Wie der Computer Jobkandidaten sieht
Die gröbsten Bewerbungsfehler - aus Sicht eines PCs
Renate Oettinger war Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitete als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche waren Wirtschaft, Recht und IT. Zu ihren Kunden zählten neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer. Am 29. Januar 2021 ist Renate Oettinger verstorben.
In heutigen Bewerbungsverfahren wird ein Lebenslauf kaum noch von einem Menschen gelesen, ohne dass die Datei zuvor durch ein Computersystem verarbeitet wurde. Eine aktuelle Untersuchung der Jobsuchmaschine Adzuna zeigt, worauf Bewerber bei der Erstellung ihres Lebenslaufes achten sollten, um diesen für computergestützte Bewerbungsverfahren zu optimieren. Adzuna ist der Betreiber der kostenlosen Lebenslauf-Analyse Plattform, die auf einer gängigen HR-Softwaremethode, dem sogenannten CV-Parsing, basiert.
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Eine Untersuchung des Portals, bei der eine Stichprobe von 2.000 Lebensläufen untersucht wurde, ergab, dass bei 47 Prozent der Lebensläufe eine Lücke im Werdegang von über sechs Monaten festgestellt wurde. Weitere Untersuchungen der betroffenen Lebensläufe zeigten, dass in zahlreichen Fällen die Art der Formatierung den Prozess des CV-Parsings, d.h. das Einlesen der angegebenen Informationen, beeinträchtigte.
Beim CV-Parsing werden die im Lebenslauf enthaltenen Erfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten gescreent und in ein strukturiertes Format umgewandelt, das von einem Softwaresystem eingelesen werden kann. Form- und Farbgestaltung der Datei werden bei diesem Vorgang entfernt. Adzuna's Untersuchung ergab, dass insbesondere Lebensläufe mit einer aufwendigen Gestaltung zu Problemen beim CV-Parsing führen können.
Top-5-Fehler, die bei computergestützten Bewerbungsverfahren zu vermeiden sind
Fehler 1: Lebenslauf enthält Tabellen
Viele Softwaremethoden zur Dokumenten-Konvertierung können Tabellen nicht korrekt verarbeiten, wobei der enthaltene Text nicht korrekt entnommen wird oder zusätzliche Leerzeilen eingefügt werden können, welche die Gliederung durcheinander bringen.
Fehler 2: Verwendung von Grafiken zur Darstellung textlicher Inhalte
Von der Verwendung von Grafikformaten wie beispielsweise .gif, .jpg oder .png zur Darstellung des Werdegangs innerhalb des Lebenslaufes wird abgeraten, da diese beim Vorgang des CV-Parsings ignoriert werden und somit die enthaltene Information nicht entnommen werden kann.
Fehler 3: Start- oder Enddatum der beruflichen Stationen sind nicht enthalten
Zeiträume verschiedener Stationen im Werdegang sollten immer mit Start- sowie Enddatum aufgeführt werden, da diese ansonsten als Lücke angezeigt werden. Als korrekte Auflistung dient der ausgeschriebene Monat sowie eine vierstellige Jahreszahl, beispielsweise: Januar 2015 - Mai 2016
Fehler 4: Lebenslauf ist im PDF-Format
Die Herausforderungen bei der Verarbeitung von PDF-Dateien liegt in der Textextraktion, was bei manchen CV-Parsing Systemen zu Problemen führen kann. Die Verwendung von Word-Dateien kann dagegen das Einlesen der Informationen erleichtern.
Fehler 5: Abschnitte im Lebenslauf sind nicht klar benannt
Bei der Benennung einzelner Abschnitte sollten gängige Überschriften wie beispielsweise "Ausbildung" oder "Berufserfahrung" verwendet werden, die zudem klar voneinander getrennt aufgeführt werden.
- Die fiesesten Fragen im Vorstellungsgespräch
Wir haben Personalexperten gefragt, wie sie Kandidaten für Führungspositionen zwiebeln. Alle meinten, es gäbe bei ihnen keine gemeinen Fragen - wenn man sich denn vorbereitet. Aber natürlich hat jeder Personaler seine eigenen Spezialfragen.. - Christof Müller, Senior HR Manager von Immobilienscout24, ...
