Beliebt wie nie
Die E-Mail wird 30
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Laura und Michael haben vor 30 Jahren Geschichte geschrieben: "Wir freuen uns, dich dabei zu haben", hieß es in der ersten nach Deutschland geschickten E-Mail, die am 3. August 1984 in einem Keller in Karlsruhe eintraf. Heute freut sich Michael Rotert, dass er durch glückliche Umstände an dieser Pioniertat beteiligt war: "Ich war zur richtigen Zeit am richtigen Ort." Um die MailMail von Laura Breeden aus Cambridge im US-Staat Massachusetts empfangen zu können, musste er den ersten E-Mail-Server in Deutschland einrichten. Alles zu Mail auf CIO.de
Heute sei die E-Mail das "Rückgrat des Internets", sagt der Geschäftsführer der Webmail-Anbieter web.de und GMX, Jan Oetjen. Das Unternehmen schätzt die Zahl der in 2014 in Deutschland versendeten E-Mails auf 504,4 Milliarden - 6,9 Prozent mehr als 2013.
Daran war vor 30 Jahren noch nicht zu denken. Internet-Pionier Rotert wollte eigentlich Elektrotechnik studieren, ging dafür 1971 nach Karlsruhe und sah dann, dass die Warteschlange für die Anmeldung zum Informatik-Studium länger war - das musste interessanter sein. "Da habe ich mir erklären lassen, was Informatik ist und habe die Schlange gewechselt."
Nach dem Studium übernahm Rotert die technische Leitung der Informatik-Rechnerabteilung (IRA) an der Uni Karlsruhe. In einem 1983 unter Leitung von Werner Zorn gestarteten Projekt kümmerte er sich um den Anschluss an internationale Netze. Das war für die Karlsruher vor allem das Computer Science Network (CSNET), für das Laura Breeden tätig war, ein 1981 gestartetes akademisches Computernetz. Zuvor hatte das militärische Arpanet 1969 erstmals die Datenübertragung in verteilten Paketen praktiziert und so den Keim zum Internet gelegt. Im Arpanet wurde 1971 auch die erste E-Mail überhaupt übertragen.
- 1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. - 2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian. - 3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab. - 4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen. - 5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen. - 6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden. - 7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen. - 8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat. - 9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen. - 10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen! - 11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have. - 12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen. - 13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht. - 14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.
Spam war noch kein Thema, erinnert sich Rotert an die Pionierjahre der E-Mail. Schließlich war die elektronische Post zunächst auch durchaus noch mit Kosten verbunden: umgerechnet 20 Cent pro A4-Seite. Und teuer waren die digitalen Leitungen der damaligen Deutschen Bundespost. Da kamen schnell mal 30000 Mark im Monat zustande, erinnert sich der 64-jährige Badener.
Bald nach Karlsruhe gingen auch die Universitäten in Kaiserslautern und Saarbrücken ans Netz, Hochschulen mit Forschungsschwerpunkten zur Künstlichen Intelligenz. Aber schon 1985 habe er die erste Anfrage zu einer kommerziellen Nutzung der E-Mail erhalten, von einem wissenschaftlichen Verlag in Heidelberg, sagt Rotert. "Als Honorar durfte ich so viele Bücher mitnehmen, wie ich mit Händen tragen konnte."
Seit 1981 hält Rotert jeden Montag eine Vorlesung an der Fachhochschule, die heute Hochschule Karlsruhe für Technik und Wirtschaft heißt. Diese beiden Seiten verbindet er auch als Vorstandsvorsitzender des Verbands der deutschen Internetwirtschaft (eco). In Berlin ist er zudem als Berater für Regierung und Parlament gefragt. Im neuen Bundestagsausschuss Digitale Agenda habe er neulich erklärt, warum es kein deutsches Internet geben könne, keinen auf die EU-Länder begrenzten Datenverkehr.
Allerdings achten E-Mail-Nutzer nach Darstellung der 1&1 Internet AG seit Ausbruch des NSA-Skandals vor einem Jahr verstärkt auf den Standort der E-Mail-Server. "Die Nutzer verstehen, dass es einen Unterschied macht, wo die Daten gespeichert sind", sagt Geschäftsführer Oetjen. "Die Philosophie des Datenschutzes hat sich auf der westlichen und östlichen Seite des Atlantiks diametral auseinanderentwickelt."
Die Tatsache der Internet-Überwachung durch die NSA habe ihn nicht überrascht, sagt Rotert - "nur das Ausmaß". Der Netzpionier tritt damals wie heute für ein freies Internet ein. Gesetzliche Leitplanken seien zwar notwendig, sagt Rotert in seinem Wohnort in Pfinztal (Landkreis Karlsruhe). Aber "die Datenpakete sollen frei fließen und da sollen sich möglichst wenige einmischen". (dpa/rs)