 2013 - Werte aus Zellen trennen oder kombinieren
Zu den Standardsituationen bei der Datenübernahme gehört zweifelsohne folgende: Man bekommt Daten nicht so organisiert übergeben, wie man sie für die Weiterverarbeitung benötigen würde. Einzelne Daten sind in einer Zelle zusammengefasst, die für eine vernünftige Verarbeitung getrennt sein sollten. Die ganz großen Klassiker dabei sind Vorname und Name sowie Postleitzahl und Ort.
Bis dato konnte man unter Excel per Formeln die Daten trennen oder den Textkonvertierungsassistenten nutzen, siehe auch Excel - Daten aus einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen. Excel 2013 bringt eine neue Funktion mit, die das Vorgehen bei solchen Problemstellungen deutlich erleichtert. Die Funktion heißt "Blitzvorschau", im englischen Original "Flash Fill" genannt, und versucht, aus dem Muster von Eingaben die gewünschte Aktion zu ermitteln.
In unserem ersten Beispiel stehen in der ersten Spalte die Namen der Teilnehmer, Vorname und Nachname wurden in eine Zelle eingegeben. Für die Weiterverarbeitung sollen Vornamen und Nachnamen in Spalte B und C abgelegt werden. Hierfür geben wir den ersten Namen der Liste manuell getrennt in Vorname und Name in die Zellen B2 und C2 ein. Wenn wir jetzt in die Zelle B3 wechseln und im Menü Daten die Blitzvorschau auswählen, schlägt Excel die entsprechenden Werte für die darunterliegenden Zellen vor. Das Tastenkürzel für die Blitzvorschau ist STRG + E. Über das Blitzvorschaukontextmenü können Sie gegebenenfalls alle geänderten Zellen automatisch markieren.
In unserem Beispiel sind Vorname und Name der Teilnehmer in einer Zelle erfasst worden, wir benötigen die Daten jedoch in getrennten Spalten.
Hierzu trennen wir den Namen der ersten Teilnehmerin manuell, und geben Vorname und Nachname in die benachbarten Zellen ein.
Wechseln wir nun auf die nächste freie Zelle für einen Vornamen und wählen aus dem Daten Menü die Blitzvorschau...
...landen die entsprechenden Vornamen automatisch in den Zellen darunter.
Man kann die Vorschläge akzeptieren, rückgängig machen oder alle geänderten Zellen markieren.
Das klappt ebenso mit anderen denkbaren Kombiationen von Zellinhalten.
Im zweiten Beispiel wollen wir Zellinhalte aus verschiedenen Zellen zusammenfassen und durch Schrägstriche trennen.
Auch hier erkennt die Blitzvorschau das Schema und setzt die Inhalte entsprechend um.
In diesem Beispiel soll die zweite Spalte die letzten drei Endziffern der Kundennummer enthalten.
Auch dies erkennt die Blitzvorschau souverän und füllt die Werte entsprechend aus.
Was mit dem Trennen von Informationen klappt, funktioniert genauso gut mit dem Zusammenfügen von Daten und dem Hinzufügen von Zeichen. In unserem zweiten Beispiel soll eine Produktbezeichnung aus drei Bestandteilen zusammengesetzt werden, die in den Spalten A, B und C stehen. Die Bezeichnung soll sich aus den drei Werten zusammensetzen, die durch Schrägstriche und Leerzeichen getrennt werden. Auch hier genügt es, in Zelle D2 diese Bezeichnung manuell zu generieren. Wechselt man in Zelle D3 und wählt die Blitzvorschau, wird die Spalte automatisch ausgefüllt.
Auch Funktionen wie LINKS oder RECHTS kann man durch die Blitzvorschau ersetzen. In unserem Beispiel benötigen wir für eine Auswertung der letzten drei Ziffern einer neunstelligen Kundennummer. Die Vorgehensweise ist wie oben: einmal die drei letzten Ziffern eingeben, auf die nächste leere Zelle wechseln und Blitzvorschau wählen. Voilà, die gewünschten Ziffern landen in den darunterliegenden Zellen.
Gibt es auch einen Unterschied zur traditionellen Vorgehensweise mit Funktionen? Ja, und zwar eine veritablen: Sind Funktionen im Spiel, ändern sich die Zieldaten, wenn man die Ursprungsdaten ändert - das geschieht bei der Blitzvorschau nicht.
Es kann immer zu kleinen Problemen kommen, wenn das manuell eingegebene Wunschformat etwa mit vorgegebenen Zellformaten - beliebte Beispiele sind hier die Datumsformate - kollidiert.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.