Das FAQ zur E-Mail
E-Mail: Die wichtigsten Fragen und Antworten
Fehlermeldung beim Senden
Frage: Für meine Mails von GMX benutze ich das Mailprogramm Outlook Express. Leider erscheint immer eine Fehlermeldung, wenn ich etwas verschicken will, bevor ich meine Mailbox abgerufen habe. Was kann ich tun?
Antwort: Damit die Mailserver nicht missbraucht werden, um massenweise Spam zu verschicken, haben zahlreiche E-Mail-Anbieter ihre Ausgangsserver geschützt. Bei einigen müssen zuerst die Mails abgerufen werden, damit sich der Benutzer identifiziert, dieses Verfahren nennt sich SMTP-after-POP. Anschließend können während einer gewissen Zeitspanne Mails versendet werden. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung.
Outlook 2000 und Outlook Express besitzen leider keine Funktion, um automatisch die Mails abzurufen, bevor gesendet wird. Bei den meisten E-Mail-Anbietern wie Web.de oder GMX gibt es aber eine weitere Möglichkeit, das Sendeproblem zu beheben: die SMTP-Authentifizierung. Bei diesem Verfahren loggt sich das Mailprogramm auch beim Versand beim Mailserver ein.
* So aktivieren Sie die Einstellung in Outlook 2000 und Outlook Express: Klicken Sie auf Extras/Konten/ E-Mail, wählen Ihr Konto aus und klicken auf Eigenschaften. Aktivieren Sie unter Server die Option „Server erfordert Authentifizierung“. Schließen Sie das Fenster mit Klick auf OK.
* So gehen Sie vor mit Outlook XP/2003: Klicken Sie auf Extras/E-Mail-Konten, wählen Sie „Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten“ und anschließend Ihr Konto. Mit Klick auf Ändern/Weitere Einstellungen/Postausgangsserver gelangen Sie zur benötigten Einstellung, Screen 6. Aktivieren Sie das Häkchen „Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung“ und wählen Sie dann entweder die dritte Option, um SMTP-after-POP zu aktivieren, oder aber die erste, um die SMTP-Authentifizierung zu nutzen.
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Gewinnen Sie Zeit
Verlieren Sie kein Geld und konzentrieren Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben. Vermutlich steht in Ihrem Berufsprofil nicht "E-Mail-Schreiber". Nutzen Sie die E-Mail-Korrespondenz nur, um sich über wichtige Inhalte mit Kollegen und Kunden auszutauschen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. Jedoch leidet darunter oft die Konzentration. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist.
Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp. Quelle: PC-Welt