... hat einige Fragen zu bieten, mit denen Bewerber gelöchert werden. "Wichtig für uns ist, den Kandidaten so zu erfassen, wie er wirklich ist. Stichwort: Authentizität. Das ist letztlich die Herausforderung." - Den Bewerber will Müller genau kennen lernen und sieht ihn sich daher sehr gründlich an
"Gemeine Fragen stellen wir grundsätzlich nicht, es sei denn der Kandidat „schießt“ unter die Gürtellinie." Natürlich gibt es diverse Fragen wie etwa: "Was war die schwerste Entscheidung, die Sie in der Vergangenheit treffen mussten?" Oder "Wenn Sie jetzt wechseln, was würden Sie von Ihrer bisherigen Tätigkeit vermissen?"." - Vor allem die Führungsqualitäten klopft HR-Manager Müller ab:
Mit Fragen wie "Was macht für Sie eine wirklich überzeugende Führungskraft aus?", "Was ist der Unterschied zwischen einer guten und einer ausgewöhnlichen Führungskraft?" und "Was ist Ihr persönlicher Leitsatz?" Und schon ist Müller bei den etwas unbequemeren Fragen ... - ... wie etwa: "Wie lange dauert es, bis Sie bei uns einen signifikanten Beitrag leisten?",
"Bitte beschreiben Sie, wie es war, als Sie für Ihre Arbeit kritisiert worden sind?", - "Wovor haben Sie am meisten Angst?"
und "Was können Sie für uns tun, was andere nicht können?". Wer diese Fragen souverän beantworten kann, muss sich vor Müller nicht fürchten. Es sei denn, ein Kandidat schießt quer, dann stellt der Personaler unangenehme Fragen: - Wozu dient der Filz auf einem Tennisball?
- Wie oft am Tag überlappen sich die Zeiger einer Uhr?
- Wie würden Sie ohne Maßstab ein Flugzeug, etwa einen A380 vermessen?"
- Leonie Hlawatsch, Personalreferentin bei doubleSlash Net-Business GmbH...
... setzt bei Bewerbungsgesprächen eher auf die leisen Töne: "Wir setzen auf offene Gespräche in lockerer Atmosphäre mit unseren Bewerbern, anstatt sie unter Druck zu setzen und mit Standardfragen zu „beschießen“. Eine übermäßige Stresssituation ist nicht der richtige Weg, um etwas über den wahren Charakter des Bewerbers zu erfahren – und wie er sich in der Situation des Arbeitsalltags verhält. Doch gerade das ist uns wichtig. Ob der Bewerber fachlich fit ist und die Herausforderungen seiner angestrebten Stelle meistern kann, bekommt man auch in einem für beide Seiten angenehmen Gespräch heraus." Das heißt nicht, dass Hlawatsch auf die kniffligen Fragen verzichten würde ... - Die Frage nach der bisher größten Herausforderung im Studium ...
... oder Leben ist für Bewerber immer etwas knifflig (bei Praktikums-oder Thesisbewerbern). Hlawatschs Tipp: "Auf jeden Fall ehrlich zu sein und nicht extra eine Situation als Beispiel zu nennen, die man besonders bravourös gemeistert hat. Das ist zu glatt und gibt nichts über den Bewerber preis. Und die Chance, einen Pluspunkt, zum Beispiel in puncto Lernbereitschaft oder Reflektiertheit zu sammeln, ist vergeben." - Vor allem sollten Bewerber gut informiert sein über das Unternehmen.
Wer keine Informationen hat, hat auch keine Chance, meint Hlawatsch: "Generell kann man als Bewerber schwierige Fragen am besten meistern, wenn man sich vorab gut über das Unternehmen und die angestrebte Stelle informiert. Was genauso wichtig ist: Den eigenen Werdegang vorher nochmal Revue passieren zu lassen und sich klar sein, was man von dem neuen Job erwartet. Denn es ist nicht nur wichtig, dass man den Job bekommt, sondern dass das Unternehmen und die im Gespräch vorgestellte Stelle den eigenen Erwartungen entspricht. Als Beispiel zu diesem Punkt freue ich mich immer, wenn Bewerber mich während des Gesprächs fragen, wie es mir persönlich bei doubleSlash gefällt. Das finde ich toll und zeigt mir, dass diese Bewerber das „Gesamtpaket“ für Ihren neuen Job im Blick haben." - Marc-Stefan Brodbeck, Recruiting Leiter bei der Telekom, kann beruhigen:
Um dem Bewerber vorweg die Angst zu nehmen: bei uns gibt es keine gemeinen Fragen. Selbstverständlich machen wir uns ein umfangreiches Bild des Bewerbers: Fachliche Qualifikationen werden getestet, aber auch die Persönlichkeit und der Charakter. Das gilt natürlich genauso umgekehrt. Schließlich möchte auch der Bewerber wissen, ob das Unternehmen seinen Erwartungen entspricht, ob wir zu ihm passen." - Dass ein Bewerber die groben Strukturen des Konzerns kennt, darauf legt Brodbeck großen Wert.
Damit kann sogar punkten, wer gar keine Bewerbung schreibt, weiß der Recruiting-Leiter zu berichten. Als vor drei Jahren ein Student versuchte, einen Telekom-Anschluss zu bekommen, entpuppte sich das als Katastrophe. Nichts funktionierte. So schrieb der Student einen 15-seitigen Beschwerdebrief an ein Vorstandsmitglied, mit Verbesserungsvorschlägen für die Vertriebsstruktur. Prompt wurde er für ein Gespräch eingeladen und für ein Praktikum engagiert - ohne sich jemals beworben zu haben. - Ich habe heute leider kein Foto für Sie!
Herbert Wittemer, Personalleiter bei msg Systems, greift einen ganz besonderen Punkt bei Vorstellungsgesprächen heraus: "Führungskräfte sind häufig auf der Internetseite ihres bisherigen Arbeitgebers per Foto zu sehen. Wenn nun dasselbe Foto als Bewerbungsbild verwendet wird, ist das alles andere als vorteilhaft. Vermutlich wurde das Foto auf Kosten und Arbeitszeit und im Design des bisherigen Arbeitgebers angefertigt - und dieses Foto nun privat und für den nächsten Job zu verwenden, zeugt weder von Kreativität, noch von Loyalität. Beides Merkmale, die insbesondere bei Führungskräften stark ausgebildet sein müssen." - Block und Stift sind ein Muss
Ärgerlich ist für Wittemer auch, wenn "ein Kandidat weder Block noch Stift dabei hat. Jemand, der sich scheinbar alles merken kann und auch kein Blatt Papier und einen Stift parat haben muss, um ein Thema kurz mit einer Skizze zu erläutern, ist nicht glaubwürdig und scheint keinen Biss zu haben." - Hohe Erwartungen
Den Kandidaten aus der Reserve zu locken, darauf setzt Wittemer: "Die härteste Frage ist für mich ganz einfach: „Was erwarten Sie von mir persönlich als Ihre künftige Führungskraft?" Kandidaten werden dabei verlegen, oder haben keine ordentliche Frage vorbereitet, obwohl sie selbst als Führungskraft die besonderen Anforderungen an die Beziehung Mitarbeiter – Führungskraft kennen müssten. Frei nach dem Motto: Ein Mitarbeiter wechselt zu einer Firma und verlässt seinen Chef." - Nicole Mamier, Personalleiterin bei Realtech AG, berichtet:
"Meine Erfahrung ist, dass die Bewerber die größten Schwierigkeit mit Fragen haben, die eine gewisse Selbstreflektion erfordern. Zum Beispiel bei solchen Fragen wie: - "Was erwarten Sie sich persönlich von dem Jobwechsel?
An welchen Kriterien messen Sie Ihren eigenen Erfolg? Was wollen Sie in sechs Monaten erreicht haben? Welche Rahmenbedingungen benötigen Sie, um erfolgreich zu sein? Was erwarten Sie von Ihrem Vorgesetzten? Was erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern und wie fordern Sie das ein? In welcher Situation haben Sie in den letzten 6 Monaten etwas Neues gelernt? Und in welcher Situation konnten Sie das gelernte seither anwenden? - Wie steht Ihr Partner zu Ihrem Wunsch sich beruflich zu verändern?
Nicole Mamiers Tipp ist, sich auf solche Fragen vorzubereiten und sich über sich selbst und seine Wünsche, Ziele und Fähigkeiten bewusst zu werden." - Professor Gunther Olesch, Geschäftsführer der Phoenix Contact, ...
... setzt auf eine altbewährte Frage an Führungskräfte: - "Wo will der Kandidat in zehn oder zwanzig Jahren sein?
Dazu Manager Olesch:" Ich bin der Überzeugung, dass Führungskräfte, um visionäres Management zu betreiben, selbst eine Orientierung haben müssen. Wer mit einem Schiff in See sticht, muss das Ziel kennen. Die beste Antwort, die ich auf diese Frage bekomme habe, war: "Auf Ihrem Platz möchte ich in zehn Jahren sitzen." Den Kandidaten haben wir sofort eingestellt." - Aus Niederlagen lernen
Dass die Visionen nicht immer Realität werden, weiß auch Olesch: "Man muss auch Niederlagen hinnehmen können. Solche Führungskräfte suchen wir. Denn aus solchen Niederlagen lernt man am meisten." - Ein Monat für die Vorbereitung
Um herauszufinden, wie sich die Führungskraft einbringen möchte, hat Olesch eine umfangreiche Aufgabe. "Bewerber sollen sich konkrete Gedanken machen, wie sie eine bestimmte Abteilung in den nächsten fünf Jahren entwickeln möchten. Der Bewerber hat einen Monat Zeit, sich Gedanken über Maßnahmen zu machen, die er in einer Präsentation vorstellt. Erst danach wird eine Entscheidung getroffen. Dieses Verfahren wenden wir auch bei externen Kandidaten an - dank des Internets sind wir sehr transparent und merken schnell, wie sehr sich der Bewerber vorbereitet hat. Hat er sich nur unzureichend vorbereitet, fällt das sehr negativ auf." - Auf gehts in die Vorbereitung!
Mit all diesen Tipps steht einem erfolgreichen Bewerbungsgespräch nichts mehr im Wege. Viel Erfolg!
"Aus Bewerbersicht ist es nachvollziehbar, den eigenen Lebenslauf so kreativ wie möglich zu gestalten, um möglichst aus der Menge herauszustechen. Viele Bewerber sind sich jedoch nicht bewusst, dass ihr Lebenslauf bei zahlreichen Bewerbungsverfahren in erster Linie von einem Computersystem gelesen wird, das von einer aufwendigen Form- und Farbgestaltung keine Notiz nimmt", kommentiert Inja Schneider, Country Manager Deutschland bei Adzuna.
James Neave, Entwickler der Lebenslauf-Analyse Plattform ValueMyCV und Head of Data Science bei Adzuna fügt hinzu: "Bewerber können selbst testen, ob ihr Lebenslauf für computergestützte Bewerbungssysteme optimiert ist, indem sie den Inhalt in ein Textverarbeitungssystem wie beispielsweise Word kopieren. Wenn das Layout dabei verzerrt wird ist es wahrscheinlich, dass ihr Lebenslauf nicht korrekt geparst wird."
CV-Parsing ist eine gängige HR-Softwaremethode. Dabei wird der Lebenslauf zuerst in ein strukturiertes Format umgewandelt, welches von einem Softwaresystem eingelesen werden kann und somit keine manuelle Dateneingabe erfordert. Einmal geparst, bildet die eingelesene Information ein Kandidatenprofil, welches Personalverantwortliche aufrufen können, wenn sie nach Personen mit bestimmten Fähigkeiten oder Fachkenntnissen suchen und sich somit einen Talentpool, d.h. eine Datenbank passender KandidatenKandidaten aufbauen. In Deutschland ist der Einsatz einer solchen Software unter anderem bei Bosch bekannt. Alles zu Karriere auf CIO.de
Adzuna's Lebenslauf-Analyse Plattform ValueMyCV basiert auf diesem Prinzip und kann somit als kostenloser Check für Bewerber dienen, indem sie sehen können, wie ihr Lebenslauf von einer professionellen HR-Software aufgenommen würde. Dabei können Lebensläufe beliebig oft bearbeitet und hochgeladen werden, um ein fehlerloses Einlesen der angegeben Informationen zu erreichen und die Erfolgschancen bei Bewerbungsverfahren zu erhöhen.
Adzuna versteht sich als erste Anlaufstelle, um sich nach einer neuen beruflichen Position umzusehen. Im Unterschied zu herkömmlichen Stellenportalen ist Adzuna eine Jobsuchmaschine, über die man Zugang zu den Stellenangeboten aller führenden Portale bekommt - allein in Deutschland werden mehr als 500.000 Stellenangebote präsentiert. Weltweit nutzen mehr als fünf Millionen Menschen in elf Ländern Adzuna für ihren beruflichen Aufstieg.